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Il potere nascosto delle azioni semplici
La vita lavorativa quotidiana è sempre più caratterizzata da azioni ripetitive. Questo problema può essere risolto mediante Adottare flussi di lavoro di digitalizzazioneUno dei punti di leva in questo caso può essere la semplificazione. La conversione di documenti cartacei in formato digitale.
La maggior parte delle aziende sta inevitabilmente perseguendo un'ulteriore digitalizzazione. Attualmente, Il 91% delle aziende ha già avviato almeno una parziale implementazione della digitalizzazione. (1).
Tuttavia, come in qualsiasi mercato, la digitalizzazione presenta leader emergenti e seguaci. I settori più digitalizzati stabiliscono le tendenze e le migliori pratiche per gli altri. (8).
Digitale Flussi di lavoro
“Un flusso di lavoro digitale è l'automazione di qualsiasi processo utilizzato da un'organizzazione per svolgere le proprie attività. Comprende le procedure, gli strumenti e il piano per l'esecuzione di una serie di compiti. Se è necessario seguire una serie di passaggi e tale processo diventa digitale, allora si tratta di un flusso di lavoro digitale.“ (7)
I flussi di lavoro digitali dovrebbero essere considerati strumenti che apportano benefici tangibili e non una voce di spesa nel bilancio. Inoltre, una volta implementato, un flusso di lavoro digitale può diventare un parte della vostra routine produttiva, riducendo l'onere a carico dei singoli individui.
Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, l'implementazione di flussi di lavoro digitali può facilitare la vostra crescita da diverse prospettive (5).
Vantaggi della digitalizzazione dei dati nella pratica
Leader nella digitalizzazione approfittare di molteplici vantaggi:
Più della metà degli amministratori delegati intervistati da Gartner afferma che, grazie alla digitalizzazione, sono riusciti a migliorare i profitti delle loro aziende. (2).
Il settore della vendita al dettaglio migliora l'efficienza, riduce i costi del 69% e aumenta i ricavi del 67%. (3).
La digitalizzazione favorisce la trasparenza e la gestione dei dati, rendendoli più accessibili al pubblico, il che a sua volta migliora l'analisi dei dati e contribuisce a prendere decisioni più accurate. (4).
Migliorare la digitalizzazione aiuta le aziende a diventare più agili e pronte al cambiamento. (9).
Matrice di digitalizzazione dei settori. Harvard Business Review, aprile 2016
Grazie alla digitalizzazione dei documenti, è possibile: ordinarli per cliente, periodo e settore, oppure utilizzare codici a barre, codici QRo tipi di documentiInoltre, è possibile impostare i processi in modo tale che i documenti scansionati da diversi flussi di lavoro di digitalizzazione siano conservati nelle rispettive posizioni, eliminando così possibili perdite e conservando tutto in modo organizzato.
Eliminazione dei processi manuali
Riduzione delle transazioni cartacee
Riduzione dell'errore umano
Riduzione delle duplicazioni
Semplificazione dei processi aziendali
Creazione di processi efficienti
Risparmio di tempo e costi
Automatizzazione dei processi di approvazione
Verifica dei processi
Standardizzazione dei processi
Aumento della produttività
Maggiore comprensione dei processi end-to-end
Maggiore responsabilità
Flussi di lavoro digitali con Azioni semplici
Tutte le attività semplificate
Le azioni semplici comprendono Easy Scan, Easy Copy, Easy Print, e Easy FaxQueste operazioni consentono di sfruttare appieno le potenzialità di una stampante multifunzione (MFP).
Le azioni semplici contribuiscono a semplificare e velocizzare le attività quotidiane, offrendo al contempo flessibilità grazie alle varie impostazioni disponibili, personalizzabili o predefinite.
Esempi:
Si prega di impostare un lavoro di scansione di un opuscolo in scala di grigi in formato A4 nel formato HCPDF.
Separare ogni pagina quando si esegue la scansione di una pila di documenti di dimensioni miste con Ignora le pagine vuote attivata, in modo da evitare di dover gestire pagine non necessarie.
Pinzate i vostri lavori di stampa di lettere direttamente sul dispositivo.
Si prega di completare il lavoro di copia ingrandendo da A5 ad A3 in un'unica operazione.
Flussi di lavoro intuitivi
Le azioni rapide consentono di visualizzare tutte le impostazioni necessarie per la scansione, la copia e l'invio di fax in un'unica schermata. Le applicazioni native delle stampanti multifunzione includono opzioni di questo tipo, ma spesso risultano disordinate o mal organizzate.
Esistono nessun passaggio aggiuntivo o scheda nascosta con campi da compilare non chiari. È sufficiente selezionare i parametri richiesti e Avviare un lavoro di copia o scansione con un solo clic..
Esempi:
Si consiglia di configurare una Easy Scan denominata "Presentazione fiscale" per il reparto finanziario, che acquisirà tutte le pagine dall'ADF, le separerà per pagina e invierà tutti i documenti direttamente a una cartella dove potranno essere recuperati da un altro software per l'ulteriore elaborazione.
Creare una Easy Copy denominata "Copia di classe" per un insegnante che desidera fare 25 copie di un documento, una per ogni studente della sua classe.
Centralizzato e Destinazioni di scansione personali
Scansionare in un punto dati centralizzato - La destinazione può essere configurata come cartella condivisa o, se necessario, le scansioni possono essere inviate a un indirizzo e-mail. destinazione cloud o lo SharePoint di un dipartimento.
Nei casi in cui la scansione deve rimanere personalizzata, la destinazione può essere impostata come indirizzo di posta elettronica, cartella personaleo collegamento protetto.
Esempi:
Imposta Easy Scan con destinazioni quali OneDrive, Google Drive e Dropbox e consenti agli utenti di collegare i propri account personali in MyQ. Ciò significa che se gli utenti necessitano di scansionare documenti personali in ufficio, possono farlo in modo semplice.
Configurare una Easy Scan che invii un documento a una cartella cloud o locale condivisa da un intero reparto, in modo che tutti possano accedervi immediatamente.
Efficienza dei costi
Un'azione semplice semplifica l'interazione tra un utente finale e una stampante, ma può anche Assistenza nella contabilità delle spese di stampa.
Sono disponibili componenti aggiuntivi per Easy Actions che consentono di aggiungere il lavoro a un'entità contabile, come ad esempio un progetto. Inoltre, un flusso di lavoro intuitivo di Easy Action evita agli utenti di commettere errori durante la configurazione delle impostazioni di stampa o copia.
Esempi:
Sul server, in qualità di amministratore, abilitare È vietato modificare il valore. per promuovere un utilizzo consapevole delle risorse.
Genera un report per visualizzare l'utilizzo di tutti i dispositivi o di quelli selezionati nella tua flotta, per individuare dove gli utenti preferiscono stampare e garantire che la stampante in quella posizione sia il più efficiente possibile dal punto di vista energetico.
Efficienza temporale
Le azioni semplici mirano a delineare solo i passaggi importanti e necessari quando qualcuno desidera avviare una copia, scansione, o inviare un fax rapidamenteUtilizzateli per ridurre il tempo necessario a individuare le impostazioni richieste o a deselezionare un campo nascosto.
Inoltre, non è necessario attendere il completamento di un'operazione di scansione di lunga durata per avviare un'operazione di stampa, poiché entrambe le operazioni possono essere eseguite contemporaneamente.
Esempio:
Se la vostra organizzazione esegue la scansione per impostazione predefinita con la scansione continua abilitata e non modifica altri parametri, impostate la scansione continua su abilitata e bloccate tutti gli altri valori. Ora la scansione continua sarà sempre attiva e non sarà necessario cliccare su altre impostazioni del dispositivo per avviare la scansione.
Abilitare la stampa da una destinazione cloud in Easy Print (Easy Print → Archivi) e la scansione verso una destinazione cloud in Easy Scan (Easy Scan → Destinazioni → Aggiungi → Archiviazione cloud → Parametri) per eseguire entrambi i tipi di lavori di stampa contemporaneamente.
Scalabilità
È possibile configurare tutte le azioni rapide necessarie. Esse possono essere organizzato in cartelleLe cartelle possono essere mostrato a diversi gruppi di utentiÈ possibile configurare i flussi di lavoro interni per avviare una determinata operazione di scansione, copia o fax senza richiedere alcun intervento aggiuntivo da parte dell'utente finale.
È possibile impostare semplici azioni per soddisfare le esigenze sia di piccoli team che di grandi reparti, indipendentemente dalle loro dimensioni. È sufficiente identificare quali attività ripetitive possono essere ottimizzate e impostare le azioni necessarie.
Esempi:
Raggruppare le Easy Scan in una cartella visibile solo a determinati utenti.
Configurare Easy Fax con un elenco specifico di contatti per una selezione più rapida.
Creare diversi profili Easy Copy, assegnare loro titoli chiari e fare clic su "Proibisci modifica del valore" per avviare la copia con un solo clic.
Integrazioni con applicazioni di terze parti
Easy Scan può essere integrato con Soluzioni di terze parti ad esempio:
ERP (Pianificazione delle risorse aziendali),
HRMS (Sistema di gestione delle risorse umane),
ECM (Gestione dei contenuti aziendali),
e altri sistemi.
Inoltre, i dati contabili e di utilizzo raccolti sono facilmente accessibili per creare report con Software di Business Intelligence.
Esempi:
Quando si utilizza ScannerVision, è opportuno impostare diversi flussi di lavoro che consentano agli utenti di configurare il proprio lavoro di scansione, ad esempio selezionando un tipo di file.
Configurare una funzione di lettura dei codici a barre e separare i documenti in base al codice a barre.
Migliorare le prestazioni delle stampanti multifunzione
Se temete che alcune delle funzionalità più utili di una stampante multifunzione vadano perse utilizzando MyQ, non preoccupatevi: le Easy Actions sono state progettate per preservare le migliori capacità della macchina.
La scheda Impostazioni azioni semplici mostra solo i parametri supportati dalla macchina.
Esempi:
I dispositivi che supportano l'orientamento dei contenuti continuano a utilizzarlo.
I dispositivi in grado di memorizzare o archiviare i lavori di stampa al loro interno manterranno questa funzione.
Riferimenti:
(1) https://quixy.com/blog/top-digital-transformation-statistics-trends-forecasts/
(3) https://www.fujitsu.com/global/solutions/industry/retail/digital-transformation-trends-retail.html
(4)https://www.adobe.com/acrobat/resources/important-documents-to-digitize.html
(5) https://www.walkme.com/glossary/digital-workflow/
(6) https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation#/
(7) https://www.adobe.com/acrobat/resources/what-is-a-digital-workflow.html
(8) https://hbr.org/2016/04/a-chart-that-shows-which-industries-are-the-most-digital-and-why