Contabilità di gruppo

Se utilizzate i gruppi di utenti durante la configurazione delle impostazioni di contabilità della vostra organizzazione, la gestione degli utenti e dei costi diventerà molto più semplice. L'assegnazione delle appartenenze ai gruppi può essere automatizzata durante la sincronizzazione degli utenti, così come l'assegnazione di limiti di quota predefiniti agli utenti.

In questo modo si evita che un nuovo utente venga aggiunto a MyQ, ad esempio da Active Directory, senza che nessuno se ne accorga. Ciò potrebbe significare che gli utenti non fanno parte di alcuna unità contabile per settimane o mesi, e quindi le loro spese non rientrano nel rapporto mensile di utilizzo del loro reparto.

Gruppi di contabilità

Un gruppo contabile è un'unità di utenti che devono avere a disposizione gli stessi livelli di stampa e scansione. In genere, queste unità sono basate sui dipartimenti di un'organizzazione, ma possono essere basate su qualsiasi caratteristica ritenuta adatta a controllare l'uso delle risorse nell'organizzazione.

Quando si utilizza il metodo di contabilizzazione Gruppi contabiliOgni utente ha esattamente un gruppo di contabilità al quale è possibile associare una regola di quota con un volume consentito di stampa o scansione. Tutti gli utenti di questo gruppo contabile condividono il saldo della quota e le azioni di ciascuno durante un determinato periodo di tempo diminuiscono la quota condivisa fino a quando la quota non viene ripristinata (e si ricomincia da capo).

Le operazioni di ogni utente vengono automaticamente conteggiate nel suo gruppo contabile e la quota di questo gruppo contabile viene diminuita, a meno che non abbia anche una quota individuale che viene utilizzata per prima.

Contabilità Impostazione basata su gruppi

Se i gruppi di contabilità sono il metodo preferito per il monitoraggio, si consiglia la seguente configurazione.

Creare gruppi specifici per MyQ (non obbligatorio)

Se la struttura organizzativa esistente non si adatta alle vostre esigenze contabili, potete creare altri gruppi interni che verranno utilizzati solo in MyQ per vari incarichi. In qualsiasi momento è possibile scegliere di sincronizzare alcuni gruppi di utenti in questi gruppi interni, consentendo di combinare più gruppi in uno solo.

Creare sorgenti di sincronizzazione utente

Innanzitutto, è necessario che i gruppi appaiano in MyQ. Configurate le fonti dei vostri utenti secondo i nostri manuali.

Durante questa impostazione, si dispone di un certo livello di flessibilità. In una sorgente di sincronizzazione, di solito è possibile definire:

• Gruppi organizzativi della struttura da cui si desidera effettuare la sincronizzazione (in LDAP, possono essere i DN di base della struttura, in Entra ID possono essere solo gruppi di utenti Entra ID selezionati).

• Filtri di attributo (in LDAP, è possibile filtrare gli utenti e importare solo quelli che hanno un valore definito in un attributo, selezionando di fatto solo gli utenti che si desidera importare in questa fonte).

Esempio: Unire tutti gli insegnanti in un unico gruppo

Immaginate di gestire una scuola e che nella vostra struttura organizzativa in Active Directory gli insegnanti siano divisi per classe. Ma non avete bisogno di un tale livello di granularità per MyQ.

1. Creare un gruppo interno chiamato Insegnanti in MyQ.

2. Aggiungere un'origine di sincronizzazione Active Directory LDAP.

3. Selezionare i gruppi organizzativi in cui risiedono gli insegnanti:

   1. O tramite i DN di base

   2. Oppure il filtraggio, ad esempio. OU=insegnanti.

4. Importare tutti questi insegnanti nella cartella Insegnanti gruppo.

Ora è possibile creare una regola di quota per tutti gli insegnanti, indipendentemente dalla classe in cui risiedono.

A tale scopo, creare diverse fonti di sincronizzazione, in ognuna delle quali utilizzare i filtri (fonti LDAP) o selezionare i gruppi di organizzazioni che si desidera combinare in un unico gruppo interno.

Centri di costo

Con Contabilità dei centri di costoOgni utente può avere accesso a molti centri di costo. A ciascuno di essi può essere associata una regola di quota, che può variare da un centro di costo all'altro.

In questo modo, un utente può accedere a molti conti quota diversi. Prima di avviare l'azione su un dispositivo, viene chiesto di specificare quale centro di costo si desidera utilizzare per stampare, copiare e scansionare.

Anche con la configurazione degli account di gruppo, è possibile creare nuove regole di quota per i singoli utenti o per i membri di un gruppo, in modo da assegnare loro un volume di stampa e scansione aggiuntivo rispetto a quello a cui hanno accesso in base all'appartenenza al gruppo.