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El poder oculto de las acciones fáciles
Cada vez más, la vida empresarial cotidiana está ocupada por acciones repetitivas. Este problema se puede resolver mediante adoptar flujos de trabajo de digitalización. Uno de los puntos clave aquí puede ser la optimización. la conversión de documentos en papel a formato digital.
La mayoría de las empresas buscan inevitablemente una mayor digitalización. Actualmente, El 91 % de las empresas ya han comenzado al menos alguna implementación de la digitalización. (1).
Sin embargo, al igual que en cualquier mercado, la digitalización tiene líderes emergentes y seguidores. Los sectores más digitalizados establecen las tendencias y las mejores prácticas para el resto. (8).
Digital Flujos de trabajo
«Un flujo de trabajo digital es la automatización de cualquier proceso que utiliza una organización para realizar sus tareas. Incluye los procedimientos, las herramientas y el plan para llevar a cabo una serie de tareas. Si hay una serie de pasos que seguir y ese proceso se digitaliza, entonces se trata de un flujo de trabajo digital.« (7)
Los flujos de trabajo digitales deben considerarse herramientas que aportan beneficios tangibles y no un gasto presupuestario. Además, una vez establecido, un flujo de trabajo digital puede convertirse en un parte de su rutina de producción, reduciendo la carga para las personas.
Sea cual sea el tamaño de su empresa, contar con flujos de trabajo digitales establecidos puede facilitar su crecimiento desde diversos ángulos (5).
Beneficios de la digitalización de datos en la práctica
Líderes en digitalización disfrute de múltiples beneficios:
Más de la mitad de los directores generales encuestados por Gartner afirman que, gracias a la digitalización, han logrado mejorar los beneficios de sus empresas. (2).
El sector minorista mejora la eficiencia y reduce los costes en un 69 %, además de aumentar los ingresos en un 67 %. (3).
La digitalización favorece la transparencia y el manejo de los datos, lo que los hace más accesibles para el público, lo que a su vez impulsa el análisis de datos y ayuda a tomar decisiones más precisas. (4).
Mejorar la digitalización ayuda a las empresas a ser más ágiles y estar preparadas para el cambio. (9).
Matriz de digitalización de sectores. Harvard Business Review, abril de 2016.
Al digitalizar documentos, usted puede clasificarlos por cliente, período y sector, o utilice códigos de barras, códigos QR, o tipos de documentos. Además, puede configurar los procesos de manera que los documentos escaneados de diferentes conjuntos de flujos de trabajo de digitalización sean almacenados en las ubicaciones correspondientes, eliminando así posibles pérdidas y almacenando todo de forma organizada.
Eliminación de los procesos manuales
Reducción de las transacciones en papel
Reducción de los errores humanos
Menos duplicaciones
Simplificación de los procesos empresariales
Creación de procesos eficientes
Ahorro de tiempo y costes
Automatización de los procesos de aprobación
Auditoría de procesos
Estandarización de procesos
Aumento de la productividad
Mayor comprensión de los procesos de principio a fin.
Mayor responsabilidad
Flujos de trabajo digitales con Acciones sencillas
Todas las tareas se vuelven más fáciles
Las acciones sencillas abarcan Easy Scan, Easy Copy, Easy Print, y Easy FaxEstas acciones le permiten aprovechar al máximo una impresora multifunción (MFP).
Las acciones sencillas ayudan a simplificar y agilizar las tareas cotidianas, al tiempo que ofrecen flexibilidad con diversos ajustes disponibles, personalizables o predefinidos.
Ejemplos:
Configure un trabajo de escaneo de folleto en escala de grises de tamaño A4 en formato HCPDF.
Separe cada página al escanear una pila de documentos de diferentes tamaños con Omitir páginas en blanco activada, para que no tenga que lidiar con páginas innecesarias.
Grape sus trabajos de impresión de cartas directamente en el dispositivo.
Complete un trabajo de copia ampliando de A5 a A3 en una sola acción.
Flujos de trabajo intuitivos
Las acciones sencillas mantienen todos los ajustes necesarios para escanear, copiar y enviar faxes en una sola pantalla. Las aplicaciones nativas de los equipos multifunción incluyen opciones de este tipo, pero a menudo están desordenadas o mal organizadas.
Hay sin pasos adicionales ni pestañas ocultas con campos poco claros que rellenar. Simplemente seleccione los parámetros requeridos y Inicie una copia o un trabajo de escaneo con solo un clic..
Ejemplos:
Configure un Easy Scan llamado «Presentación de impuestos» para su departamento financiero que escaneará todas las páginas del ADF, las separará por página y enviará todos los documentos directamente a una carpeta donde otro software podrá recogerlos para su posterior procesamiento.
Cree una Easy Copy llamada «Copia de clase» para un profesor que hará 25 copias de un documento, una para cada alumno de su clase.
Centralizado y Destinos de escaneo personales
Escanear a un punto de datos centralizado - El destino se puede configurar como una carpeta compartida o, si es necesario, los escaneos pueden llegar a una destino en la nube o el SharePoint de un departamento.
En los casos en los que el escaneo debe seguir siendo personalizado, el destino se puede configurar como un dirección de correo electrónico, carpeta personal, o enlace seguro.
Ejemplos:
Configure Easy Scan con destinos como OneDrive, Google Drive y Dropbox, y permita a los usuarios conectar sus cuentas personales en MyQ. De este modo, si los usuarios necesitan escanear documentos personales en la oficina, podrán hacerlo fácilmente.
Configure una función Easy Scan que envíe un documento a una carpeta local o en la nube compartida por todo el departamento, de modo que todos puedan acceder a él al instante.
Rentabilidad
Una acción sencilla simplifica en esencia la interacción entre un usuario final y una impresora, pero también puede ayuda en la contabilidad de los gastos de impresión.
Hay complementos disponibles para Easy Actions que permiten añadir el trabajo a una entidad contable, como un proyecto. Además, el intuitivo flujo de trabajo de Easy Action evita que los usuarios cometan errores al configurar los ajustes de impresión o copia.
Ejemplos:
En el servidor, como administrador, habilite Prohibir el cambio de valor para hacer cumplir el gasto consciente de los recursos.
Genere un informe para ver el uso de todos los dispositivos o de los seleccionados de su flota, con el fin de saber dónde prefiere imprimir la gente y asegurarse de que la impresora de esa ubicación sea lo más eficiente posible desde el punto de vista energético.
Eficiencia temporal
Las acciones sencillas tienen como objetivo describir solo los pasos importantes y necesarios cuando alguien desea iniciar una copia, escanear, o envíe un fax rápidamenteÚselos para reducir el tedioso tiempo que se pierde buscando dónde encontrar una configuración necesaria o cómo desmarcar un campo oculto.
Además, no es necesario esperar a que finalice, por ejemplo, un trabajo de escaneo largo para iniciar un trabajo de impresión, ya que ambos se pueden realizar al mismo tiempo.
Ejemplo:
Si su organización escanea de forma predeterminada con el escaneo continuo habilitado y no modifica otros parámetros, active el escaneo continuo y bloquee todos los demás valores. Ahora, el escaneo continuo estará siempre activado y no será necesario hacer clic en otros ajustes del dispositivo para iniciar el escaneo.
Habilite la impresión desde un destino en la nube en Easy Print (Easy Print → Almacenamientos) y el escaneo a un destino en la nube en Easy Scan (Easy Scan → Destinos → Añadir → Almacenamiento en la nube → Parámetros) y realice ambos tipos de trabajos al mismo tiempo.
Escalabilidad
Puede configurar tantas acciones fáciles como necesite. Pueden ser organizado en carpetas, las carpetas pueden ser mostrado a diferentes grupos de usuarios, y los flujos de trabajo internos se pueden configurar para iniciar un trabajo concreto de escaneo, copia o fax sin necesidad de que el usuario final tenga que realizar ningún paso adicional.
Se pueden configurar acciones sencillas para adaptarse tanto a equipos pequeños como a departamentos grandes, independientemente de su tamaño. Solo es necesario identificar qué tareas repetitivas se pueden optimizar y configurar las acciones necesarias.
Ejemplos:
Agrupe los Easy Scan en una carpeta visible solo para determinados usuarios.
Configure Easy Fax con una lista determinada de contactos para una selección más rápida.
Cree diferentes perfiles de Easy Copy, asígneles títulos descriptivos y haga clic en «Prohibir cambio de valor» para comenzar a copiar con un solo clic.
Integraciones con aplicaciones de terceros
Easy Scan se puede combinar con Soluciones de terceros por ejemplo:
ERP (Planificación de recursos empresariales),
HRMS (Sistema de gestión de recursos humanos),
ECM (Gestión de contenidos empresariales),
y otros sistemas.
Además, se puede acceder fácilmente a los datos contables y de uso recopilados para crear informes con Software de inteligencia empresarial.
Ejemplos:
Al trabajar con ScannerVision, configure diferentes flujos de trabajo que permitan a los usuarios configurar su trabajo de escaneo, por ejemplo, seleccionando un tipo de archivo.
Configure una función de lectura de códigos de barras y separe sus documentos por código de barras.
Mejore la potencia de las impresoras multifunción
Si le preocupa que algunas de las funciones más útiles de una impresora multifunción se pierdan al utilizar MyQ, no se preocupe: las acciones fáciles se han diseñado para conservar las mejores capacidades del equipo.
La pestaña Configuración de acciones sencillas solo muestra los parámetros que admite la máquina.
Ejemplos:
Los dispositivos compatibles con la orientación de contenido continúan utilizándola.
Los dispositivos que pueden almacenar o archivar trabajos dentro del dispositivo conservarán esta función.
Referencias:
(1) https://quixy.com/blog/top-digital-transformation-statistics-trends-forecasts/
(3) https://www.fujitsu.com/global/solutions/industry/retail/digital-transformation-trends-retail.html
(4)https://www.adobe.com/acrobat/resources/important-documents-to-digitize.html
(5) https://www.walkme.com/glossary/digital-workflow/
(6) https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation#/
(7) https://www.adobe.com/acrobat/resources/what-is-a-digital-workflow.html
(8) https://hbr.org/2016/04/a-chart-that-shows-which-industries-are-the-most-digital-and-why