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Contabilidad por grupos
Si utiliza grupos de usuarios al configurar los ajustes de contabilidad de su organización, la gestión de usuarios y costes será mucho más sencilla. Esto se debe a que la asignación de pertenencias a grupos puede automatizarse durante la sincronización de usuarios, por lo que la asignación de límites de cuota predefinidos a sus usuarios también puede automatizarse.
Esto evitará situaciones en las que un nuevo usuario se añada a MyQ desde, por ejemplo, su Directorio Activo, y nadie se dé cuenta. Esto podría significar que los usuarios no formaran parte de ninguna unidad contable durante semanas o meses y, por tanto, su gasto no formara parte del informe mensual de uso de su departamento.
Grupos contables
En grupo contable es una unidad de usuarios que deben disponer de los mismos niveles de impresión y escaneado. Normalmente, se basan en los departamentos de una organización, pero pueden basarse en cualquier característica relevante que se considere adecuada para controlar el uso de los recursos en su organización.
Cuando se utiliza el método contable Grupos contablesCada usuario tiene exactamente un grupo de contabilidad al que se puede adjuntar una regla de cuota con un volumen permitido de impresión o escaneado. Todos los usuarios de este grupo contable comparten este saldo de cuota, y las acciones de cada uno durante un periodo de tiempo determinado disminuirán esta cuota compartida hasta que se restablezca esta cuota (y se vuelva a empezar).
Las operaciones de cada usuario se contabilizan automáticamente en su grupo contable, y la cuota de este grupo contable disminuye, a menos que también tengan una cuota individual que se utiliza primero.
Configuración de la contabilidad por grupos
Si los grupos contables son su método preferido para el uso de la supervisión, se recomienda la siguiente configuración.
Crear grupos específicos de MyQ (no es necesario)
Si su estructura organizativa existente no se ajusta a sus necesidades contables, puede crear grupos internos adicionales que se utilizarán únicamente en MyQ para diversas tareas. En cualquier momento puede optar por sincronizar algunos grupos de usuarios en estos grupos internos, lo que le permitirá combinar varios grupos en uno solo.
Crear fuentes de sincronización de usuarios
En primer lugar, necesitas que tus grupos aparezcan en MyQ. Configura las fuentes de tus usuarios según nuestros manuales.
Durante esta configuración, dispone de un cierto nivel de flexibilidad. En una fuente de sincronización, por lo general puede definir:
Grupos organizativos en su árbol desde los que desea sincronizar (en LDAP, pueden ser DNs Base en su árbol, en Entra ID sólo pueden ser grupos de usuarios Entra ID seleccionados).
Filtros de atributos (en LDAP, puedes filtrar usuarios e importar sólo usuarios que tengan el valor definido en un atributo, seleccionando efectivamente sólo los usuarios que quieres importar en esta fuente).
Ejemplo: Reunir a todos los profesores en un solo grupo
Imagine que gestiona un colegio y que en su estructura organizativa en Active Directory, sus profesores están divididos por clases. Pero usted no necesita tal nivel de granularidad para MyQ.
Crear un grupo interno llamado Profesores en MyQ.
Añada una fuente de sincronización LDAP de Active Directory.
Seleccione los grupos organizativos en los que residen sus profesores:
A través de los DN de base
O filtrando, por ejemplo
OU=profesores.
Importa todos estos profesores al Profesores grupo.
Ahora, puede crear una regla de cuotas para todos los profesores, independientemente de la clase en la que residan.
Hágalo creando varias fuentes de sincronización, en cada una de ellas utilice filtros (fuentes LDAP) o seleccione grupos de organizaciones que desee combinar en un grupo interno.
Centros de costes
Con Contabilidad de centros de costeCada usuario puede tener acceso a varios centros de coste. Cada uno de ellos también puede tener una regla de cuota adjunta, y estas reglas pueden diferir entre centros de coste.
De este modo, un usuario puede acceder a muchas cuentas de cuotas diferentes. Se les pide que especifiquen cuál de sus centros de costes quieren utilizar para imprimir, copiar y escanear antes de iniciar la acción en un dispositivo.
Incluso con las cuentas basadas en grupos configuradas, puedes crear nuevas reglas de cuota para usuarios individuales o para miembros de un grupo para darles individualmente un volumen extra de impresión y escaneado además de al que tienen acceso en función de su pertenencia a un grupo.