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Derechos de los usuarios
Los entornos de impresión, cuando están correctamente configurados, implican mucho más que un conjunto de dispositivos y las conexiones entre ellos. Requieren mantenimiento y materiales físicos como papel y tóner, pero también un conjunto de procedimientos que dictan qué se imprime y dónde, cómo se contabilizan los trabajos y, lo que es más importante, qué usuarios pueden hacer qué.
Cuando se trata de imprimir, escanear, etc., quién puede realizar qué acciones viene dictado por Políticas de usuarioque analizamos en detalle aquí. Sin embargo, asignar a los usuarios el grado correcto de control sobre el entorno en su conjunto es igualmente importante.
No querrás que un oficinista novato esté creando y borrando colas para toda tu organización, ni que un administrador experimentado se vea impedido de hacer cambios cuando sea necesario. Por eso vamos a hablar de Derechos de los usuariosPara ayudarle a crear un entorno de impresión equilibrado y funcional, le ayudamos a comprenderlos, configurarlos y mantenerlos, además de algunos ejemplos de casos prácticos.
Comprender los derechos de los usuarios
En el nivel más básico, los derechos asignados a un usuario dictan lo que puede ver y hacer en la Interfaz Web de MiQ. Diferentes derechos pueden permitir a los usuarios ver e interactuar con nuevas pestañas en el menú principal de la Interfaz Web de Usuario, o en Ajustes.
Menú principal de la Interfaz Web con derechos de administrador
Menú de configuración con derechos de administrador
Puedes conceder derechos a usuarios y grupos de usuarios que les permitan editar la configuración de MyQ según sea necesario, aunque generalmente recomendamos conceder sólo los derechos necesarios, y no más, para evitar cambios accidentales en el sistema.
¿Qué derechos de usuario están disponibles?
Ahora que entendemos los conceptos básicos de lo que son los Derechos de Usuario y por qué podríamos querer utilizarlos, vamos a profundizar en qué derechos están disponibles, y lo que hacen.
Derecha | Funciones |
|---|---|
Administrador | Concede plenos derechos *Admin, estos usuarios pueden realizar casi cualquier acción posible en MyQ. Excluye los Borrar tarjetas Bien. |
Aumentar las cuotas | El usuario tiene acceso al Aumento de cuotas pestaña. Permite crear aumentos de cuota, pero no ver los detalles de las cuotas originales. |
Gestionar empleos | El usuario puede ver y editar los trabajos de otros usuarios en la sección Empleo ficha. |
Gestionar licencias | El usuario puede ver, gestionar y activar licencias a través de Ajustes. |
Gestión de pagos | El usuario tiene acceso al Pagos en el menú principal. |
Gestionar impresoras | El usuario tiene acceso al Impresoras pestaña principal, para supervisar las impresoras y cambiar su configuración, así como la pestaña Impresoras y terminales y todas sus subsecciones, donde pueden modificar los ajustes. |
Gestionar proyectos | El usuario tiene acceso al Proyectos donde pueden ver proyectos, crear nuevos y editar los existentes. |
Gestionar colas | El usuario tiene acceso al Colas donde pueden ver y editar todos los aspectos de las colas existentes y crear otras nuevas. También pueden activar o desactivar las colas. |
Gestionar informes | El usuario tiene pleno acceso al Informes y puede acceder a todos los informes y editarlos. |
Gestionar la configuración | El usuario tiene acceso completo al nivel de administrador Ajustescon las excepciones de Tipo de servidor, Licenciay Derechos de los usuarios ajustes. |
Gestionar usuarios | El usuario tiene acceso al Usuarios pestaña principal, la Usuarios y la pestaña Políticas puede añadir usuarios y modificar su configuración y sus derechos. El usuario también tiene acceso a la Contabilidad pero no puede cambiar la configuración. Acceso a la pestaña Crédito pero el usuario sólo puede cambiar Usuarios y Grupos. El acceso a la pestaña Cuota pero al usuario sólo se le permite cambiar las definiciones de Cuota, no la configuración global de Cuota. |
Gestionar vales | El usuario tiene acceso al Lotes de vales donde pueden ver o eliminar los lotes existentes y añadir otros nuevos. |
Leer Empleo | El usuario puede ver todos los trabajos en Empleo pero no editarlos. |
Crédito de recarga | El usuario tiene acceso al Declaración de crédito pestaña en la que pueden recargar crédito, incluido el suyo propio. |
Ver registro | El usuario tiene acceso al Registro y Registro de auditoría donde pueden ver y filtrar las entradas de registro y exportarlas. |
Ver impresoras | El usuario tiene acceso al Impresoras pestaña principal, para supervisar las impresoras. |
Borrar tarjetas | Si se concede, el usuario tiene la Borrar tarjetas disponible en su Inicio en la interfaz web MyQ, donde pueden eliminar las tarjetas de identificación de cualquier usuario del que conozcan el número de identificación correspondiente. Esta opción sólo está disponible en los servidores 10.2. |
Sin derechos asignados
A usuario sin derechos asignados todavía puede acceder a la Interfaz Web de Usuario, aunque lo que puede hacer allí es extremadamente limitado.
En su Menú principal sólo verán el Inicio, Empleo, Agenda, Informesy Ajustes pestañas. En Informes pueden crear informes básicos sobre sus propias acciones, pueden añadir contactos a sus propias Agenday a través de Ajustes pueden ver y actualizar la Programador de tareaspero sólo pueden ver, ejecutar o editar las tareas para las que tienen derechos específicos.
En otras palabras, el usuario sin derechos asignados sólo tiene opciones muy básicas en MyQ, sin embargo son suficientes para la mayoría de los usuarios básicos sin rol administrativo.
Asignación de derechos de usuario
Una vez que sepa a qué usuarios desea asignar qué derechos, el proceso para hacerlo es sencillo. A la hora de asignar el mismo perfil de derechos a varios usuarios, los grupos de usuarios simplifican y agilizan el proceso.
En AjustesNavegue hasta Derechos ficha de Usuarios configuración. Los derechos asignados existentes se muestran y pueden editarse haciendo doble clic. Un perfil de derechos (el conjunto de derechos asignados a un usuario o grupo de usuarios) también puede eliminarse resaltando y haciendo clic en el botón Borrar icono.
Haciendo clic en Añadir usuario le permitirá seleccionar un usuario o grupo de usuarios y asignarles derechos o editar los que ya tienen. Simplemente marque las casillas de los derechos que desee asignar y haga clic en OK.
Si a un usuario se le asignan determinados derechos individualmente y tiene derechos adicionales por pertenecer a un grupo de usuarios concreto, los derechos son acumulativos. Esto significa que todos los derechos concedidos al usuario se aplican simultáneamente.
Por ejemplo, a Tim se le han concedido los derechos de Ver registro y Gestionar empleosy también está en el grupo de usuarios Oficinistasque ha obtenido el derecho a Borrar tarjetas. Como resultado, Tim tiene los derechos de Ver registro, Gestionar empleosy Borrar tarjetas. El mismo principio se aplicaría si Tim fuera miembro de dos grupos de usuarios a los que se han concedido derechos diferentes, Tim tiene todos los derechos concedidos a cada grupo.
Casos prácticos
Ahora que entendemos los fundamentos de los derechos de usuario, qué hace cada uno y cómo configurarlos, veamos algunos ejemplos reales de su uso. Cada uno de estos escenarios utiliza la configuración de derechos de usuario para resolver problemas administrativos comunes.
Administrador de oficina frente a administrador de impresión
En muchas grandes organizaciones, se necesitan distintos tipos de administradores para desempeñar funciones (a veces muy diferentes). Por ejemplo, un administrador de TI puede asumir la responsabilidad de mantener el sistema de impresión en funcionamiento, pero otros administradores siguen necesitando acceso a determinados elementos estructurales.
Es casi seguro que un administrador de TI necesite Administrador mientras que el administrador de la oficina, responsable de la gestión de usuarios y la contabilidad, necesita algunos permisos adicionales. Conceder al administrador de la oficina Administrador derechos es innecesario y no recomendable. Sin los conocimientos necesarios, es fácil cometer errores.
En su lugar, se puede conceder al Administrador de la Oficina la Gestionar usuarios y los derechos de Crédito de recarga y Gestionar proyectos. Esto les permite controlar la contabilidad según sea necesario y modificar las políticas de los usuarios existentes y nuevos en el entorno de impresión. Ambos administradores tienen los derechos necesarios para sus funciones, sin que un exceso de permisos cree la posibilidad de contratiempos.
Gestión simplificada de informes
Para muchos de los derechos mencionados en este artículo, tiene sentido que muchos o todos sus usuarios los tengan concedidos. Por ejemplo, puede ser útil permitir a todos los usuarios Leer Empleo o Ver impresoras.
Sin embargo, algunas funciones de MyQ pueden beneficiarse de un acceso limitado y, por muchas razones, el Gestionar informes derecho es uno de ellos. MyQ ofrece un enorme número de informes que pueden configurarse en iteraciones literalmente interminables, permitir que todos los usuarios accedan y creen informes puede resultar rápidamente en un caos.
En su lugar, permita que sólo una o un pequeño número de personas delegadas configuren y mantengan informes para toda su organización. Se espera que estas personas comprendan perfectamente cómo utilizar los informes y la información que se intenta recopilar. Pueden utilizar estos conocimientos para crear y aplicar una estructura de carpetas en sus informes, lo que significa que siempre es fácil acceder a las cifras más recientes.
El resto de usuarios podrán seguir ejecutando informes básicos en sus propias impresiones y utilizar la función Widget de impacto ambiental para controlar su propio consumo, mientras que los informes avanzados y la organización se dejan en manos de los profesionales.
Permitir la administración al tiempo que se protegen los datos
Muchas grandes organizaciones manejan a diario datos que están estrictamente protegidos, y el uso de derechos en MyQ puede ser una excelente forma de garantizar que todo lo confidencial se mantiene en función de la necesidad.
Concesión de la Gestionar la configuración derecho, en lugar del Administrador correcto, puede ser un método eficaz para permitir que un especialista configure su sistema MyQ, sin ver todos los datos de trabajo que pasan por él. Gestionar la configuración permite a un usuario configurar las redes, impresoras y colas de su entorno de impresión, protegiendo el contenido que se imprime desde ese mismo usuario.
Del mismo modo, derechos como Gestionar colas o Ver registro para que el personal de administración de TI pueda realizar su trabajo; mientras que los derechos de retención, como Leer Empleo mantiene a salvo todos tus datos confidenciales.