À propos des files d'attente d'impression
Une file d'attente d'impression est un espace de stockage dédié aux travaux prêts à être imprimés sur un appareil. Dans MyQ, il existe plusieurs types de files d'attente. Chaque type a un comportement et un objectif spécifiques. Dans un environnement d'impression, il est courant de propager plusieurs files d'attente de différents types et paramètres, afin que les utilisateurs puissent décider de la manière exacte dont ils souhaitent imprimer leur document.
Types de files d'attente
Direct File d'attente
Une file d'attente directe ne peut être attribuée qu'à un seul périphérique d'impression. Les travaux d'impression de cette file sont envoyés directement au périphérique d'impression et sont imprimés immédiatement.
Exemple 1: Imprimante dédiée à un service
Chaque service d'une entreprise dispose d'une imprimante locale dédiée qu'il est le seul à pouvoir utiliser. Vous pouvez créer une file d'attente directe pointant vers cette imprimante et propager cette file d'attente uniquement aux ordinateurs sélectionnés. D'autres paramètres peuvent être ajustés via les droits d'utilisateur par imprimante ou les droits d'utilisateur sur cette file d'attente directe.
Exemple 2: Imprimer lorsqu'aucune connexion n'est requise
Une imprimante pour "impression rapide" peut être dédiée dans votre organisation. Il est possible de propager la file d'attente directe de cette imprimante à tout le monde. Les utilisateurs peuvent alors imprimer directement sur cette imprimante, les documents sont libérés immédiatement, mais restent contrôlés et comptabilisés. Le coût de l'impression peut être réduit par des politiques avancées.
Exemple 3: Imprimer sur des imprimantes sans MyQ Embedded Terminal
Si certaines imprimantes de votre organisation ne peuvent pas être équipées d'un MyQ Embedded Terminal, ces imprimantes peuvent quand même être facilement utilisées par vos utilisateurs pour l'impression directe.
Pull Print File d'attente
Grâce à cette file d'attente, les utilisateurs peuvent envoyer autant d'emplois qu'ils le souhaitent et les imprimer quand ils le souhaitent sur l'une des imprimantes affectées à la file d'attente. Les travaux envoyés à une file d'attente Pull Print sont traités par le système et sauvegardé pour plus tard.
La file d'attente peut être composée de quelques périphériques d'impression ou d'un grand nombre d'entre eux. Si les imprimantes sont équipées de Terminaux embarqués MyQLes utilisateurs peuvent se connecter à l'appareil et imprimer tous les travaux ou seulement certains d'entre eux à partir de leur ordinateur. Mes emplois liste.
Vous et vos utilisateurs pouvez toujours bénéficier de l'utilisation de l'outil Pull Print sur les anciens appareils qui ne peuvent pas utiliser le terminal embarqué. Il vous suffit d'attacher un code QR imprimé sur l'appareil et demander aux utilisateurs utiliser le MyQ X Mobile Client Ils pourront se connecter à l'appareil à partir de l'application en lisant le code. Ils auront également accès à leurs travaux en attente, ce qui leur permettra d'en sélectionner un ou plusieurs et de les imprimer immédiatement.
Exemple 1: Impression d'attente sécurisée RECOMMENDED
Pull Les travaux d'impression sont libéré seulement après qu'un utilisateur se soit connecté sur un appareil. Il s'agit d'un avantage considérable pour l'organisation. sécurité. Les utilisateurs peuvent envoyer un travail à MyQ et le publier plus tard sur n'importe quelle imprimante capable (en fonction des droits de l'utilisateur).
Imaginez un bureau très fréquenté. Si les utilisateurs impriment directement, ils sont censés récupérer leur document immédiatement après sa sortie. Cependant, dans la réalité, cela n'est pas toujours possible. Si deux utilisateurs ou plus envoient leurs travaux en même temps, ils sont imprimés instantanément, ce qui crée une pile de documents mélangés sur l'imprimante. Vos utilisateurs devront alors manuellement séparer leurs documents avant de les collecter. Il peut s'agir une façon amusante de socialiser avec vos collègues de travailmais c'est moins drôle quand on doit y faire face tout le temps.
Avec l'impression en attente, les utilisateurs sont être physiquement présent sur le dispositif lorsque l'impression commence. Cela leur évite de laisser traîner des documents confidentiels ou de les mélanger.
Exemple 2: Pull Print - permet de lancer un travail sur n'importe quelle imprimante disponible
L'un des grands avantages de Pull Print est que les utilisateurs n'ont pas à décider immédiatement où, comment et quand ils veulent libérer un travail. Les documents envoyés à une file d'attente Pull Print les attendent.
Imaginez un bureau avec une imprimante. Cette imprimante peut être occupée assez souvent. Il n'est pas agréable de devoir attendre que vos collègues aient terminé leurs tâches pour pouvoir utiliser l'appareil. En revanche, les travaux envoyés à une file d'attente Pull Print peuvent être lancés n'importe où. Il vous suffit de trouver une autre imprimante et d'y imprimer votre travail.
Exemple 2: Voir le prix du travail et modifier les options d'impression
Si une liste de prix est attribuée à l'imprimante, un utilisateur connecté au terminal embarqué MyQ peut voir le prix prévu pour tous les travaux en attente ou pour chaque travail individuel. Cela permet aux utilisateurs de prendre des décisions plus éclairées, car ils peuvent modifier le prix d'impression du travail directement sur le terminal embarqué.
Imaginez un utilisateur qui a envoyé son document - 150 pages, toutes en couleur, à imprimer sur une seule face. Ce n'est que lorsqu'il se connecte à l'appareil qu'il se rend compte que son solde de crédit ou son quota n'est pas suffisant pour imprimer le travail tel qu'il l'a envoyé. Il lui suffit de passer le travail en noir et blanc et d'imprimer en recto verso, ce qui réduit les coûts et lui permet d'imprimer le travail immédiatement.
Les estimations de prix sont également disponibles dans l'interface utilisateur Web MyQ, le client MyQ Desktop et le client MyQ X Mobile.
Tandem File d'attente
Une file d'attente tandem peut être utilisée dans les endroits où le volume d'impression est élevé. Les travaux envoyés à cette file d'attente sont répartis uniformément entre les périphériques et n'ont pas à attendre une imprimante en particulier. De cette manière, un volume important de travaux d'impression peut être réparti entre les imprimantes et imprimé dans un délai nettement plus court.
Exemple 1: Un employé doit imprimer de nombreux travaux chaque mois
Dans ce cas, une file d'attente en tandem est une excellente option. Il est possible d'attribuer des droits sur cette file d'attente à un, plusieurs ou un groupe d'utilisateurs. Ils peuvent envoyer des travaux à la file d'attente tandem afin d'accélérer efficacement leurs travaux d'impression.
En outre, vous pouvez choisir les imprimantes qui seront affectées à cette file d'attente et utilisées pour l'impression de masse (par exemple, uniquement les imprimantes noir et blanc). Vous pouvez également imposer des règles à cette file d'attente afin de réduire les coûts d'impression des documents imprimés en tandem.
Délégué File d'attente
La fonction d'impression déléguée permet aux utilisateurs et aux groupes d'utilisateurs de choisir des délégués qui peuvent imprimer leurs travaux. Une fois que l'utilisateur délégué (ou le groupe d'utilisateurs) a envoyé un travail à l'imprimante de l Impression déléguée tous les délégués peuvent voir les travaux et les imprimer. Pour plus d'informations sur la file d'attente Impression déléguée voir Impression déléguée.
Exemple 1: Le gestionnaire délègue l'impression aux assistants
Bien que l'impression avec MyQ soit une tâche facile, tout le monde ne souhaite pas consacrer son temps à de tels efforts. Avec MyQ, il est possible de déléguer simplement des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs sélectionnés qui hériteront des droits pour exécuter l'impression des travaux d'un autre utilisateur. Ces travaux sont alors correctement comptabilisés au nom de l'utilisateur qui les a imprimés.
Comment utiliser les files d'attente Efficacement
Pour mettre en place des files d'attente d'impression efficaces, il faut comprendre les besoins de votre organisation et de ses utilisateurs. En organisant les files d'attente d'impression de manière à ce qu'elles soient utiles aux différents services ou fonctions, en hiérarchisant les impressions en fonction de leur importance et en utilisant des files d'attente d'impression personnalisées pour les besoins spécifiques, les entreprises peuvent créer un environnement d'impression qui est efficace, rentableet sur mesure à leurs besoins spécifiques.
Meilleures pratiques : Éduquer et Démontrer
Nous recommandons éduquer vos utilisateurs sur les files d'attente et les options d'impression qui sont à leur disposition. Cela les aidera à faire les choses simplement, sans avoir à se préoccuper de l'aspect technique de l'impression. comment. En outre, cela se traduira par une diminution des appels, des courriels et des tickets adressés au service informatique, guarante.
Comment guider vos utilisateurs ?
Une bonne idée est de créer un Guide d'impression et la rendre publique au sein de votre organisation afin que les utilisateurs puissent utiliser au mieux les paramètres de votre environnement d'impression.
Placez des bannières ou des autocollants contenant des instructions à proximité de vos stations d'impression ou de vos imprimantes. Vous pouvez également y mentionner toutes les files d'attente standard mises à la disposition de vos utilisateurs, avec une description de leur fonction et de la manière dont leurs politiques affectent l'impression.
En outre, vous pouvez également noter que certains utilisateurs peuvent avoir accès à des files d'attente uniques - vous pouvez inclure des informations sur l'impression dans votre formation initiale.
Indiquez clairement comment signaler qu'une impression n'est pas conforme aux attentes ou qu'un problème survient avec un appareil et qu'il n'est pas possible d'imprimer.
Quelques conseils supplémentaires
Organiser les files d'attente d'impression par département ou fonctionLes files d'attente d'impression : regroupez les imprimantes en fonction des besoins des différents services ou fonctions. Par exemple, créez des files d'attente d'impression distinctes pour les ressources humaines, la comptabilité ou le marketing.
Utiliser les files d'attente directes pour les imprimantes à forte demandeLa file d'attente virtuelle permet à plusieurs utilisateurs d'envoyer des travaux d'impression à une seule imprimante, ce qui peut contribuer à réduire les temps d'attente et à accroître l'efficacité.
Hiérarchiser les impressions en fonction de leur importanceLes documents importants sont imprimés en premier : mettez en place différentes files d'attente d'impression avec des niveaux de priorité variables pour vous assurer que les documents importants sont imprimés en premier. Par exemple, créez une file d'attente "rush" pour les travaux d'impression urgents et une file d'attente "standard" pour les travaux d'impression non urgents.
Créer des files d'attente d'impression personnalisées pour des besoins spécifiquessi certains utilisateurs ou services ont des besoins d'impression spécifiques, créez des files d'attente d'impression personnalisées qui répondent à ces besoins. Par exemple, créez une file d'attente "recto-verso" pour les utilisateurs qui ont besoin d'imprimer des documents recto-verso.
Utiliser des règles pour gérer les travaux d'impressionLe système de gestion des travaux d'impression : il permet de définir des règles pour gérer les travaux d'impression en fonction de critères tels que la couleur, la taille du papier ou le type de fichier. Cela permet de réduire les coûts d'impression et d'optimiser l'utilisation de l'imprimante.
Gérer et déployer des files d'attente
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Consultez le manuel de MyQ Print Server sur création et configuration des files d'attente.