Die verborgene Macht der einfachen Handlungen

Im Geschäftsalltag nehmen sich wiederholende Tätigkeiten zunehmend einen großen Teil der Arbeitszeit ein. Dieses Problem kann gelöst werden durch Digitalisierungsprozesse einführen. Ein Ansatzpunkt hierfür kann die Optimierung sein. Die Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales Format.

Die meisten Unternehmen streben zwangsläufig eine weitere Digitalisierung an. Derzeit 91 % der Unternehmen haben bereits mit der Umsetzung der Digitalisierung begonnen. ⁽¹⁾.

Wie in jedem Markt gibt es jedoch auch bei der Digitalisierung Vorreiter und Nachzügler. Die stärker digitalisierten Branchen legen die Trends und Best Practices für die übrigen fest. ⁽⁸⁾.

Digital Arbeitsabläufe

„Ein digitaler Workflow ist die Automatisierung aller Prozesse, die ein Unternehmen zur Erledigung seiner Aufgaben einsetzt. Er umfasst die Verfahren, Werkzeuge und Pläne zur Durchführung einer Reihe von Aufgaben. Wenn eine Reihe von Schritten zu erledigen ist und dieser Prozess digitalisiert wird, handelt es sich um einen digitalen Workflow.„ ⁽⁷⁾

Digitale Arbeitsabläufe sollten als Werkzeuge betrachtet werden, die greifbare Vorteile bieten, und nicht als Kostenfaktor. Darüber hinaus kann ein einmal etablierter digitaler Arbeitsablauf zu einem Teil Ihrer Produktionsroutine, wodurch die Belastung für Einzelpersonen reduziert wird.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die Einrichtung digitaler Arbeitsabläufe Ihr Wachstum aus verschiedenen Blickwinkeln fördern ⁽⁵⁾.

Vorteile der Datendigitalisierung in der Praxis

Führend in der Digitalisierung zahlreiche Vorteile genießen:

Mehr als die Hälfte der von Gartner befragten CEOs geben an, dass sie dank der Digitalisierung die Unternehmensgewinne steigern konnten. ⁽²⁾.
Der Einzelhandel steigert seine Effizienz, senkt die Kosten um 69 % und erhöht den Umsatz um 67 %. ⁽³⁾.
Die Digitalisierung fördert die Datentransparenz und den Umgang mit Daten, wodurch diese für die Öffentlichkeit besser zugänglich werden. Dies wiederum verbessert die Datenanalyse und trägt dazu bei, fundiertere Entscheidungen zu treffen. ⁽⁴⁾.
Die Verbesserung der Digitalisierung unterstützt Unternehmen dabei, agiler zu werden und sich auf Veränderungen vorzubereiten. ⁽⁹⁾.

Sectors digitization matrix. Harvard Business Review, April 2016 — Digitalisierungsmatrix für Branchen. Harvard Business Review, April 2016

Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Sie sie sortieren nach Kunde, Zeitraum und Branche oder verwenden Sie Barcodes, QR-Codesoder DokumenttypenDarüber hinaus können Sie Prozesse so einrichten, dass gescannte Dokumente aus verschiedenen Digitalisierungssätzen an den entsprechenden Orten gespeichert, Dadurch werden mögliche Verluste vermieden und alle Daten werden in einer organisierten Weise gespeichert.

Eliminierung manueller Prozesse

Reduzierung von Papierdokumenten

Reduzierung menschlicher Fehler

Weniger Duplikate

Vereinfachung von Geschäftsprozessen

Entwicklung effizienter Prozesse

Zeit- und Kostenersparnis

Automatisierung von Genehmigungsprozessen

Prozessprüfung

Prozessstandardisierung

Erhöhte Produktivität

Verbesserte Transparenz der End-to-End-Prozesse

Erhöhte Verantwortlichkeit

Digitale Arbeitsabläufe mit Einfache Maßnahmen

Beispiele:

Bitte richten Sie einen Graustufen-Broschürenscanauftrag im Format A4 im Format HCPDF ein.
Trennen Sie jede Seite, wenn Sie einen Stapel Dokumente unterschiedlicher Größe scannen mit Leere Seiten überspringen aktiviert, damit Sie sich nicht mit unnötigen Seiten befassen müssen.
Heften Sie Ihre Briefdruckaufträge direkt am Gerät.
Führen Sie einen Kopierauftrag durch, indem Sie A5 auf A3 in einem Arbeitsgang vergrößern.

Intuitive Arbeitsabläufe

Mit Easy Actions werden alle erforderlichen Scan-, Kopier- und Faxeinstellungen auf einem Bildschirm zusammengefasst. Native MFP-Anwendungen bieten zwar ähnliche Optionen, sind jedoch häufig unübersichtlich oder schlecht organisiert.

Es gibt Keine zusätzlichen Schritte oder versteckten Registerkarten mit unklaren Feldern zum Ausfüllen. Wählen Sie einfach die erforderlichen Parameter aus und Starten Sie einen Kopier- oder Scanauftrag mit nur einem Klick..

Beispiele:

Richten Sie für Ihre Finanzabteilung einen Easy Scan mit dem Namen „Steuererklärung“ ein, der alle Seiten aus dem ADF scannt, sie nach Seiten sortiert und alle Dokumente direkt an einen Ordner sendet, wo sie von einer anderen Software zur weiteren Verarbeitung abgerufen werden können.
Erstellen Sie eine Easy Copy mit dem Namen „Klassenkopie“ für einen Lehrer, der 25 Kopien eines Dokuments anfertigt, eine für jeden Schüler in seiner Klasse.

Beispiele:

Richten Sie Easy Scans mit Zielen wie OneDrive, Google Drive und Dropbox ein und ermöglichen Sie es Benutzern, ihre persönlichen Konten in MyQ zu verbinden. Dies bedeutet, dass Benutzer, die persönliche Dokumente im Büro scannen müssen, dies auf einfache Weise tun können.
Bitte konfigurieren Sie einen Easy Scan, der ein Dokument an einen Cloud- oder lokalen Ordner sendet, der von einer gesamten Abteilung gemeinsam genutzt wird, sodass alle Mitarbeiter sofort darauf zugreifen können.

Beispiele:

Bitte aktivieren Sie auf dem Server als Administrator Folgendes: Änderung des Wertes untersagen bewusste Nutzung von Ressourcen sicherstellen.
Erstellen Sie einen Bericht, um die Nutzung aller oder ausgewählter Geräte in Ihrer Flotte zu überprüfen, um festzustellen, wo die Mitarbeiter bevorzugt drucken, und um sicherzustellen, dass der Drucker an diesem Standort so energieeffizient wie möglich ist.

Zeiteffizienz

Einfache Maßnahmen zielen darauf ab, nur die wichtigen und notwendigen Schritte zu skizzieren, wenn jemand etwas tun möchte. eine Kopie erstellen, scannen, oder per FaxVerwenden Sie diese Funktionen, um den Zeitaufwand zu reduzieren, der damit verbunden ist, herauszufinden, wo sich eine benötigte Einstellung befindet oder wie man ein verstecktes Feld deaktiviert.

Darüber hinaus ist es nicht erforderlich, beispielsweise auf den Abschluss eines umfangreichen Scanvorgangs zu warten, um einen Druckauftrag zu starten. Beide Vorgänge können gleichzeitig ausgeführt werden.

Beispiel:

Wenn Ihr Unternehmen standardmäßig mit aktivierter kontinuierlicher Scanfunktion scannt und keine anderen Parameter ändert, aktivieren Sie bitte die kontinuierliche Scanfunktion und sperren Sie alle anderen Werte. Nun ist die kontinuierliche Scanfunktion immer aktiviert und es ist nicht erforderlich, auf andere Einstellungen am Gerät zu klicken, um den Scanvorgang zu starten.
Aktivieren Sie das Drucken aus einem Cloud-Ziel in Easy Print (Easy Print → Speicher) und das Scannen in ein Cloud-Ziel in Easy Scan (Easy Scan → Ziele → Hinzufügen → Cloud-Speicher → Parameter), um beide Arten von Aufträgen gleichzeitig ausführen zu können.

Skalierbarkeit

Es können beliebig viele einfache Aktionen eingerichtet werden. Diese können in Ordnern organisiertOrdner können verschiedenen Benutzergruppen angezeigtDie Workflows können so eingerichtet werden, dass ein bestimmter Scan-, Kopier- oder Faxauftrag gestartet wird, ohne dass der Endbenutzer zusätzliche Schritte ausführen muss.

Einfache Maßnahmen können sowohl für kleine Teams als auch für große Abteilungen unabhängig von ihrer Größe eingerichtet werden. Es ist lediglich erforderlich, zu ermitteln, welche sich wiederholenden Aufgaben optimiert werden können, und die erforderlichen Maßnahmen festzulegen.

Beispiele:

Gruppieren Sie Easy Scan in einem Ordner, der nur für bestimmte Benutzer sichtbar ist.
Richten Sie Easy Fax mit einer bestimmten Kontaktliste ein, um die Auswahl zu beschleunigen.
Erstellen Sie verschiedene Easy Copy-Profile, geben Sie ihnen selbsterklärende Titel und klicken Sie auf „Werteänderung verbieten“, um das Kopieren mit einem Klick zu starten.

Beispiele:

Bei der Arbeit mit ScannerVision sollten Sie verschiedene Workflows einrichten, die es den Benutzern ermöglichen, ihren Scanauftrag zu konfigurieren, z. B. durch Auswahl eines Dateityps.
Richten Sie eine Barcode-Lesefunktion ein und sortieren Sie Ihre Dokumente anhand des Barcodes.

Beispiele:

Geräte, die die Inhaltsausrichtung unterstützen, verwenden diese weiterhin.
Geräte, die Aufträge intern speichern oder archivieren können, behalten diese Funktion bei.

Referenzen:

(1) https://quixy.com/blog/top-digital-transformation-statistics-trends-forecasts/

(2) https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2017-04-24-gartner-survey-shows-42-percent-of-ceos-have-begun-digital-business-transformation

(3) https://www.fujitsu.com/global/solutions/industry/retail/digital-transformation-trends-retail.html

(4)https://www.adobe.com/acrobat/resources/important-documents-to-digitize.html

(5) https://www.walkme.com/glossary/digital-workflow/

(6) https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation#/

(7) https://www.adobe.com/acrobat/resources/what-is-a-digital-workflow.html

(8) https://hbr.org/2016/04/a-chart-that-shows-which-industries-are-the-most-digital-and-why

(9) https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/when-to-shift-your-digital-strategy-into-a-higher-gear