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Unterwegs drucken mit Job Roaming
Für viele Arbeitnehmer sind die Zeiten längst vorbei, in denen sie ausschließlich an einem Standort arbeiteten und ihre Aktivitäten auf einen einzigen Drucker beschränkt waren. MyQ ist bestrebt, Lösungen anzubieten, die Unternehmen und Einzelpersonen unterstützen, die häufig unterwegs sind.
Job Roaming in MyQ bietet Ihnen Flexibilität bei der Entscheidung, wo und wie Sie Ihre Dokumente drucken möchten. Wenn Sie von einer Niederlassung zur anderen wechseln, selbst über Länder- oder Kontinentgrenzen hinweg, gibt es keinen Grund, warum Ihre Druckaufträge nicht mitreisen und Ihnen nach Belieben zur Verfügung stehen sollten.
Ob Sie nun kurzfristig zu einer anderen Niederlassung reisen oder Ihre Dokumente lieber in einem Büro vorbereiten und in einem anderen ausdrucken möchten, wo Sie Kunden treffen – Ihre Druckaufträge stehen Ihnen überall dort zur Verfügung, wo Sie sie benötigen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Job Roaming in MyQ dies nicht nur möglich, sondern auch einfach macht.
Übersicht über Job Roaming
Job Roaming ist in jeder MyQ-Konfiguration möglich, die mehrere Standorte umfasst, die von einem Central Server aus betrieben werden. Druckaufträge, die von einem Standort zum Drucken gesendet wurden, können von einem Embedded Terminal an einem anderen Standort abgerufen und gedruckt werden.
Der Druckauftrag wird auf dem Server des ursprünglichen Standorts gespeichert, bis sich der Benutzer an einem anderen Standort anmeldet, wo er den Auftrag in die Job Roaming-Warteschlange herunterlädt. Da die Dateien nicht unnötig zwischen Servern übertragen werden, garantiert diese Methode eine möglichst geringe Netzwerkbelastung.
Sie können auswählen, welchen Benutzern oder Benutzergruppen Sie die Nutzung der Job Roaming-Funktion erlauben möchten, ob relevante Roaming-Aufträge in einer separaten Auftragsliste geführt oder derselben Liste wie lokale Aufträge hinzugefügt werden sollen und ob sie über den Befehl „Alle drucken“ gedruckt werden sollen. Sie können auch genau festlegen, welche Warteschlangen für Roaming-Aufträge verwendet werden sollen.
Ein einfaches Beispiel, wie dies funktioniert: Ein Benutzer in Ihrer Niederlassung in Dublin bereitet Dokumente vor, die für Kunden in London gedruckt werden sollen. Von der Niederlassung in Dublin aus sendet er diese Dokumente zum Drucken an eine Pull-Print-Warteschlange, druckt sie jedoch nicht aus. Am nächsten Tag, nach seiner Ankunft in der Niederlassung in London, authentifiziert er sich einfach an einem Embedded Terminal, wählt den am Vortag gesendeten Auftrag aus und drückt auf „Drucken“, um innerhalb von Sekunden eine gedruckte Kopie in den Händen zu halten.
Vorteile von Job Roaming
Keine Notwendigkeit, Dokumente mitzuführen
Ganz einfach gesagt kann Job Roaming die Ressourcen reduzieren, die Sie mitnehmen müssen, wenn Sie von einer Niederlassung Ihres Unternehmens zur anderen reisen. In manchen Fällen ist dies ideal, weil Sie mit leichtem Gepäck reisen oder nicht möchten, dass Papiere gefaltet oder zerknittert werden. In extremeren Fällen haben Sie vielleicht viele hundert Seiten zu drucken, die an einem Ort vorbereitet wurden, aber an einem anderen benötigt werden. Die Gepäckbeschränkungen der Fluggesellschaften sind schon ohne kiloweise Papier ein großes Problem.
Ein einheitliches Drucksystem
Vielleicht fragen Sie sich an dieser Stelle, warum Sie Ihre Dokumente nicht einfach in einem Cloud-Speicher ablegen, am gewünschten Zielort darauf zugreifen und auf „Drucken“ klicken. Natürlich ist dies eine Option. Wenn Sie jedoch das Druck-Roaming in MyQ aktivieren, werden Ihre Druckeinstellungen, Richtlinien und Konfigurationen nahtlos von einem Standort zum anderen übertragen. Es ist zwar ein anderer Drucker, aber alles andere bleibt gleich.
Flexibilität zwischen Standorten
Wenn Ihre Tätigkeit häufige Reisen zwischen den Standorten Ihres Unternehmens erfordert, möchten Sie, dass der Wechsel zwischen diesen so nahtlos wie möglich verläuft. Dies gilt auch für Ihre Dokumente, sowohl für diejenigen in der Cloud als auch für diejenigen, von denen Sie eine gedruckte Kopie benötigen. Es gibt keinen Grund, warum die Dokumente, die Sie in Dubai zum Drucken gesendet haben, nicht auch in New York auf Sie warten sollten – und dank MyQ mit Job Roaming ist genau das der Fall. Senden Sie Ihre Dokumente zum Drucken, sobald sie fertig sind, und drucken Sie sie aus, wann und wo immer Sie sind.
Erhöhte Sicherheit
Die Speicherung Ihrer Dokumente in MyQ anstelle eines externen Speicherorts oder Geräts dient auch der Erhöhung Ihrer Sicherheit. Alles verbleibt auf einem MyQ-Server, der von Ihnen kontrolliert wird, bis Sie bereit sind, es auszudrucken. Dies verringert die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder sogar gestohlen werden, sei es in Papierform, auf einem externen Speichermedium oder von einem kompromittierten Online-Speicherort.
Anwendungsbeispiele aus der Industrie
Falls Sie noch nicht von den Vorteilen des Job Roamings überzeugt sind, haben wir einige branchenspezifische Anwendungsbeispiele zusammengestellt, um die potenziellen Vorteile zu veranschaulichen.
Fertigung
Fred arbeitet für ein großes Fertigungsunternehmen mit einer Zentrale und mehreren Niederlassungen, von denen jede in erster Linie als Fabrik dient, in der elektronische Geräte hergestellt werden. Er ist für Gesundheit und Sicherheit zuständig, und zu seinen Aufgaben gehört es, diese Standorte zu besuchen und die Schulung zu neuen Sicherheitsinitiativen zu beaufsichtigen.
In der Zentrale erstellt er ein einziges Dokument, das schließlich ausgedruckt und an Hunderte von Mitarbeitern in verschiedenen Niederlassungen verteilt werden muss, wenn diese eine neue Schulung erhalten. Anstatt mit Koffern voller Papier in Zug oder Flugzeug zu steigen, reist er mit nichts anderem als seiner MyQ-PIN zum jeweiligen Standort, meldet sich an einem Embedded Terminal in der entsprechenden Niederlassung an und druckt die richtige Anzahl an Kopien aus, je nachdem, wie viele Mitarbeiter an der Schulung des jeweiligen Tages teilnehmen.
Finanzen
Jackie arbeitet für eine große private Investmentfirma mit Niederlassungen weltweit. Sie reist oft zwischen den Büros hin und her, um sich mit Partnern und hochkarätigen Kunden abzustimmen, obwohl es nicht immer möglich ist, im Voraus genau zu wissen, was bei den Besprechungen zur Sprache kommen wird.
Sie hält stets eine Vielzahl von Informationspaketen für verschiedene Anlageinstrumente bereit, damit sie immer über die notwendigen Unterlagen verfügt, um Kunden über ihre Optionen zu informieren. Diese sind druckfertig vorbereitet und in MyQ als Favoriten gespeichert. Das bedeutet, dass sie nach einem ersten Gespräch mit einem potenziellen Investor nur wenige Minuten benötigt, um zum nächsten Drucker zu gehen und Kopien von drei verschiedenen Informationspaketen zu erhalten, von denen sie glaubt, dass sie bei diesem speziellen Treffen von Interesse sein könnten. Ihre nächste Station ist San Francisco, wo sie den Vorgang mit den Dokumenten wiederholen kann, die ihr nach ihrer Ankunft am geeignetsten erscheinen.
Gesundheitswesen
Dr. Singh praktiziert fast ausschließlich in einem großen Krankenhauskomplex in London, einer traditionsreichen Einrichtung, die sich über mehrere Gebäude mit unterschiedlichen Fachbereichen erstreckt. Während sie Ausdrucke der Patientenunterlagen und Behandlungsoptionen vorbereitet, stellt sie fest, dass der Patient auf eine Spezialstation in einem anderen Gebäude verlegt wurde.
Da sie weiß, dass die Familie des Patienten zu Besuch ist und auf Neuigkeiten zu seinem Zustand hofft, eilt sie zur Spezialstation, ohne die Unterlagen auf dem Bürodrucker auszudrucken, den sie normalerweise benutzt. Glücklicherweise werden alle Geräte im gesamten Komplex über einen MyQ Central Server verwaltet, was bedeutet, dass die Dokumente, die sie noch nicht gedruckt hat, in ihrer privaten Warteschlange bereitstehen, als sie sich am Drucker auf der Spezialstation anmeldet. Innerhalb weniger Minuten erhält sie einen Ausdruck der Informationen, die sie sorgfältig zusammengestellt hat, und druckt eine zusätzliche Kopie für die Schwester des Patienten aus, die diese mit nach Hause nehmen kann.
Job Roaming von einem Standort aus
Die Idee, Job Roaming zu nutzen, ohne an einen anderen Standort zu reisen, mag kontraintuitiv erscheinen, und sicherlich besteht für viele Organisationen kein Bedarf an dieser Lösung. Für diejenigen, die eine große und vielfältige Druckerflotte verwalten, kann diese Lösung jedoch ihre Prozesse vereinfachen und optimieren.
Wenn Ihr Betrieb groß genug ist, um den Betrieb mehrerer Print Server zu rechtfertigen, kann es sinnvoll sein, diese alle mit einem einzigen Central Server zu verbinden und den Benutzern die Nutzung von Job Roaming zu ermöglichen, damit ihre Druckaufträge unabhängig davon, welches Gerät gerade am nächsten ist, bereitgehalten werden. Das bedeutet, dass Druckaufträge, die auf einer Etage oder in einer Abteilung über Print Server A gesendet wurden, problemlos auf Geräten unter Server B abgerufen und ausgeführt werden können, ohne dass Dokumente erneut gesendet werden müssen.