Über Druckwarteschlangen

Beispiel 1: Eigener Drucker für eine Abteilung

Jede Abteilung in einem Unternehmen verfügt über einen lokalen dedizierten Drucker, den nur sie nutzen darf. Sie können eine Direktwarteschlange erstellen, die auf diesen Drucker verweist, und diese Warteschlange nur für ausgewählte Computer bereitstellen. Weitere Einstellungen können über Benutzerrechte pro Drucker oder Benutzerrechte für diese Direktwarteschlange angepasst werden.

Beispiel 2: Drucken ohne Anmeldung

Ein Drucker für das „Schnelldrucken“ kann Ihrer Organisation zugewiesen werden. Es ist möglich, die direkte Warteschlange dieses Druckers für alle Benutzer freizugeben. Benutzer können dann direkt auf diesem Drucker drucken; Dokumente werden sofort freigegeben, aber dennoch überwacht und abgerechnet. Die Druckkosten können durch erweiterte Richtlinien gesenkt werden.

Beispiel 3: Drucken auf Druckern ohne MyQ Embedded Terminal

Wenn einige Drucker in Ihrer Organisation nicht mit einem MyQ Embedded Terminal ausgestattet werden können, können diese Drucker dennoch problemlos von Ihren Benutzern für den Direktdruck genutzt werden.

Beispiel 1: Sicheres Halten von Druckaufträgen RECOMMENDED

Pull-Print-Aufträge werden erst freigegeben, nachdem sich ein Benutzer an einem Gerät angemeldet hat. Dies ist ein enormer Vorteil für die Sicherheit Ihres Unternehmens. Benutzer können einen Auftrag an MyQ senden und ihn später auf jedem kompatiblen Drucker freigeben (unter Berücksichtigung der Benutzerrechte).

Stellen Sie sich ein geschäftiges Büro vor. Wenn Benutzer direkt drucken, wird von ihnen erwartet, dass sie ihr Dokument direkt nach der Freigabe abholen. In der Realität ist dies jedoch nicht immer möglich. Wenn zwei oder mehr Benutzer ihre Aufträge gleichzeitig senden, werden diese sofort gedruckt, wodurch ein Stapel gemischter Dokumente auf dem Drucker entsteht. Ihre Benutzer müssen dann ihre Dokumente manuell sortieren, bevor sie sie abholen können. Das kann eine unterhaltsame Art sein, mit Ihren Kollegen in Kontakt zu kommen, aber es macht weniger Spaß, wenn Sie sich ständig damit beschäftigen müssen oder wenn es ein Sicherheitsrisiko darstellt.

Bei „Hold Print“ sind die Benutzer physisch am Gerät anwesend, wenn der Druckvorgang beginnt. Dies verhindert, dass vertrauliche Dokumente herumliegen oder durcheinander geraten.

Beispiel 2: Pull Print – Druckauftrag auf jedem verfügbaren Drucker freigeben

Ein großer Vorteil von Pull Print ist, dass Benutzer nicht sofort entscheiden müssen, wo, wie und wann sie einen Auftrag freigeben möchten. Dokumente, die an eine Pull-Print-Warteschlange gesendet wurden, warten dort auf sie.

Stellen Sie sich ein Büro mit nur einem Hauptdrucker vor. Dieser Drucker ist möglicherweise oft belegt. Es macht keinen Spaß, darauf warten zu müssen, dass Ihre Kollegen ihre Aufgaben erledigen, damit Sie das Gerät nutzen können. Aber Aufträge, die an eine Pull-Print-Warteschlange gesendet wurden, können überall freigegeben werden. Suchen Sie sich einfach einen anderen Drucker und drucken Sie Ihren Auftrag dort aus.

Beispiel 3: Den Auftragspreis anzeigen und Druckoptionen ändern

Wenn dem Drucker eine Preisliste zugewiesen ist, kann ein angemeldeter Benutzer am MyQ Embedded Terminal den voraussichtlichen Preis aller wartenden Aufträge oder jedes einzelnen Auftrags einsehen. Dies ermöglicht es den Benutzern, fundiertere Entscheidungen zu treffen, da sie direkt am Embedded Terminal ändern können, wie der Auftrag gedruckt werden soll.

Stellen Sie sich einen Benutzer vor, der sein Dokument gesendet hat – 150 Seiten, alles in Farbe, eingestellt auf einseitigen Druck. Erst wenn er sich am Gerät anmeldet, stellt er fest, dass sein Guthaben oder Kontingent nicht ausreicht, um den Auftrag so zu drucken, wie er ihn gesendet hat. Er kann den Auftrag einfach auf Schwarz-Weiß umstellen und beidseitig drucken, was zu geringeren Kosten führt, und den Auftrag sofort drucken.

Preisschätzungen sind auch in der MyQ-Weboberfläche, im MyQ-Desktop Client und im MyQ X-Mobile-Client verfügbar.

Beispiel 1: Ein Mitarbeiter muss jeden Monat viele Druckaufträge ausführen

In diesem Szenario ist eine Tandem-Warteschlange eine hervorragende Option. Es ist möglich, Rechte für diese Warteschlange nur einem, mehreren oder einer Gruppe von Benutzern zuzuweisen. Diese können Aufträge an die Tandem-Warteschlange senden, um ihre Druckaufgaben effizient zu beschleunigen.

Darüber hinaus können Sie auswählen, welche Drucker dieser Warteschlange zugewiesen und für den Massendruck verwendet werden sollen (z. B. nur Schwarz-Weiß-Geräte). Alternativ können Sie Richtlinien für diese Warteschlange erzwingen, um die Druckkosten für Tandem-gedruckte Dokumente zu senken.

Beispiel 1: Manager übernimmt die Vertretung des Druckens bei den Assistenten

Obwohl das Drucken mit MyQ eine einfache Aufgabe ist, hat nicht jeder die Zeit dafür. Mit MyQ ist es möglich, für ausgewählte Benutzer oder Benutzergruppen die Vertretung der Druckaufträge eines anderen Benutzers zu übernehmen. Diese Aufträge werden dann korrekt auf den Namen des Benutzers abgerechnet, der sie gedruckt hat.

Wir empfehlen, Ihre Benutzer über die ihnen zur Verfügung stehenden Warteschlangen und Druckoptionen zu schulen. Dies hilft ihnen, ihre Aufgaben einfach zu erledigen, ohne sich in letzter Minute mit Best Practices vertraut machen zu müssen. Darüber hinaus führt dies garantiert zu weniger Anrufen, E-Mails und Tickets an die IT-Abteilung.

Einige zusätzliche Tipps

• Organisieren Sie Druckwarteschlangen nach Abteilung oder Funktion: Gruppieren Sie Drucker entsprechend den Anforderungen verschiedener Abteilungen oder Funktionen. Erstellen Sie beispielsweise separate Druckwarteschlangen für die Personalabteilung, die Buchhaltung oder das Marketing.

• Verwenden Sie direkte Warteschlangen für stark frequentierte Drucker: Eine virtuelle Warteschlange ermöglicht es mehreren Benutzern, Druckaufträge an einen einzigen Drucker zu senden, was dazu beitragen kann, Wartezeiten zu verkürzen und die Effizienz zu steigern.

• Priorisieren Sie den Druck nach Wichtigkeit: Richten Sie verschiedene Druckwarteschlangen mit unterschiedlichen Prioritätsstufen ein, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente zuerst gedruckt werden. Richten Sie beispielsweise eine „Eil“-Warteschlange für dringende Druckaufträge und eine „Standard“-Warteschlange für nicht dringende Druckaufträge ein.

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Druckwarteschlangen für spezielle Anforderungen: Wenn bestimmte Benutzer oder Abteilungen spezifische Druckanforderungen haben, erstellen Sie benutzerdefinierte Druckwarteschlangen, die diesen Anforderungen entsprechen. Erstellen Sie beispielsweise eine „Duplex“-Warteschlange für Benutzer, die Dokumente beidseitig drucken müssen.

• Verwenden Sie Regeln zur Verwaltung von Druckaufträgen: Richten Sie Regeln ein, um Druckaufträge anhand von Kriterien wie Farbe, Papierformat oder Dateityp zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, Druckkosten zu senken und die Druckernutzung zu optimieren.

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Lesen Sie im MyQ Print Server-Handbuch nach, wie Sie Warteschlangen erstellen und konfigurieren.