Auto-enregistrement de l’utilisateur

La gestion aisée des utilisateurs est en quelque sorte le Saint Graal lorsqu'il s'agit de créer et de maintenir des systèmes informatiques complexes. Idéalement, tout nombre d'utilisateurs devrait être bien organisé en groupes pertinents avec des paramètres de politique et de droits qui leur permettent de travailler efficacement. En outre, l'intégration de nouveaux utilisateurs dans le système doit se faire sans douleur et être adaptable aux circonstances.

MyQ vous aide en vous proposant une gamme de solutions de gestion des utilisateurs, allant de la gestion complexe de l'information à la gestion de l'entreprise, en passant par la gestion du personnel. politique et droits L'ajout de nouveaux utilisateurs à votre environnement d'impression se fait de manière simple et peu contraignante. Pour les petites organisations, l'ajout manuel de nouveaux utilisateurs peut ne pas représenter une charge importante, tandis que les grandes entreprises s'appuient souvent sur la synchronisation des utilisateurs à partir d'une source externe telle qu'un site Web de Entra ID. Cependant, dans de nombreux cas, donner aux utilisateurs la possibilité de s'enregistrer eux-mêmes (avec les restrictions nécessaires) peut représenter un gain de temps considérable.

Les administrateurs peuvent modifier leur système MyQ pour permettre l'enregistrement automatique de nouveaux utilisateurs de différentes manières. Ces utilisateurs peuvent être automatiquement ajoutés à des groupes particuliers afin de s'assurer qu'ils disposent des autorisations appropriées et qu'ils reçoivent un courrier électronique configurable leur fournissant toutes les informations nécessaires concernant leur nouveau compte.

Lisez la suite pour découvrir les méthodes disponibles pour l'auto-enregistrement des utilisateurs, comment les mettre en place et les considérations supplémentaires qui peuvent être nécessaires en fonction de votre situation organisationnelle.

Méthodes d'auto-enregistrement

Les méthodes autorisées pour l'auto-enregistrement peuvent être configurées dans la rubrique Paramètres, Utilisateurs. Quatre méthodes sont disponibles et peuvent être utilisées en combinaison :

S'enregistrer dans l'interface utilisateur Web - permet aux utilisateurs de créer un nouveau compte à partir de l'écran de connexion MyQ.
S'enregistrer en recevant un travail via les protocoles LPR/IPPS/RAW - lorsqu'un utilisateur non enregistré envoie un travail depuis son ordinateur en utilisant l'un de ces protocoles, MyQ détecte son nom selon la méthode de détection des utilisateurs actuellement définie et crée un nouveau compte.
S'inscrire en recevant un travail par courrier électronique - si les travaux par courrier électronique sont activés, les nouveaux utilisateurs qui envoient un travail de cette manière peuvent s'inscrire sous l'adresse électronique à partir de laquelle le travail a été envoyé.
S'enregistrer en recevant les métadonnées des travaux locaux - cette méthode permet à MyQ Desktop Client de détecter les travaux envoyés via la surveillance de l'impression locale et de créer de nouveaux comptes d'utilisateurs en conséquence, mais elle a été abandonnée dans la version 10.2 de Desktop Client.

Chacune de ces méthodes peut être configurée pour ajouter de nouveaux utilisateurs à un groupe d'utilisateurs particulier, et vous pouvez choisir d'enregistrer les nouveaux utilisateurs d'une méthode dans un groupe différent de celui sélectionné pour les autres méthodes. En outre, vous pouvez modifier l'e-mail automatique qui est envoyé aux nouveaux utilisateurs auto-enregistrés. Par défaut, cet e-mail contient le nom d'utilisateur, le code PIN et la validité du code PIN du nouvel utilisateur.

En outre, en Paramètres, Authentification de l'utilisateurUne cinquième méthode peut être configurée. Cette méthode consiste à enregistrer un nouvel utilisateur lorsqu'une carte d'identité inconnue est glissée dans le lecteur. Les administrateurs ont le choix entre trois flux de travail en cas de lecture d'une carte d'identité inconnue :

L'authentification échoue.
Si un utilisateur existant glisse une carte d'identité nouvelle ou inconnue, il peut alors saisir les informations d'identification de son compte existant et enregistrer la carte sur ce compte (cette option n'est prise en charge que sur les terminaux Embedded Terminal version 10.2+).
Un nouvel utilisateur est créé sur la base des informations d'identification de la carte et peut être automatiquement ajouté au groupe d'utilisateurs spécifié par un administrateur dans la section Authentification de l'utilisateur des paramètres.

Nous examinerons chacune de ces méthodes en détail, en tenant compte de leurs limites éventuelles et des meilleures pratiques.

S'enregistrer dans l'interface web

Dans de nombreux cas, il s'agit de la méthode la plus simple pour permettre l'auto-enregistrement de nouveaux utilisateurs. Il suffit aux utilisateurs de cliquer sur Nouveau compte sur l'écran de connexion de l'interface utilisateur Web, saisissez leur numéro d'identification. Nom complet et CourrielIls recevront ensuite un courriel contenant leur code PIN (ils peuvent également choisir de visualiser leur code PIN immédiatement dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche après l'enregistrement).

Le principal avantage de cette procédure d'enregistrement est qu'elle est parfaitement connue de presque tous ceux qui utilisent régulièrement l'internet. En outre, après s'être enregistrés de cette manière, les nouveaux utilisateurs qui se connectent à l'interface utilisateur Web verront immédiatement l'option de modifier leurs Profil de l'utilisateur sur leur Accueil onglet. Ils peuvent y modifier leur Nom complet, Courrielet Langue par défaut, fixer a Mot de passe pour leur compte, et choisissent de générer un Nouvelle NIP.

Cependant, il est important de garder à l'esprit que seuls certains utilisateurs seront susceptibles de trouver ou d'utiliser cette méthode d'enregistrement. Ils devront savoir comment naviguer jusqu'à l'écran de connexion de l'interface utilisateur Web pour la trouver et il est peu probable qu'ils l'utilisent sans les instructions de leur supérieur hiérarchique ou de l'administrateur du bureau.

S'enregistrer en envoyant un travail via le protocole LPR/IPPS/RAW

Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent s'enregistrer en envoyant un travail d'impression depuis leur ordinateur via le protocole LPR, IPPS ou RAW.

Bien que cette option puisse être utile pour permettre aux nouveaux utilisateurs d'imprimer directement sur les appareils de leur réseau, elle n'est pas recommandée comme méthode standard d'enregistrement des utilisateurs. En effet, un nouveau compte est créé, mais aucun courriel n'est fourni et l'utilisateur nouvellement créé ne peut donc pas recevoir ses données de connexion.

Dans des cas exceptionnels, un administrateur pourrait alors trouver les informations d'identification de cet utilisateur dans MyQ et transmettre l'information, ce qui nécessite une intervention manuelle importante et n'est donc pas pratique.

S'inscrire en envoyant le travail par e-mail

Cette option nécessite un compte MyQ déjà configuré pour recevoir des offres d'emploi par courrier électronique. Les administrateurs configurent ces paramètres dans la rubrique Paramètres, Emploisdans l'interface web utilisateur. Une fois cette procédure mise en place, il devrait déjà exister une adresse électronique et une procédure définies pour l'envoi de travaux à MyQ, qui sont clairement communiquées aux utilisateurs de votre organisation.

Une fois la procédure d'envoi d'offres par courrier électronique mise en place, les nouveaux utilisateurs peuvent envoyer des offres par courrier électronique comme méthode d'auto-inscription. Le nom du compte nouvellement créé est l'adresse électronique à partir de laquelle le courriel a été envoyé, et l'utilisateur recevra un courriel contenant les détails de son compte.

Dans les organisations où l'envoi de travaux par courrier électronique est une pratique courante, cette méthode peut être appréciée pour sa simplicité : demander à un collègue comment il imprime habituellement peut rapidement et facilement déboucher sur un nouvel enregistrement efficace. À l'inverse, si vos utilisateurs n'envoient pas régulièrement des travaux d'impression par courrier électronique, cette méthode peut sembler contre-intuitive et rester largement inutilisée.

En Emplois, Paramètres il est possible de restreindre l'envoi de travaux par courrier électronique à des groupes d'utilisateurs particuliers. Les utilisateurs non enregistrés ne font partie d'aucun groupe d'utilisateurs (par définition) et seront enregistrés en tant que nouvel utilisateur lorsqu'ils soumettront un travail par courrier électronique. Toutefois, si vos paramètres d'utilisateur placent automatiquement ces utilisateurs nouvellement enregistrés dans un groupe d'utilisateurs qui n'est pas autorisé à soumettre des travaux par courrier électronique, les nouveaux utilisateurs ainsi créés ne pourront pas soumettre d'autres travaux par courrier électronique.

S'inscrire en glissant une carte d'identité inconnue

Contrairement aux autres options énumérées ici, l'enregistrement de nouveaux utilisateurs lors du passage d'une carte d'identité inconnue est configuré dans la section Authentification de l'utilisateur de l'interface utilisateur Web. Sous la rubrique Comportement inconnu de la carte d'identité les administrateurs peuvent sélectionner Enregistrer un nouvel utilisateur et sélectionnez éventuellement un groupe auquel ces nouveaux utilisateurs peuvent être ajoutés.

Cela signifie que si une carte d'identité reconnue par le système MyQ est glissée dans un lecteur de cartes et qu'elle n'est pas rattachée à un compte existant, un nouveau compte est créé. Ce compte est initialement créé sous le nom anonymX (anonym1, anonym2, etc.) et l'utilisateur est automatiquement connecté au terminal. Il peut alors modifier le compte à l'aide de la fonction Modifier le compte action intégrée. Si l'action Activer l'édition du profil de l'utilisateur est activée sur la page Utilisateurs ils peuvent modifier leur nom complet, leur adresse électronique et la langue par défaut ; sinon, ils ne peuvent modifier que la langue par défaut.

Cette méthode fonctionne bien dans les situations où les organisations disposent de procédures robustes en matière de cartes d'identité et peut souvent aboutir à la création de nouveaux comptes pour des utilisateurs qui ne savaient pas nécessairement qu'ils en avaient besoin. Toutefois, cette méthode ne prévoit pas l'envoi automatique d'un courrier électronique informant l'utilisateur qu'un compte a été créé. C'est pourquoi il est essentiel d'informer les utilisateurs sur cette méthode d'enregistrement et de les inviter à modifier les détails de leur compte.

Problèmes courants liés à l'auto-enregistrement des utilisateurs

Si les utilisateurs s'enregistrent fréquemment dans votre compte MyQ, il est conseillé de surveiller ce comportement afin de s'assurer qu'aucune complication n'en résulte. Les problèmes qui peuvent résulter d'une auto-inscription fréquente sont les suivants :

Les utilisateurs enregistrés qui ne savent pas qu'ils ont un compte actif et qui peuvent essayer d'en créer un autre.
Les utilisateurs enregistrés dont les informations de base sont inexistantes ou imprécises.
Plusieurs comptes créés par un même utilisateur par le biais de différentes méthodes d'enregistrement.
Les utilisateurs existants qui créent de nouveaux comptes par accident (par exemple après avoir soumis un travail par courrier électronique à partir d'une adresse inconnue).

Afin d'identifier et de corriger les erreurs de ce type, nous vous recommandons de revoir régulièrement vos utilisateurs dans la rubrique Utilisateurs de l'interface utilisateur web. Pour les grandes organisations, la modification et le tri des colonnes disponibles peuvent aider à identifier les comptes d'utilisateurs présentant des problèmes tels que des informations manquantes. Les détails de l'utilisateur peuvent être modifiés manuellement, mais plus important encore, ces informations peuvent vous aider à comprendre comment l'auto-enregistrement peut être utilisé à mauvais escient.

En comprenant les erreurs qui peuvent se produire lors de l'auto-inscription, les organisations peuvent éduquer leurs membres pour les aider à créer et à gérer des comptes de manière appropriée à l'avenir. En outre, les erreurs commises dans le passé peuvent éclairer les décisions futures sur la manière de gérer l'enregistrement des utilisateurs dans votre configuration MyQ.