Ihre flexible Druckumgebung

Angesichts der steigenden Nachfrage nach zuverlässigen, kostengünstigen und wartungsfreundlichen Druckumgebungen ist es wichtiger denn je, die Anforderungen Ihres Unternehmens genau zu ermitteln.

Einige wichtige Fragen bei der Bewertung Ihrer Anforderungen sind:

• Benötige ich einen Druckserver als zentrale Steuerungsstelle für alle Druckvorgänge in meinem Unternehmen?

• Möchte ich die derzeit verwendeten dedizierten Windows-Print Server für die gemeinsame Nutzung von Druckern in meinem Unternehmen nicht mehr verwenden (aufgrund technischer Probleme, Wartungsaufwand und anderer Gründe)?

• Kann ich es mir leisten, Druckaufträge an einen zentralen Ort zu spoolen, beispielsweise aufgrund des Netzwerkdurchsatzes, oder bevorzuge ich den direkten IP-Druck auf Geräte, weil mein Unternehmen alle Dokumente innerhalb der Räumlichkeiten der lokalen Niederlassung aufbewahren muss?

• Möchte ich ein Tool, das Statistiken für mich sammelt und gleichzeitig meine aktuelle dedizierte Print Server-Umgebung intakt hält, ohne dass Änderungen erforderlich sind, um einen Überblick über den Druck in meiner Organisation zu erhalten?

• Muss ich erweiterte Vorgänge für die Dokumente durchführen, die Benutzer in meinem Unternehmen drucken, z. B. sie anhalten, ändern, Umweltrichtlinien durchsetzen, Sicherheitswasserzeichen hinzufügen usw.?

MyQ X bietet Lösungen für jedes dieser Szenarien.

Sicheres Drucken mit Pull Print

Die wichtigste Funktion von MyQ X Embedded Terminals ist Pull Print.

Dokumente, die an eine Pull-Print-Warteschlange gesendet werden, können auf jedem geeigneten Gerät in Ihrem Drucksystem freigegeben werden, sobald sich der Benutzer an einem Kopierer authentifiziert hat, beispielsweise durch Eingabe seiner PIN oder durch Scannen seines Ausweises.

Dadurch wird die Anzahl unbeaufsichtigter Dokumente erheblich reduziert, während Benutzer die Flexibilität haben, von jedem verfügbaren Gerät aus zu drucken, selbst wenn das nächstgelegene Gerät besetzt ist oder eine Fehlermeldung anzeigt.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Pull-Druckwarteschlangen, die beide sicheren Druckmethoden ermöglichen.

Server-Spooling

Wenn Sie einen MyQ X-betriebenen Print Server in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie die vielfältigen Funktionen von MyQ X nutzen. Wir haben alle diese Funktionen auf den folgenden Seiten dieses Übersichtsleitfadens und im Rest unserer Online-Dokumentation beschrieben.

In diesem Szenario werden die Dokumente, die Ihre Benutzer zum Drucken senden, vom Quellcomputer an den MyQ X Print Server übertragen. Der Auftrag wird verarbeitet, authentifiziert (mit dem Absender des Auftrags verknüpft), auf die vom Druckertreiber festgelegten Druckeigenschaften analysiert, die von den Administratoren festgelegten Richtlinien angewendet und der Auftrag als bereit zur Freigabe markiert.

Die Freigabebedingungen hängen von der Art der Druckwarteschlange ab, an die der Auftrag gesendet wurde – Direktwarteschlange, Pull-Print-Warteschlange, Tandem-Warteschlange oder Warteschlange der Vertretung.

Wann sollte Server-Spooling verwendet werden?

• Sie möchten Ihre Umgebung zentral verwalten und die Kontrolle über alle Geräte, Benutzer, Kostenabrechnungen usw. haben.

• Sie haben mehrere Standorte oder Standorte, die eine beträchtliche Anzahl von Benutzern und Geräten bedienen.

• Sie müssen oder möchten Richtlinien in Ihrer Druckumgebung überwachen und möglicherweise anwenden, nachhaltiges Verhalten fördern, Benutzern Berichte über ihre eigenen Druckvorgänge anbieten oder Sie benötigen ein System, um Benutzern die Druckkosten in Rechnung zu stellen.

• Sie möchten die Bereitstellung nicht manuell verwalten, z. B. die Installation und Konfiguration der Druckertreiber, und Sie bevorzugen es, wenn Ihr Druckmanagementsystem sich automatisch selbst verwaltet.

• Sie arbeiten mit vertraulichen Dokumenten und wissen, dass Sie in Ihrem Unternehmen sicheres Halten oder Abrufen von Druckaufträgen benötigen, um Dokumente mit Wasserzeichen usw. zu sichern.

• Ihr Unternehmen hat komplexe Anforderungen und benötigt Lösungen, die nur mit einem Print Server realisierbar sind.

Nachteile von Server-Spooling

• Zusätzliche Software und Tools, die manuelle Updates und Wartung erfordern.

• Erhöhte Anforderungen an die Stabilität und Geschwindigkeit Ihres Netzwerks und ohne Failover-Maßnahmen die Schaffung eines Single Point of Failure.

Bei Verwendung von MyQ können einige dieser Einschränkungen durch Hinzufügen des Desktop Client und Embedded Terminals zu Ihrem System behoben werden, da diese Funktionen für den Offline-Betrieb, Fallback-Druck und Spooling-Alternativen bieten.

101: Drucken in MyQ X-Warteschlangen

1. Richten Sie die Warteschlangen in MyQ ein, konfigurieren Sie die erforderlichen Einstellungen und weisen Sie Drucker und Benutzer zu.

2. Installieren Sie Drucker auf Ihren Client-Computern mit Druckeranschlüssen, die auf den MyQ Print Server verweisen.

Benutzer drucken auf den Server, auf dem die Aufträge verarbeitet und abgerechnet werden, wodurch Sie die volle Kontrolle über Ihre Druckumgebung haben. Die Bedingungen, wie und wann der Auftrag freigegeben wird, hängen vom Warteschlangentyp ab, an den der Auftrag gesendet wurde.

Direktes (IP) Spooling

Druckaufträge werden vom Computer, Laptop oder Smartphone des Benutzers an den Drucker gesendet, wobei der Print Server umgangen wird. Um solche Aufträge zu überwachen, Richtlinien anzuwenden und sie in die Berichterstellung einzubeziehen, muss eine Form der Überwachung eingeführt werden.

Mit MyQ X kann die Überwachung wie folgt erfolgen:

• Statistikberichte durch das MyQ Embedded Terminal nach Durchführung eines Direktdrucks.

• Der Zählerprüfer auf dem Print Server, dank dem auch Drucke außerhalb von MyQ erkannt und in die Berichterstellung einbezogen werden können, selbst wenn kein Embedded Terminal vorhanden ist.

• Die Überwachungs- und Abrechnungsfunktion des MyQ Desktop Client, die auf dem Computer installiert ist, von dem aus ein Benutzer einen Auftrag sendet.

Wann sollte Direktdruck verwendet werden?

• Wenn Ihre Verbindung möglicherweise nicht zuverlässig genug ist, um Druckaufträge an einen zentralen Ort zu senden. Beim direkten IP-Druck ist nur ein Benutzer und nicht die gesamte Organisation von einem Treiberproblem oder einem in der Warteschlange hängenden Auftrag betroffen.

• Sie verwalten eine Druckumgebung, die aus einer kleinen Anzahl von Druckgeräten besteht, und die Installation eines lokalen Druckservers für jedes einzelne Gerät wäre übertrieben.

• Ihre Organisation muss alle Daten gedruckter Dokumente innerhalb Ihres lokalen Büronetzwerks aufbewahren.

Nachteile des Direktdrucks

• Beim Direktdruck ist der manuelle Verwaltungsaufwand für Druckertreiber auf den Arbeitsplätzen der Benutzer und die manuelle Konfiguration höher.

Mit MyQ X kann die Verwaltung von Druckertreibern durch die automatische Druckerbereitstellung mit dem MyQ Desktop Client im Client-Spooling-Modus gelöst werden. Dies kombiniert die Vorteile der zentralen Bereitstellung von Druckertreibern und des direkten IP-Drucks.

Direktdruck mit Client-Spooling

Mit dem MyQ Desktop Client (MDC) und seinen Überwachungs- und Abrechnungsfunktionen können Sie alle Vorteile der Übermittlung von Aufträgen an einen Druckserver nutzen, ohne dies tatsächlich zu tun. Bei aktiviertem Client-Spooling sammelt der MDC Metadaten über das an einen Drucker gesendete Dokument und meldet, wer, wann und wie viel gedruckt wurde.

Client-Spooling ermöglicht neben anderen Vorteilen wie einer Verringerung des Netzwerkverkehrs auch eine ordnungsgemäße Authentifizierung und Abrechnung von Aufträgen, die direkt vom Computer des Benutzers an Druckgeräte gesendet werden.

101: Drucken mit Client-Spooling

1. Richten Sie Warteschlangen in MyQ ein, konfigurieren Sie die erforderlichen Einstellungen und weisen Sie Drucker und Benutzer zu.

2. Installieren Sie den MyQ Desktop Client auf Computern, auf denen die Client-Spooling-Funktion aktiviert ist, und verbinden Sie den Client mit dem MyQ Print Server.

3. Konfigurieren Sie die Drucker auf den Client-Computern gemäß der Anleitung für Client-Spooling, um die Aufträge an einen lokalen Port zu senden, wo sie vom MDC übernommen und an den vorgesehenen Ort weitergeleitet werden.

Das Beste daran? Für den Endbenutzer ändert sich nichts – er druckt wie gewohnt. Der MDC übernimmt jedoch den Auftrag, sendet ihn direkt an den Drucker und übermittelt Informationen über das Dokument an den MyQ X Print Server.