Konzerninterne Rechnungslegung

Wenn Sie bei der Konfiguration der Abrechnungseinstellungen in Ihrem Unternehmen Benutzergruppen verwenden, wird Ihre Benutzer- und Kostenverwaltung wesentlich einfacher. Denn die Zuweisung von Gruppenmitgliedschaften kann bei der Benutzersynchronisation automatisiert werden, so dass auch die Zuweisung von vordefinierten Kontingentgrenzen an Ihre Benutzer automatisiert werden kann.

Dadurch wird verhindert, dass ein neuer Benutzer z. B. aus Ihrem Active Directory zu MyQ hinzugefügt wird, ohne dass dies jemandem auffällt. Dies könnte bedeuten, dass Benutzer wochen- oder monatelang keiner Abrechnungseinheit angehörten und ihre Ausgaben daher nicht in den monatlichen Nutzungsbericht ihrer Abteilung aufgenommen wurden.

Buchhaltungsgruppen

Eine Buchhaltungsgruppe ist eine Einheit von Anwendern, die in gleichem Maße über Druck- und Scanfunktionen verfügen sollten. In der Regel basieren diese auf den Abteilungen einer Organisation, können aber auch auf allen relevanten Merkmalen basieren, die für die Kontrolle der Ressourcennutzung in Ihrer Organisation als geeignet erachtet werden.

Bei Anwendung der Buchführungsmethode BuchhaltungsgruppenJeder Benutzer hat genau eine Abrechnungsgruppe, der Sie eine Kontingentregel mit einem zulässigen Druck- oder Scanvolumen zuordnen können. Alle Benutzer in dieser Abrechnungsgruppe teilen sich dann diesen Kontingentsaldo, und die Aktionen aller Benutzer während eines bestimmten Zeitraums verringern dieses gemeinsame Kontingent, bis dieses Kontingent zurückgesetzt wird (und neu beginnt).

Die Vorgänge eines jeden Benutzers werden automatisch seiner Abrechnungsgruppe zugerechnet, und das Kontingent dieser Abrechnungsgruppe wird verringert, es sei denn, er hat auch ein individuelles Kontingent, das zuerst verbraucht wird.

Buchhaltung gruppenbasiert einrichten

Wenn Sie Buchhaltungsgruppen als Überwachungsmethode bevorzugen, wird die folgende Einrichtung empfohlen.

MyQ-spezifische Gruppen erstellen (nicht erforderlich)

Wenn Ihre bestehende Organisationsstruktur nicht den Anforderungen Ihrer Buchhaltung entspricht, können Sie zusätzliche interne Gruppen erstellen, die nur in MyQ für verschiedene Aufgaben verwendet werden. Sie können jederzeit einige Benutzergruppen mit diesen internen Gruppen synchronisieren, so dass Sie mehrere Gruppen zu einer einzigen zusammenfassen können.

Benutzer-Synchronisationsquellen erstellen

Zunächst müssen Ihre Gruppen in MyQ erscheinen. Konfigurieren Sie die Quellen Ihrer Benutzer gemäß unseren Handbüchern.

Bei dieser Einrichtung haben Sie ein gewisses Maß an Flexibilität. In einer Synchronisationsquelle können Sie normalerweise definieren:

• Organisationsgruppen in Ihrem Baum, von dem aus Sie synchronisieren möchten (in LDAP können dies Basis-DNs in Ihrem Baum sein, in Entra ID können dies nur ausgewählte Entra ID-Benutzergruppen sein).

• Attributfilter (in LDAP können Sie Benutzer filtern und nur die Benutzer importieren, die den von Ihnen definierten Wert in einem Attribut haben, so dass Sie nur die Benutzer auswählen, die Sie in diese Quelle importieren möchten).

Beispiel: Alle Lehrer in einer Gruppe zusammenfassen

Stellen Sie sich vor, Sie leiten eine Schule und in Ihrer Organisationsstruktur in Active Directory sind Ihre Lehrer nach Klassen unterteilt. Aber für MyQ brauchen Sie eine solche Granularität nicht.

1. Erstellen Sie eine interne Gruppe namens Lehrerinnen und Lehrer in MyQ.

2. Fügen Sie eine Active Directory LDAP-Synchronisationsquelle hinzu.

3. Wählen Sie die Organisationsgruppen aus, in denen sich Ihre Lehrer befinden:

   1. Entweder über Basis-DNs

   2. Oder Filterung z.B. OU=Lehrer.

4. Importieren Sie alle diese Lehrer in die Lehrerinnen und Lehrer Gruppe.

Jetzt können Sie eine Quotenregel für alle Lehrer erstellen, unabhängig davon, in welcher Klasse sie sich befinden.

Erstellen Sie dazu mehrere Synchronisationsquellen, verwenden Sie in jeder dieser Quellen Filter (LDAP-Quellen) oder wählen Sie Organisationsgruppen aus, die Sie zu einer internen Gruppe zusammenfassen möchten.

Kostenstellen

Mit Kostenstellenrechnungkann jeder Benutzer Zugang zu vielen Kostenstellen haben. Jeder von ihnen kann auch eine Quotenregel zugewiesen werden, und diese Regeln können sich von Kostenstelle zu Kostenstelle unterscheiden.

Auf diese Weise kann ein Benutzer auf viele verschiedene Kontingentkonten zugreifen. Er wird aufgefordert, vor dem Start der Aktion auf einem Gerät anzugeben, welche seiner Kostenstellen er zum Drucken, Kopieren und Scannen verwenden möchte.

Auch wenn gruppenbasierte Konten konfiguriert sind, können Sie neue Kontingentregeln für einzelne Benutzer oder für Mitglieder einer Gruppe erstellen, um ihnen individuell zusätzliches Druck- und Scanvolumen zu gewähren, das über das hinausgeht, worauf sie aufgrund ihrer Gruppenmitgliedschaft Zugriff haben.