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Droits de l’utilisateur
Les environnements d'impression, lorsqu'ils sont correctement configurés, impliquent bien plus qu'un ensemble de périphériques et les connexions entre eux. Ils nécessitent une maintenance et des matériaux physiques tels que le papier et le toner, mais aussi un ensemble de procédures qui dictent ce qui est imprimé, où, comment les travaux sont comptabilisés et, ce qui est essentiel, quels utilisateurs peuvent faire quoi.
Lorsqu'il s'agit d'imprimer, de numériser, etc., la question de savoir qui peut effectuer quelles actions est dictée par les règles suivantes Politiques des utilisateursque nous examinons en détail ici. Toutefois, il est tout aussi important d'attribuer aux utilisateurs le degré de contrôle adéquat sur l'environnement dans son ensemble.
Vous ne voulez pas qu'un nouvel employé de bureau crée et supprime des files d'attente pour l'ensemble de votre organisation, ni qu'un administrateur expérimenté soit empêché d'apporter des modifications lorsque c'est nécessaire. C'est pourquoi nous allons discuter des points suivants Droits de l'utilisateurNous vous présentons des exemples de cas d'utilisation pour vous aider à créer un environnement d'impression équilibré et fonctionnel, ainsi que des exemples de cas d'utilisation.
Comprendre les droits des utilisateurs
Au niveau le plus élémentaire, les droits attribués à un utilisateur déterminent ce qu'il peut voir et faire dans l'interface utilisateur Web MyQ. Différents droits peuvent permettre aux utilisateurs de voir et d'interagir avec de nouveaux onglets dans le menu principal de l'interface utilisateur Web, ou dans le menu principal de l'interface utilisateur Web. Paramètres.
Menu principal de l'interface Web avec droits d'administrateur
Menu des paramètres avec droits d'administrateur
Vous pouvez accorder des droits aux utilisateurs et aux groupes d'utilisateurs pour leur permettre de modifier les paramètres de MyQ si nécessaire. Cependant, nous recommandons généralement de n'accorder que les droits nécessaires, et pas plus, afin d'éviter des modifications accidentelles du système.
Quels sont les droits d'utilisateur disponibles ?
Maintenant que nous avons compris les principes de base des droits de l'utilisateur et les raisons pour lesquelles nous pourrions vouloir les utiliser, nous allons nous intéresser de plus près aux droits disponibles et à leur fonction.
Droit | Fonctions |
|---|---|
Administrateur | Ces utilisateurs ont des droits d'administrateur complets et peuvent effectuer presque toutes les actions possibles dans MyQ. Exclut le Supprimer les cartes droite. |
Augmenter les quotas | L'utilisateur a accès au Augmentation des quotas tab. Permet de créer des augmentations de quotas, mais pas d'afficher les détails des quotas d'origine. |
Gérer les emplois | L'utilisateur peut voir et modifier les emplois d'autres utilisateurs dans la section Emplois tabulation. |
Gérer les licences | L'utilisateur peut visualiser, gérer et activer les licences via Paramètres. |
Gérer les paiements | L'utilisateur a accès au Paiements dans le menu principal. |
Gérer les imprimantes | L'utilisateur a accès au Imprimantes l'onglet principal, pour surveiller les imprimantes et modifier leurs paramètres, ainsi que l'onglet principal, pour surveiller les imprimantes et modifier leurs paramètres. Imprimantes et terminaux et toutes ses sous-sections, où ils peuvent modifier les paramètres. |
Gérer les projets | L'utilisateur a accès au Projets où ils peuvent visualiser les projets, en créer de nouveaux et modifier ceux qui existent déjà. |
Gérer les files d'attente | L'utilisateur a accès au Files d'attente où ils peuvent visualiser et modifier tous les aspects des files d'attente existantes et en créer de nouvelles. Ils peuvent également mettre les files d'attente en ligne ou hors ligne. |
Gérer les rapports | L'utilisateur a un accès complet au Rapports et peut accéder à tous les rapports et les modifier. |
Gérer les paramètres | L'utilisateur dispose d'un accès complet aux fonctions de niveau administrateur Paramètresà l'exception de Type de serveur, Licenceet Droits de l'utilisateur des paramètres. |
Gérer les utilisateurs | L'utilisateur a accès au Utilisateurs l'onglet principal, l'onglet Utilisateurs et l'onglet Politiques peut ajouter des utilisateurs et modifier leurs paramètres et leurs droits. L'utilisateur a également accès à l'onglet Comptabilité mais ne peut pas modifier les paramètres. L'accès à l'onglet Crédit L'accès à l'onglet Paramètres est accordé, mais l'utilisateur n'est autorisé à modifier que les utilisateurs et les groupes. L'accès à l'onglet Quota est accordée, mais l'utilisateur n'est autorisé à modifier que les définitions des quotas, et non les paramètres globaux des quotas. |
Gérer les bons | L'utilisateur a accès au Lots de bons où ils peuvent consulter ou supprimer des lots existants et en ajouter de nouveaux. |
Lire les emplois | L'utilisateur peut voir tous les travaux dans le Emplois mais pas de les modifier. |
Crédit de recharge | L'utilisateur a accès au Déclaration de crédit où ils peuvent recharger des crédits, y compris les leurs. |
Voir le journal | L'utilisateur a accès au Journal et Journal d'audit où ils peuvent visualiser et filtrer les entrées du journal et les exporter. |
Voir les imprimantes | L'utilisateur a accès au Imprimantes pour surveiller les imprimantes. |
Supprimer les cartes | Si l'autorisation est accordée, l'utilisateur a le droit Supprimer les cartes disponible sur leur site web. Accueil dans l'interface web MyQ où ils peuvent supprimer les cartes d'identité de tout utilisateur dont ils connaissent le numéro d'identification. Cette option n'est disponible que sur les serveurs 10.2. |
Aucun droit attribué
A utilisateur sans droits attribués est toujours en mesure d'accéder à l'interface utilisateur Web, bien que ses possibilités soient extrêmement limitées.
Dans leur Menu principal ils ne verront que les Accueil, Emplois, Carnet d'adresses, Rapportset Paramètres onglets. En Rapports ils peuvent créer des rapports de base sur leurs propres actions, ils peuvent ajouter des contacts à leur propre liste de contacts. Carnet d'adresseset par l'intermédiaire de Paramètres ils peuvent voir et actualiser les Planificateur de tâchesmais uniquement pour visualiser, exécuter ou modifier des tâches pour lesquelles ils ont des droits spécifiques.
En d'autres termes, le utilisateur sans droits attribués ne dispose que d'options très basiques dans MyQ, mais elles sont suffisantes pour la plupart des utilisateurs de base n'ayant pas de rôle administratif.
Attribution des droits d'utilisateur
Une fois que vous savez à quels utilisateurs vous souhaitez attribuer quels droits, la procédure est simple. Lorsque vous attribuez le même profil de droits à plusieurs utilisateurs, les groupes d'utilisateurs simplifient et accélèrent le processus.
De Paramètres, naviguez jusqu'à la page Droits de l'homme onglet de Utilisateurs paramètres. Tous les droits attribués sont affichés et peuvent être modifiés en double-cliquant. Un profil de droits (l'ensemble des droits attribués à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs) peut également être supprimé en mettant en surbrillance et en cliquant sur le bouton Supprimer icône.
Cliquer Ajouter un utilisateur vous permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs et de lui attribuer des droits ou de modifier ses droits existants. Il vous suffit de cocher les cases des droits que vous souhaitez attribuer et de cliquer sur OK.
Si un utilisateur se voit attribuer certains droits à titre individuel et qu'il dispose de droits supplémentaires du fait de son appartenance à un groupe d'utilisateurs particulier, ces droits sont cumulatifs. Cela signifie que tous les droits accordés à l'utilisateur sont appliqués simultanément.
Par exemple, Tim s'est vu accorder les droits suivants Voir le journal et Gérer les emploiset fait également partie du groupe d'utilisateurs Employés de bureauqui s'est vu accorder le droit de Supprimer les cartes. En conséquence, Tim dispose des droits suivants Voir le journal, Gérer les emploiset Supprimer les cartes. Le même principe s'appliquerait si Tim était membre de deux groupes d'utilisateurs auxquels des droits différents ont été accordés, Tim disposant de tous les droits accordés à chaque groupe.
Cas d'utilisation
Maintenant que nous comprenons les bases des droits d'utilisateur, ce qu'ils font et comment les configurer, prenons quelques exemples concrets de leur utilisation. Chacun de ces scénarios utilise les paramètres des droits d'utilisateur pour résoudre des problèmes administratifs courants.
Administrateur de bureau vs Administrateur d'impression
Dans de nombreuses grandes organisations, différents types d'administrateurs sont nécessaires pour remplir des rôles (parfois extrêmement différents). Par exemple, un administrateur informatique peut assumer la responsabilité du fonctionnement de votre système d'impression, mais d'autres administrateurs doivent encore avoir accès à certains éléments structurels.
Un administrateur informatique a presque toujours besoin des compétences suivantes Administrateur tandis que votre administrateur de bureau, responsable de la gestion des utilisateurs et de la comptabilité, a besoin de quelques autorisations supplémentaires. En accordant à l'administrateur de l'office tous les droits Administrateur n'est pas nécessaire et n'est pas recommandé. Sans l'expertise nécessaire, des erreurs peuvent facilement être commises.
Au lieu de cela, l'administrateur de bureau peut se voir accorder les droits suivants Gérer les utilisateurs et les droits à l'éducation et à la formation. Crédit de recharge et Gérer les projets. Cela leur permet de contrôler la comptabilité si nécessaire et de modifier les politiques des utilisateurs existants et nouveaux dans l'environnement d'impression. Les deux administrateurs disposent des droits nécessaires à leur rôle, sans que des autorisations excessives ne créent des risques d'accident.
Gestion simplifiée des rapports
Pour un grand nombre des droits mentionnés dans cet article, il est logique qu'ils soient accordés à un grand nombre ou à la totalité de vos utilisateurs. Par exemple, il peut être utile d'autoriser tous vos utilisateurs à Lire les emplois ou Voir les imprimantes.
Toutefois, certaines fonctions de MyQ peuvent bénéficier d'un accès limité et, pour de nombreuses raisons, le Gérer les rapports Le droit est l'un d'entre eux. MyQ offre un grand nombre de rapports qui peuvent être configurés de façon littéralement infinie. Permettre à tous les utilisateurs d'accéder et de créer des rapports peut rapidement conduire au chaos.
Au lieu de cela, autorisez une seule personne ou un petit nombre de personnes déléguées à créer et à tenir à jour des rapports pour l'ensemble de votre organisation. Ces personnes devront comprendre parfaitement la manière d'utiliser les rapports et les informations que vous essayez de rassembler. Elles peuvent utiliser ces connaissances pour créer et appliquer une structure de dossiers dans vos rapports, ce qui signifie que les chiffres les plus récents sont toujours faciles d'accès.
Vos autres utilisateurs pourront toujours exécuter des rapports de base sur leurs propres impressions et utiliser le logiciel Widget sur l'impact environnemental de garder le contrôle de leur propre consommation, tandis que les rapports et l'organisation avancés sont laissés aux professionnels.
Permettre l'administration tout en protégeant les données
De nombreuses grandes organisations traitent quotidiennement des données qui sont strictement protégées, et l'utilisation des droits dans MyQ peut être un excellent moyen de s'assurer que tout ce qui est confidentiel est gardé sur la base du besoin de voir.
Accorder le Gérer les paramètres plutôt que le droit Administrateur peut être une méthode efficace pour permettre à un spécialiste de configurer votre système MyQ, sans voir toutes les données relatives à l'emploi qui y transitent. Gérer les paramètres permet à un utilisateur de configurer les réseaux, les imprimantes et les files d'attente de votre environnement d'impression, tout en protégeant le contenu imprimé par ce même utilisateur.
De même, des droits tels que Gérer les files d'attente ou Voir le journal peuvent être accordés pour permettre au personnel de l'administration informatique de faire son travail, tandis que les droits de rétention tels que Lire les emplois sécurise toutes vos données confidentielles.