Microsoft Exchange Online-Einrichtung

Richten Sie zunächst Microsoft Exchange Online in Microsoft Azure ein und konfigurieren Sie es anschließend in MyQ.

Voraussetzung: SMTP AUTH

MyQ X versendet E-Mails über SMTP mit OAuth (XOAUTH2). Diese Methode erfordert, dass SMTP AUTH in Exchange Online aktiviert ist.

Wenn SMTP AUTH auf Mandanten- oder Postfachebene deaktiviert ist, funktioniert SMTP auf OAuth-Basis nicht und MyQ X kann keine E-Mails senden.

Weitere Informationen

• https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

Einrichtung von Microsoft Exchange Online in Microsoft Azure

1. Melden Sie sich beim Microsoft Azure-Portal an und gehen Sie zu „App-Registrierungen”.

   

2. Erstellen Sie eine neue Registrierung:

   

3. Erstellen Sie eine Azure-Anwendung:

   1. Name – Der Name für diese Anwendung (kann später geändert werden). Beispiel: MS Exchange Online. Es ist wichtig, denselben Namen zu verwenden, der auch in MyQ unter „Verbindungen“ verwendet wird.

   2. Unterstützte Kontotypen – Wer kann diese Anwendung verwenden oder auf diese API zugreifen? Wählen Sie die Option „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis (nur {Tenant-Name} – Single Tenant)“. Je nach Zielgruppe der Anwendung (welches Konto wird für die Autorisierung in MyQ verwendet) kann bei Bedarf auch eine Multi-Tenant-Anwendung verwendet werden.

   3. Umleitungs-URI (optional) – Die Authentifizierungsantwort wird nach erfolgreicher Authentifizierung des Benutzers an diese URL zurückgesendet. Wählen Sie die Option „Öffentlicher Client/nativ (Mobil & Desktop)“ aus der Dropdown-Liste aus und geben Sie https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient als Umleitungs-URI ein.

   4. Klicken Sie auf „Registrieren“.

      

4. Die Übersichtsseite der neuen App wird geöffnet. Kopieren Sie die Anwendungs-ID (Client-ID) und die Verzeichnis-ID (Tenant-ID), da diese für die Verbindung mit MyQ benötigt werden.

   

5. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „Authentifizierung“. Wählen Sie unter „Erweiterte Einstellungen“ unter „Öffentliche Client-Flows zulassen“ neben „Folgende Mobil- und Desktop-Flows aktivieren“ die Option „Ja“ aus und klicken Sie dann oben auf „Speichern“.

   

6. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „API-Berechtigungen“ und fügen Sie die zusätzlichen Berechtigungen hinzu, die für die korrekte Funktionalität erforderlich sind:

   1. Microsoft Graph: offline_access – Ermöglicht der App, die Daten, auf die Sie ihr Zugriff gewährt haben, anzuzeigen und zu aktualisieren, auch wenn Sie die App gerade nicht verwenden. Dadurch erhält die App keine zusätzlichen Berechtigungen.

   2. Microsoft Graph: User.Read – Anmelden und Benutzerprofil lesen.

   3. Microsoft Graph: IMAP.AccessAsUser.All – Ermöglicht der App das Lesen, Aktualisieren, Erstellen und Löschen von E-Mails in Ihrem Postfach. Beinhaltet keine Berechtigung zum Senden von E-Mails.

   4. Microsoft Graph: SMTP.Send – Ermöglicht es der App, in Ihrem Namen E-Mails aus Ihrem Postfach zu versenden.

Microsoft Exchange Online-Einrichtung in MyQ

1. Melden Sie sich bei der MyQ-Webadministratoroberfläche an und gehen Sie zu MyQ, Einstellungen, Verbindungen.

2. Klicken Sie auf „+ Hinzufügen“ und wählen Sie „Microsoft Exchange Online“ aus der Liste aus.

3. Füllen Sie im Popup-Fenster die erforderlichen Felder aus:

   

   1. Titel – Fügen Sie den Namen hinzu, den Sie bei der App-Registrierung in MS Azure gewählt haben, z. B. MS Exchange Online.

   2. Verzeichnis-ID (Mandanten-ID) – Die Verzeichnis-ID, die Sie während der Einrichtung von MS Azure kopiert haben.

   3. Anwendungs-ID (Client-ID) – Die Anwendungs-ID, die Sie während der Einrichtung von MS Azure kopiert haben.

4. Klicken Sie auf „OK“.

5. Nachdem Sie das externe System in MyQ eingerichtet haben, werden Sie aufgefordert, einen Code über die Microsoft-Website (https://microsoft.com/devicelogin) zu bestätigen. Der Code, den Sie bestätigen müssen, wird im Popup-Fenster direkt unter dem Link zur Microsoft-Website angezeigt. Für die Bestätigung des Codes gibt es ein Zeitlimit (in der Regel 15 Minuten).

Die E-Mail-Funktion ist erst nach erfolgreicher Bestätigung verfügbar.

Diese Bestätigung muss mit dem Microsoft-Konto erfolgen, dem die E-Mail-Adresse gehört, die für die Verbindung mit Exchange verwendet wird (Absender-E-Mail in MyQ, Einstellungen, Registerkarte „Netzwerk“).

Wenn Sie beispielsweise die Absender-E-Mail-Adresse „print@somedomain.com“ verwenden, müssen Sie sich in diesem Schritt auf der Microsoft-Website als dieser Benutzer authentifizieren.

Microsoft Exchange Online ist nun mit MyQ verbunden und kann in der Registerkarte „Netzwerkeinstellungen“ als ausgehender SMTP-Server und in der Registerkarte „Job-Einstellungen“ unter „Jobs per E-Mail“ als POP3- oder IMAP-Server verwendet werden.

Zusätzliche Einstellungen

Scan als angemeldeter Benutzer senden

Wenn MyQ so eingestellt ist, dass Scans als angemeldeter Benutzer in MyQ gesendet werden, Einstellungen, Scannen & OCR – Standardeinstellungen einer E-Mail mit Scan – Absender, muss die in MyQ authentifizierte Mailbox über die Berechtigung „Senden als“ für alle Benutzer verfügen.

1. Melden Sie sich beim Exchange-Verwaltungscenter an.

2. Gehen Sie zu „Postfächer“ und wählen Sie alle Benutzer aus.

3. Klicken Sie auf „Postfach-Vertretung“.

4. Wählen Sie das Postfach aus, das in MyQ bei der Erstellung des MS Exchange Online-Connectors authentifiziert wurde (Sie finden es in MyQ, Einstellungen, Verbindungen).

5. Wählen Sie die Berechtigung „Senden als“.

   

6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Deinem ausgewählten Postfach für ausgehende E-Mails wurden nun die Rechte zugewiesen, gescannte Dokumente im Namen des Benutzers zu versenden, der sie gescannt hat.

Wenn Sie E-Mails als Standardabsender senden möchten, ist diese Änderung nicht erforderlich.