Comptabilité de groupe

Si vous utilisez des groupes d'utilisateurs lors de la configuration des paramètres de comptabilité dans votre organisation, votre gestion des utilisateurs et des coûts sera beaucoup plus facile. En effet, l'attribution de l'appartenance à un groupe peut être automatisée lors de la synchronisation des utilisateurs, de sorte que l'attribution de limites de quotas prédéfinies à vos utilisateurs peut également être automatisée.

Cela permet d'éviter qu'un nouvel utilisateur soit ajouté à MyQ à partir, par exemple, de votre Active Directory, sans que personne ne s'en aperçoive. Cela peut signifier que des utilisateurs n'ont fait partie d'aucune unité comptable pendant des semaines ou des mois, et que leurs dépenses n'ont donc pas été prises en compte dans le rapport d'utilisation mensuel de leur département.

Groupes comptables

Un groupe comptable est une unité d'utilisateurs qui doivent disposer des mêmes niveaux d'impression et de numérisation. Ces unités sont généralement basées sur les départements d'une organisation, mais peuvent être basées sur toute caractéristique jugée pertinente pour contrôler l'utilisation des ressources dans votre organisation.

Lors de l'utilisation de la méthode comptable Groupes comptablesDans le cas d'un groupe de comptabilité, chaque utilisateur a exactement un groupe de comptabilité auquel vous pouvez attacher une règle de quota avec un volume d'impression ou de numérisation autorisé. Tous les utilisateurs de ce groupe comptable partagent alors le solde de ce quota, et les actions de chacun au cours d'une période donnée diminuent ce quota partagé jusqu'à ce qu'il soit réinitialisé (et recommence à zéro).

Les opérations de chaque utilisateur sont automatiquement comptabilisées dans son groupe de comptabilité, et le quota de ce groupe de comptabilité est diminué, à moins qu'il ne dispose également d'un quota individuel qui est utilisé en premier.

Configuration de la comptabilité par groupe

Si les groupes de comptabilité constituent votre méthode préférée pour la surveillance, la configuration suivante est recommandée.

Créer des groupes spécifiques à MyQ (non requis)

Si votre structure organisationnelle existante ne correspond pas à vos besoins en matière de comptabilité, vous pouvez créer des groupes internes supplémentaires qui seront utilisés uniquement dans MyQ pour diverses missions. Vous pouvez à tout moment choisir de synchroniser certains groupes d'utilisateurs avec ces groupes internes, ce qui vous permet de combiner plusieurs groupes en un seul.

Créer des sources de synchronisation pour les utilisateurs

Tout d'abord, il faut que vos groupes apparaissent dans MyQ. Configurez les sources de vos utilisateurs selon nos manuels.

Lors de cette configuration, vous disposez d'un certain niveau de flexibilité. Dans une source de synchronisation, vous pouvez généralement définir :

• Les groupes organisationnels de votre arbre à partir desquels vous souhaitez effectuer une synchronisation (dans LDAP, il peut s'agir des DN de base de votre arbre, dans Entra ID, il ne peut s'agir que de groupes d'utilisateurs Entra ID sélectionnés).

• Filtres d'attributs (dans LDAP, vous pouvez filtrer les utilisateurs et n'importer que ceux qui ont la valeur que vous avez définie dans un attribut, ce qui permet de ne sélectionner que les utilisateurs que vous souhaitez importer dans cette source).

Exemple : Regrouper tous les enseignants en un seul groupe

Imaginez que vous gérez une école et que dans votre organigramme Active Directory, vos enseignants sont répartis par classe. Mais vous n'avez pas besoin d'un tel niveau de granularité pour MyQ.

1. Créer un groupe interne appelé Enseignants dans MyQ.

2. Ajouter une source de synchronisation LDAP Active Directory.

3. Sélectionnez les groupes d'organisation dans lesquels résident vos enseignants :

   1. Soit via les DN de base

   2. Ou le filtrage, par exemple OU=enseignants.

4. Importer tous ces enseignants dans le Enseignants groupe.

Vous pouvez désormais créer une règle de quota pour tous les enseignants, quelle que soit leur classe.

Pour ce faire, créez plusieurs sources de synchronisation et utilisez dans chacune d'elles des filtres (sources LDAP) ou sélectionnez les groupes d'organisations que vous souhaitez combiner en un seul groupe interne.

Centres de coûts

Avec Comptabilité des centres de coûtsChaque utilisateur peut avoir accès à de nombreux centres de coûts. Chacun d'entre eux peut également être associé à une règle de quota, et ces règles peuvent différer d'un centre de coûts à l'autre.

De cette manière, un utilisateur peut accéder à plusieurs comptes de quotas différents. Il lui est demandé de spécifier le centre de coûts qu'il souhaite utiliser pour imprimer, copier et numériser avant de lancer l'action sur un appareil.

Même si les comptes de groupe sont configurés, vous pouvez toujours créer de nouvelles règles de quota pour les utilisateurs individuels ou pour les membres d'un groupe afin de leur accorder individuellement un volume d'impression et de numérisation supplémentaire par rapport à celui auquel ils ont accès en fonction de leur appartenance à un groupe.