Autorregistro de usuarios

La gestión de usuarios sin esfuerzo es una especie de santo grial cuando se trata de crear y mantener sistemas informáticos complejos. Lo ideal sería que todos los usuarios estuvieran bien organizados en grupos con políticas y derechos que les permitieran trabajar con eficacia. Además, la incorporación de nuevos usuarios al sistema debe ser sencilla y adaptable a las circunstancias.

MyQ ayuda proporcionando una gama de soluciones de gestión de usuarios, desde complejas política y derechos a formas sencillas y de bajo esfuerzo de añadir nuevos usuarios a su entorno de impresión. Para las organizaciones más pequeñas, la adición manual de nuevos usuarios puede no representar una carga seria, las empresas más grandes a menudo dependen de la sincronización de los usuarios de una fuente externa, como un Entra ID. Sin embargo, en muchos casos, dar a los usuarios la posibilidad de registrarse ellos mismos (con las restricciones necesarias) puede suponer un gran ahorro de tiempo.

Los administradores pueden modificar su sistema MyQ para permitir el registro automático de nuevos usuarios de diversas maneras. Estos usuarios pueden añadirse automáticamente a determinados grupos para garantizar que disponen de los permisos adecuados y recibir un correo electrónico configurable en el que se les proporciona toda la información necesaria sobre su nueva cuenta.

Siga leyendo para conocer los métodos disponibles para el autorregistro de usuarios, cómo configurarlos y las consideraciones adicionales que pueden ser necesarias en función de las circunstancias de su organización.

Métodos de automatrícula

Los métodos permitidos para el autorregistro pueden configurarse en Ajustes, Usuarios. Existen cuatro métodos que pueden combinarse entre sí:

Registro en la interfaz web de usuario: permite a los usuarios crear una nueva cuenta desde la pantalla de inicio de sesión de MyQ.
Registro al recibir un trabajo a través de protocolos LPR/IPPS/RAW - después de que un usuario no registrado envíe un trabajo desde su ordenador utilizando uno de estos protocolos, MyQ detecta su nombre de acuerdo con el método de detección de usuarios actualmente configurado y crea una nueva cuenta.
Registrarse al recibir un trabajo por correo electrónico: si se habilitan los trabajos por correo electrónico, los nuevos usuarios que envíen un trabajo de esta forma podrán registrarse con la dirección de correo electrónico desde la que se envió el trabajo.
Registro mediante la recepción de metadatos de trabajos locales: este método permite a MyQ Desktop Client detectar trabajos enviados a través de la supervisión de impresión local y crear nuevas cuentas de usuario en consecuencia; sin embargo, ha quedado obsoleto en la versión 10.2 de Desktop Client.

Cualquiera de estos métodos puede ser configurado para añadir nuevos usuarios a un grupo de usuarios en particular, y usted puede elegir registrar nuevos usuarios de un método a un grupo diferente al seleccionado para otros métodos. Además, puede editar el correo electrónico automatizado, que se envía a los usuarios recién auto-registrados, por defecto este correo electrónico contiene el nombre de usuario del nuevo usuario, PIN, y la validez del PIN.

Además, en Ajustes, Autenticación de usuariosse puede configurar un quinto método. Este método consiste en registrar un nuevo usuario cuando se pasa una tarjeta de identificación desconocida. Los administradores pueden elegir entre tres flujos de trabajo si se pasa una tarjeta de identificación desconocida:

La autenticación falla.
Si un usuario existente pasa una tarjeta de identificación nueva o desconocida, puede introducir sus credenciales de cuenta existentes y registrar la tarjeta en esa cuenta (esta opción sólo se admite en Terminales Embedded versión 10.2+).
Se crea un nuevo usuario basado en las credenciales de la tarjeta y puede añadirse automáticamente al grupo de usuarios especificado por un administrador en Autenticación de usuarios ajustes.

Examinaremos cada uno de estos métodos con cierto detalle, teniendo en cuenta sus posibles limitaciones y las mejores prácticas.

Registro en la Interfaz Web

En muchos casos, este es el método más sencillo para permitir el autorregistro de nuevos usuarios. Los usuarios sólo tienen que hacer clic en Cuenta nueva en la pantalla de inicio de sesión de la Interfaz Web de Usuario, introduzca su Nombre y apellidos y Correo electrónicoy recibirán un correo electrónico con su PIN (también pueden elegir ver su PIN inmediatamente en la ventana emergente que aparece tras el registro).

La principal ventaja de este flujo de trabajo de registro es que casi cualquier persona que utilice habitualmente Internet estará perfectamente familiarizada con él. Además, después de registrarse de esta manera, los nuevos usuarios que inicien sesión en la Interfaz Web verán inmediatamente la opción de editar sus Perfil del usuario en su Inicio ficha. Aquí pueden modificar sus Nombre y apellidos, Correo electrónicoy Idioma por defecto, fija a Contraseña para su cuenta, y elija generar un Nuevo PIN.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que sólo algunos usuarios encontrarán o utilizarán este método de registro. Necesitarán saber cómo navegar hasta la pantalla de inicio de sesión de la Interfaz Web para localizarlo y es poco probable que lo utilicen sin las instrucciones de su jefe inmediato o del administrador de la oficina.

Registro mediante el envío de trabajo a través del protocolo LPR/IPPS/RAW

Con esta opción seleccionada, los usuarios pueden registrarse enviando un trabajo de impresión desde su ordenador a través del protocolo LPR, IPPS o RAW.

Aunque esta opción puede ser útil para permitir a los nuevos usuarios imprimir directamente en los dispositivos de su red, no se recomienda como método estándar de registro de usuarios. Aunque se creará una nueva cuenta, como no se proporciona un correo electrónico, y por lo tanto el usuario recién creado no puede recibir sus datos de inicio de sesión.

En casos puntuales, un administrador podría localizar las credenciales de este usuario en MyQ y pasarle la información, pero esto requiere mucha intervención manual y, por lo tanto, es poco práctico.

Regístrese enviando el trabajo por correo electrónico

Esta opción requiere una cuenta MyQ que ya esté configurada para recibir trabajos por correo electrónico, los administradores configuran estos ajustes en Ajustes, Empleoen la Interfaz Web de Usuario. Una vez configurado esto, ya debería existir una dirección de correo electrónico definida y un procedimiento para enviar trabajos a MyQ, que se comunique claramente a los usuarios de su organización.

Una vez establecido el procedimiento de envío de trabajos por correo electrónico, los nuevos usuarios pueden enviar trabajos por correo electrónico como método de autorregistro. El nombre de la cuenta recién creada es la dirección de correo electrónico desde la que se envió el mensaje, y el usuario recibirá un correo electrónico con los datos de su cuenta.

En las organizaciones en las que el envío de trabajos por correo electrónico es una práctica habitual, este método puede valorarse por su sencillez, ya que preguntar a un compañero cómo imprime normalmente puede dar lugar rápida y fácilmente a un nuevo registro eficaz. Por el contrario, si sus usuarios no envían habitualmente trabajos a imprimir por correo electrónico, este método puede parecer contraintuitivo y quedar en gran medida sin utilizar.

En Empleo, Ajustes es posible restringir los trabajos por correo electrónico a determinados grupos de usuarios. Los usuarios no registrados no están en ningún grupo de usuarios (por definición) y se registrarán como nuevos usuarios cuando envíen un trabajo por correo electrónico. Sin embargo, si tu configuración de usuario coloca automáticamente a estos usuarios recién registrados en un grupo de usuarios al que no se permite enviar trabajos por correo electrónico, los nuevos usuarios creados de esta forma no podrán enviar más trabajos por correo electrónico.

Registrarse pasando una tarjeta de identidad desconocida

A diferencia de las otras opciones enumeradas aquí, el registro de nuevos usuarios al pasar una tarjeta de identificación desconocida se configura en la opción Autenticación de usuarios de la Interfaz Web. En Comportamiento desconocido del DNI los administradores pueden seleccionar Registrar un nuevo usuario y, opcionalmente, seleccione un grupo al que se puedan añadir estos nuevos usuarios.

Esto significa que si se pasa por un lector de tarjetas una tarjeta de identificación que el sistema MyQ reconoce y no está asociada a una cuenta existente, se crea una cuenta nueva. Esta cuenta se crea inicialmente con el nombre anonymX (anonym1, anonym2, etc.) y el usuario se conecta automáticamente al terminal. Allí, puede editar la cuenta utilizando el botón Editar cuenta acción incorporada. Si la Habilitar la edición del perfil de usuario está activada en Usuarios pueden cambiar su nombre completo, correo electrónico e idioma por defecto; en caso contrario, sólo pueden cambiar el idioma por defecto.

Este método funciona bien en situaciones en las que las organizaciones cuentan con sólidos procedimientos de tarjetas de identificación y, a menudo, puede dar lugar a la creación de nuevas cuentas para usuarios que no eran necesariamente conscientes de que necesitaban una. Sin embargo, este método no incluye un correo electrónico automático que informe al usuario de que se ha creado una cuenta. Por este motivo, es fundamental informar a los usuarios sobre este método de registro, así como pedirles que modifiquen los datos de su cuenta.

Problemas comunes con el autorregistro de usuarios

Si los usuarios se autorregistran con frecuencia en tu cuenta MyQ, es una buena idea controlar este comportamiento para asegurarte de que no surgen complicaciones. Entre los problemas que pueden surgir por el autorregistro frecuente se incluyen:

Usuarios registrados que desconocen que tienen una cuenta activa y pueden intentar crear otra.
Usuarios registrados sin información básica de usuario o con información inexacta.
Múltiples cuentas creadas por un usuario a través de diferentes métodos de registro.
Usuarios existentes que crean cuentas nuevas por accidente (por ejemplo, tras enviar un trabajo por correo electrónico desde una dirección desconocida).

Para identificar y corregir errores de este tipo, le recomendamos que revise periódicamente a sus usuarios en la sección Usuarios de la interfaz de usuario web. En el caso de las grandes organizaciones, la edición y clasificación de las columnas disponibles puede ayudar a identificar cuentas de usuario con problemas, como la falta de información de usuario. Los detalles del usuario pueden editarse aquí manualmente, pero lo más importante es que esta información puede ayudarle a comprender cómo se puede estar haciendo un mal uso del autorregistro.

Al conocer los errores que pueden producirse durante el autorregistro, las organizaciones pueden educar a sus miembros para ayudarles a crear y gestionar cuentas adecuadamente en el futuro. Además, los errores del pasado pueden servir de base para tomar decisiones en el futuro a la hora de elegir cómo gestionar el registro de usuarios en toda la configuración de MyQ.