PIN temporanei

La vostra organizzazione potrebbe trovarsi in situazioni in cui è necessario o conveniente impostare un codice PIN di accesso temporaneo. I codici PIN possono essere utilizzati per l'autenticazione sui dispositivi, nell'interfaccia Web MyQ, nel Desktop Client o nel Mobile Client per accedere alla stampa, alla scansione e ad altre funzionalità di MyQ.

MyQ consente agli amministratori di implementare codici PIN temporanei nei loro flussi di lavoro. Sia abilitando la generazione di tutti i PIN come temporanei per tutti gli utenti del sistema, sia specificando solo gruppi selezionati di utenti il cui PIN deve essere sempre temporaneo, mentre gli altri utenti possono mantenere la possibilità di ricevere codici PIN permanenti.

Caso d'uso: PIN temporanei per utenti ospiti

Se l'azienda accoglie spesso utenti ospiti, come visitatori esterni o appaltatori, si potrebbe voler evitare che questi ricevano un PIN persistente da utilizzare ogni volta che tornano in ufficio.

In questo scenario, si vorrà definire uno o più gruppi di utenti specifici il cui PIN sarà sempre generato come temporaneo. È possibile combinare questa opzione con l'opzione Offerte di lavoro via e-mail per consentire anche l'autoregistrazione degli utenti ospiti e dei visitatori.

Impostazioni > Autenticazione utente > PIN

Impostazioni > Utenti

Impostazioni > Lavori > Lavori via e-mail

Con questa configurazione, è possibile eseguire il seguente flusso di lavoro:

1. Un utente ospite arriva nel vostro ufficio e non ha ancora un account MyQ; gli viene chiesto di inviare un lavoro a un indirizzo e-mail dedicato per la stampa via e-mail ogni volta che ha bisogno di stampare.

2. L'utente ospite desidera stampare e invia un documento di stampa via e-mail; viene creato automaticamente un nuovo account MyQ.

   1. Questo nuovo utente creato automaticamente viene assegnato alla cartella AUTOREGISTRATO (vedere la sezione Utenti che consentiva a un utente sconosciuto di registrarsi inviando un lavoro via e-mail e questo account diventava automaticamente un membro dell'associazione. AUTOREGISTRATO gruppo).

3. Il nuovo utente riceve nella sua casella di posta elettronica un PIN temporaneo valido per 24 ore.

   1. Quando si sono autoregistrati, sono diventati membri di AUTOREGISTRATO e questo gruppo è impostato in modo da ricevere sempre e solo PIN temporanei (si veda il paragrafo PIN temporanei impostazioni)

4. Questo utente può utilizzare il PIN temporaneo per stampare nel vostro ambiente per un giorno; il giorno successivo il PIN viene invalidato.

5. La volta successiva che l'utente verrà in ufficio, invierà un altro documento per la stampa via e-mail; poiché il suo account creato al punto 2 è ancora nella lista dei documenti da stampare. AUTOREGISTRATO gruppo, il nuovo PIN che ricevono è di nuovo valido solo per 24 ore.

Gli altri utenti abituali dell'organizzazione, come i dipendenti, non ne risentiranno; se genererete loro un PIN o se lo genereranno da soli, riceveranno un PIN che non scadrà mai automaticamente.

La tabella seguente mette a confronto le opzioni di un utente normale e quelle di un utente che è il AUTOREGISTRATO gruppo.

L'opzione L'utente può modificare il PIN in Autenticazione utente - PIN può anche essere disabilitato; questo avrà effetto su tutti gli utenti dell'organizzazione.

Quando è disattivato, nessun utente può rigenerare un PIN nell'interfaccia Web MyQ o nel client mobile e non può ripristinare un PIN dimenticato dalla schermata di accesso dell'interfaccia Web MyQ.

Se si mantiene questa opzione, anche gli utenti ospiti potranno accedere a queste opzioni per rigenerare il PIN. Tuttavia, il loro PIN sarà solo temporaneo, mentre gli altri utenti regolari continueranno a ricevere PIN persistenti come al solito.

Caso d'uso: applicazione delle politiche di modifica regolare dei codici PIN

In MyQ - Impostazioni, ai sensi del Autenticazione utente, si trovano le opzioni relative ai codici PIN. Se si desidera utilizzare solo PIN temporanei per tutti gli utenti del sistema, si consiglia di configurare le seguenti opzioni:

• Abilitazione L'utente può modificare il PIN

• Abilitazione Inviare il nuovo PIN via e-mail

• Abilitazione Generare PIN temporanei

  • Solo per gli utenti: Tutti gli utenti

  • Validità dei PIN temporanei: ad esempio, 720 ore (30 giorni)

Con queste impostazioni, si stabilisce il seguente flusso di lavoro:

1. MyQ genera automaticamente un PIN casuale per ogni nuovo utente, sia che venga creato manualmente che tramite la sincronizzazione degli utenti.

2. Ogni volta che viene creato un PIN per tale utente, l'utente riceverà un'e-mail con il nuovo codice PIN, assicurando che gli utenti abbiano sempre a disposizione le proprie credenziali e sappiano quale sia il PIN attivo.

3. Tutti i PIN generati per i vostri utenti sono sempre temporanei e validi per 30 giorni; le informazioni sulla durata di validità del PIN sono contenute nell'e-mail che l'utente riceve, in modo che l'utente sappia sempre per quanto tempo può utilizzare il PIN appena ricevuto.

4. Quando il PIN dell'utente è scaduto, l'utente non potrà accedere a nessuna interfaccia MyQ, ma potrà aprire l'interfaccia web o il client mobile MyQ e generare un nuovo PIN.

5. Il nuovo PIN ricevuto viene inviato nuovamente via e-mail ed è anch'esso valido per 30 giorni.

In questo scenario, ci si aspetta che gli utenti siano istruiti sulla situazione dei codici PIN. Devono sapere che il PIN ricevuto è solo temporaneo. Pertanto, devono aspettarsi di poter utilizzare il proprio codice PIN solo per 30 giorni, al termine dei quali il PIN smetterà di funzionare. I clienti devono essere informati su come creare un nuovo codice PIN e sul fatto che i nuovi codici PIN vengono inviati via e-mail.

Caso d'uso n. 3: PIN di breve durata per la registrazione delle carte d'identità

Per alcune organizzazioni, l'uso di un PIN temporaneo può essere un metodo per consentire agli utenti di registrarsi in un secondo momento utilizzando la carta d'identità, che sostituirà il PIN come metodo di autenticazione permanente. Questo metodo è semplice sia per gli utenti che per gli amministratori. Gli amministratori devono generare un PIN per l'utente solo una volta, e il PIN scade automaticamente. L'utente deve solo strisciare la carta su un dispositivo e inserire il PIN una sola volta per registrare la carta.

Per utilizzare questa opzione, è necessario definire il comportamento Quando viene strisciata una carta d'identità sconosciuta come Consentire all'utente esistente di registrare la carta.

In questo caso, è meglio registrare i nuovi utenti con un PIN temporaneo che durerà solo pochi giorni. Una volta ottenuto questo PIN, gli utenti possono:

1. Passare la nuova carta d'identità su un Embedded Terminal.

2. Verrà richiesto di registrare la carta.

3. L'utente inserisce il PIN temporaneo che gli è stato fornito e la carta viene registrata sul suo conto.

4. Il codice PIN non è più necessario in quanto l'utente si autentica con la carta e il PIN scade a breve, riducendo al minimo i rischi per la sicurezza.

Raccomandazioni e avvertenze

Ci sono alcune configurazioni errate che potrebbero rendere difficile per i vostri utenti continuare a usare MyQ. Tenete conto di queste situazioni e cercate di prevenirle.

Non inviare il PIN via e-mail

Tenere presente che se si disabilita Inviare il PIN via e-maile generare nuovi PIN, gli utenti non riceveranno le e-mail con i nuovi PIN. Se il codice PIN è il loro unico metodo di autenticazione, non potranno utilizzare MyQ.

Opzione disabilitata Consentire agli utenti di generare il PIN

Se non si consente agli utenti di accedere al Generare il PIN Gli amministratori sono gli unici a poter generare i codici PIN per gli utenti. Gli utenti stessi non possono creare un nuovo PIN nell'interfaccia web di MyQ e non possono nemmeno reimpostare un PIN dimenticato.