O MyQ X oferece fluxos de trabalho abrangentes de impressão segura que mantêm o controle total do usuário sobre a liberação de documentos, ao mesmo tempo em que evitam que informações confidenciais sejam expostas nas bandejas de saída da impressora. Esses fluxos de trabalho são essenciais para organizações que exigem segurança rigorosa dos documentos e responsabilização dos usuários.
Implementação da liberação segura de impressão
A função “Hold Print” garante que os trabalhos de impressão nunca sejam liberados imediatamente para a impressora. Os documentos são armazenados com segurança no servidor MyQ e impressos somente após o usuário autorizado se autenticar no dispositivo de impressão, evitando que documentos sejam deixados sem supervisão nas bandejas de saída.
A “Pull Print” amplia ainda mais essa funcionalidade, permitindo que os usuários liberem seus trabalhos em qualquer dispositivo compatível dentro do sistema de impressão, não apenas no dispositivo para o qual enviaram originalmente o trabalho. Essa flexibilidade é particularmente valiosa durante a manutenção de equipamentos ou quando os usuários precisam imprimir de locais diferentes.
Vários métodos de autenticação oferecem suporte à liberação segura de impressão, incluindo códigos PIN, cartões de identificação, senhas, códigos QR com verificação biométrica e combinações de autenticação de dois fatores. Essa flexibilidade atende a diversos requisitos de segurança organizacionais.
Fluxos de trabalho da impressão pull
A impressão pull oferece benefícios significativos tanto para administradores quanto para usuários finais:
Benefícios administrativos:
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Eliminam pilhas de documentos abandonados nas impressoras do escritório
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Promova um comportamento responsável na impressão e o cumprimento das políticas de segurança de documentos
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Gerenciar todas as impressões por meio de uma única fila de impressão unificada
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Reduzir o desperdício de impressão e os custos associados por meio de opções de visualização prévia e ajuste
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Oferecer suporte à impressão flexível em vários dispositivos
Benefícios para o usuário:
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Documentos confidenciais permanecem protegidos até que sejam explicitamente liberados
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Imprima em qualquer dispositivo autorizado na organização
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Visualize os documentos no terminal integrado antes da liberação
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Modifique as opções de impressão (cor, frente e verso, acabamento) mesmo após o envio do trabalho
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Alterar os destinos de impressão no próprio dispositivo caso a impressora original não esteja disponível
Tempo limite do trabalho de impressão e exclusão automática
O MyQ X implementa procedimentos de limpeza automática para evitar a exposição prolongada de documentos:
Períodos de retenção configuráveis: os administradores definem por quanto tempo os arquivos de trabalhos de impressão ficam armazenados no servidor MyQ antes da exclusão automática, equilibrando os requisitos operacionais com as necessidades de segurança.
Gerenciamento de tempo limite de trabalhos: os trabalhos não liberados dentro dos prazos especificados são automaticamente removidos da fila de espera, evitando que documentos esquecidos ou abandonados se acumulem nos servidores.
Logout automático: as sessões nos dispositivos expiram automaticamente após períodos definidos pelo administrador, impedindo o acesso não autorizado a documentos em terminais abandonados.
Marcas d’água e assinaturas digitais
A marca d’água permite a rastreabilidade dos documentos ao adicionar sobreposições personalizáveis às páginas impressas, que podem incluir:
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Designações de confidencialidade
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Datas e carimbos de hora de impressão
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Nome da pessoa que está imprimindo o documento
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Informações de identificação da impressora
Essas marcas d’água podem ser aplicadas a todas as páginas ou a páginas selecionadas, criando uma trilha de auditoria que ajuda a identificar documentos vazados e rastreá-los até sua origem.
Pré-visualização do trabalho e validação de conteúdo
O mecanismo de visualização de trabalhos permite que os administradores revisem os trabalhos de impressão antes da liberação:
Suporte a formatos: a funcionalidade de pré-visualização suporta as três linguagens de descrição de página mais comuns — PCL 5, PCL 6 e PostScript.
Controle preventivo: os administradores podem rejeitar trabalhos de impressão não autorizados antes que cheguem ao dispositivo de impressão, evitando violações de políticas e protegendo informações confidenciais.
Filtragem baseada em conteúdo: a integração com sistemas de OCR e de gerenciamento de documentos permite que políticas de digitalização sejam aplicadas com base na análise do conteúdo do documento.
Tratamento de erros e recuperação segura de trabalhos
O MyQ X implementa um tratamento robusto de erros para manter a segurança durante falhas no dispositivo:
Proteção contra erros do dispositivo: quando um dispositivo de impressão entra em estado de erro (atolamento de papel, falta de toner), os documentos são retidos em vez de serem impressos automaticamente quando o erro for resolvido, mantendo o controle do usuário sobre o momento da liberação.
Preservação da sessão: se um dispositivo ficar indisponível no meio de uma sessão, o sistema MyQ preserva a sessão do usuário e permite a continuação em dispositivos alternativos sem perder o estado do documento.
Logout automático do dispositivo: quando ocorrem erros no dispositivo, o logout automático limpa a memória do dispositivo para impedir o acesso não autorizado aos documentos por parte da equipe de manutenção ou de outros usuários.
Essa arquitetura abrangente de fluxo de trabalho de impressão segura garante que as organizações mantenham um controle rigoroso sobre a segurança dos documentos ao longo de todo o ciclo de vida da impressão, ao mesmo tempo em que promove a flexibilidade operacional e a produtividade do usuário.