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Vorläufige PINs
In Ihrer Organisation kann es Situationen geben, in denen die Einrichtung eines temporären PIN-Codes für den Zugriff erforderlich oder praktisch ist. PIN-Codes können zur Authentifizierung an Geräten, in der MyQ-Web-Oberfläche, im Desktop Client oder im Mobile Client verwendet werden, um auf Drucken, Scannen und andere MyQ-Funktionen zuzugreifen.
MyQ ermöglicht es Administratoren, temporäre PIN-Codes in ihren Arbeitsabläufen zu implementieren. Entweder, indem sie die Generierung aller PINs als temporär für alle Benutzer des Systems aktivieren, oder indem sie nur ausgewählte Gruppen von Benutzern festlegen, deren PIN immer temporär sein soll, während andere Benutzer die Möglichkeit haben, permanente PIN-Codes zu erhalten.
Anwendungsfall: Temporäre PINs für Gastbenutzer
Wenn Sie häufig Gastbenutzer in Ihrem Unternehmen empfangen, z. B. externe Besucher oder Auftragnehmer, möchten Sie vielleicht verhindern, dass diese eine dauerhafte PIN erhalten, die sie jedes Mal verwenden können, wenn sie wieder in Ihr Büro kommen.
In diesem Szenario werden Sie bestimmte Benutzergruppen definieren wollen, deren PIN immer als temporär generiert wird. Sie können dies mit der Option Jobs per E-Mail um auch die Selbstregistrierung Ihrer Gastnutzer und Besucher zu ermöglichen.
Einstellungen > Benutzerauthentifizierung > PIN
Einstellungen > Benutzer
Einstellungen > Aufträge > Aufträge per E-Mail
Mit dieser Konfiguration ist der folgende Arbeitsablauf möglich:
Ein Gastbenutzer kommt in Ihr Büro, hat aber noch kein MyQ-Konto; er wird angewiesen, einen Auftrag an eine spezielle E-Mail-Adresse zu senden, damit er per E-Mail drucken kann, wenn er einen Druckauftrag benötigt.
Dieser Gastbenutzer möchte drucken und sendet ein Druckdokument per E-Mail; für ihn wird automatisch ein neues MyQ-Konto erstellt.
Dieser neue, automatisch erstellte Benutzer wird dem SELBSTREGISTRIERT Gruppe (siehe die Benutzer Einstellungen, die es einem unbekannten Nutzer erlaubten, sich selbst zu registrieren, indem er einen Auftrag per E-Mail schickt, und dieses Konto wird automatisch Mitglied der SELBSTREGISTRIERT Gruppe).
Dieser neue Benutzer erhält eine temporäre PIN, die 24 Stunden lang gültig ist, in seiner Mailbox.
Mit der automatischen Registrierung wurden sie Mitglied der SELBSTREGISTRIERT Gruppe; und diese Gruppe ist so eingestellt, dass sie immer nur temporäre PINs erhält (siehe die Vorläufige PINs Einstellungen)
Dieser Benutzer kann die temporäre PIN verwenden, um einen Tag lang in Ihrer Umgebung zu drucken; am nächsten Tag ist seine PIN ungültig.
Wenn dieser Benutzer das nächste Mal ins Büro kommt, wird er ein weiteres Dokument zum Drucken per E-Mail senden, da sein in Schritt 2 erstelltes Konto noch in der SELBSTREGISTRIERT Gruppe ist die neue PIN, die sie erhalten, wieder nur 24 Stunden lang gültig.
Andere, reguläre Benutzer in Ihrer Organisation, wie z. B. Mitarbeiter, sind davon nicht betroffen. Wenn Sie ihnen PINs generieren oder sie selbst PINs generieren, erhalten sie eine PIN, die nie automatisch abläuft.
Die folgende Tabelle vergleicht die Optionen eines normalen Benutzers und eines Benutzers, der die SELBSTREGISTRIERT Gruppe.
Regelmäßiger Benutzer (nicht Mitglied der Gruppe SELBSTREGISTIERUNG) | Selbstregistrierter Benutzer per E-Mail (automatisch Mitglied der Gruppe SELF-REGISTERED) |
|---|---|
Jedes Mal, wenn sie einen neuen Auftrag (nur) per E-Mail an MyQ senden, erhalten sie eine neue PIN. | Jedes Mal, wenn sie einen neuen Auftrag (nur) per E-Mail an MyQ senden, erhalten sie eine neue PIN. |
Jede PIN, die sie erhalten, ist beständig (läuft nicht automatisch ab). | Jede PIN, die sie erhalten, ist vorübergehend (läuft nach der festgelegten Zeitspanne ab). |
Jedes Mal, wenn eine PIN für sie geändert wird, erhalten sie diese neue PIN per E-Mail. | Jedes Mal, wenn eine PIN für sie geändert wird, erhalten sie diese neue PIN per E-Mail. |
Sie können auch selbst eine neue PIN generieren, und die neue PIN, die sie erhalten, ist immer hartnäckig*. | Sie können auch selbst eine neue PIN generieren, und die neue PIN, die sie erhalten, ist immer vorübergehend*. |
Die Option Benutzer kann PIN ändern in Benutzerauthentifizierung - PIN kann auch deaktiviert werden; dies betrifft alle Benutzer in Ihrer Organisation.
Wenn diese Funktion deaktiviert ist, kann kein Benutzer eine PIN für sich selbst in der MyQ-Webschnittstelle oder im Mobile Client neu generieren, und er kann eine vergessene PIN nicht über den Anmeldebildschirm der MyQ-Webschnittstelle wiederherstellen.
Wenn Sie diese Option aktivieren, können auch Ihre Gastbenutzer auf diese Optionen zugreifen, um ihre PIN zu erneuern. Allerdings wird ihre PIN nur vorübergehend sein, während andere reguläre Benutzer wie gewohnt dauerhafte PINs erhalten.
Anwendungsfall: Durchsetzung von Richtlinien zur regelmäßigen Änderung von PIN-Codes
In MyQ - Einstellungenunter dem Benutzerauthentifizierungfinden Sie Optionen, die sich auf PIN-Codes beziehen. Wenn Sie nur temporäre PINs für alle Benutzer in Ihrem System verwenden möchten, empfiehlt es sich, die folgenden Optionen zu konfigurieren:
Aktivieren Sie Benutzer kann PIN ändern
Aktivieren Sie Neue PIN per E-Mail senden
Aktivieren Sie PINs als temporär generieren
Nur für Benutzer: Alle Benutzer
Gültigkeit von temporären PINs: zum Beispiel, 720 Stunden (30 Tage)
Mit diesen Einstellungen wird der folgende Arbeitsablauf festgelegt:
MyQ generiert automatisch eine zufällige PIN für jeden neuen Benutzer, unabhängig davon, ob er manuell oder über die Benutzersynchronisation angelegt wird.
Jedes Mal, wenn eine PIN für einen solchen Benutzer erstellt wird, erhält der Benutzer eine E-Mail mit dem neuen PIN-Code. So wird sichergestellt, dass die Benutzer ihre Anmeldedaten immer zur Hand haben und wissen, welche PIN die aktive ist.
Alle PINs, die für Ihre Nutzer generiert werden, sind immer temporär und 30 Tage lang gültig. Die Information, wie lange die PIN gültig ist, ist Teil der E-Mail, die der Nutzer erhält, so dass die Nutzer immer wissen, wie lange sie die gerade erhaltene PIN verwenden können.
Wenn die PIN des Benutzers abgelaufen ist, kann sich dieser Benutzer bei keiner MyQ-Schnittstelle anmelden, er kann jedoch die MyQ-Web-Schnittstelle oder den Mobile Client öffnen und eine neue PIN für sich selbst generieren.
Die neue PIN, die sie erhalten, wird ihnen erneut per E-Mail zugeschickt und ist ebenfalls 30 Tage lang gültig.
In diesem Szenario wird erwartet, dass die Nutzer über die Situation mit den PIN-Codes aufgeklärt werden. Sie sollten wissen, dass jede PIN, die sie erhalten, nur vorübergehend ist. Sie sollten also davon ausgehen, dass sie ihren PIN-Code nur 30 Tage lang verwenden können, und dass ihre PIN nach diesem Zeitraum nicht mehr funktioniert. Sie sollten darüber informiert werden, wie sie einen neuen PIN-Code erstellen können und dass ihnen ihre neuen PIN-Codes per E-Mail zugesandt werden.
Anwendungsfall Nr. 3: Kurzlebige PINs zur Registrierung von ID-Karten
Für einige Organisationen kann die Verwendung einer temporären PIN eine Methode sein, die es den Benutzern ermöglicht, sich später mit ihrer ID-Karte zu registrieren, wobei die Karte dann die PIN als permanente Authentifizierungsmethode ersetzt. Dies ist sowohl für die Benutzer als auch für die Administratoren einfach. Die Administratoren müssen nur einmal eine PIN für den Benutzer erstellen, die dann automatisch abläuft. Der Benutzer muss nur einmal seine Karte an einem Gerät durchziehen und die PIN eingeben, um die Karte zu registrieren.
Um diese Option zu nutzen, ist es notwendig, das Verhalten zu definieren Wenn eine unbekannte ID-Karte durchgestrichen wird als Erlauben Sie dem bestehenden Benutzer, die Karte zu registrieren.
In diesem Fall ist es am besten, neue Benutzer mit einer temporären PIN zu registrieren, die nur für einige Tage gültig ist. Sobald sie diese PIN erhalten haben, können sie:
Sie ziehen ihre neue ID-Karte an einem Embedded Terminal durch.
Sie werden dann aufgefordert, die Karte zu registrieren.
Der Benutzer gibt die ihm mitgeteilte vorläufige PIN ein, und die Karte wird auf seinem Konto registriert.
Der PIN-Code ist nicht mehr erforderlich, da sich der Benutzer per Karte authentifiziert und die PIN in Kürze abläuft, was die Sicherheitsrisiken minimiert.
Empfehlungen und Warnungen
Es gibt einige Fehlkonfigurationen, die es Ihren Benutzern erschweren könnten, MyQ kontinuierlich zu nutzen. Seien Sie sich dieser Situationen bewusst und versuchen Sie, sie zu vermeiden.
PIN nicht per E-Mail senden
Beachten Sie, dass Sie bei der Deaktivierung von PIN per E-Mail sendenund neue PINs generieren, werden Ihre Benutzer keine E-Mails mit diesen neuen PINs erhalten. Wenn der PIN-Code ihre einzige Authentifizierungsmethode ist, können sie MyQ nicht mehr nutzen.
Deaktivierte Option Erlauben Sie den Benutzern, eine PIN zu generieren
Wenn Sie den Benutzern nicht den Zugriff auf die PIN generieren Bitte beachten Sie, dass nur Administratoren PIN-Codes für Ihre Benutzer erstellen können. Die Benutzer selbst können keine neue PIN in der MyQ-Webschnittstelle erstellen und sie können auch keine vergessene PIN zurücksetzen.