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Le pouvoir caché des actions simples
De plus en plus, la vie professionnelle quotidienne est occupée par des actions répétitives. Ce problème peut être résolu par adopter des processus de numérisation. L'un des leviers d'action à cet égard peut être la rationalisation... la conversion de documents papier en format numérique.
La plupart des entreprises cherchent inévitablement à se numériser davantage. Actuellement, 91% des entreprises ont déjà commencé au moins une partie de la mise en œuvre de la numérisation. (1).
Toutefois, à l'instar de tout marché, la numérisation fait émerger des leaders et des suiveurs. Les secteurs les plus numérisés définissent les tendances et les meilleures pratiques pour les autres. (8).
Numérique Flux de travail
"Un flux de travail numérique est l'automatisation de tout processus qu'une organisation utilise pour accomplir des tâches. Il comprend les procédures, les outils et le plan d'exécution d'une série de tâches. S'il y a une série d'étapes à franchir et si ce processus devient numérique, il s'agit alors d'un flux de travail numérique." (7)
Les flux de travail numériques doivent être considérés comme des outils apportant des avantages tangibles et non comme une dépense budgétaire. En outre, une fois mis en place, un flux de travail numérique peut devenir un outil de travail à part entière. une partie de votre routine de productionLa Commission européenne a donc décidé de mettre en place un système d'alerte précoce, réduisant ainsi la charge qui pèse sur les individus.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la mise en place de flux de travail numériques peut faciliter votre croissance sous différents angles (5).
Avantages de la numérisation des données dans la pratique
Leaders de la numérisation bénéficier de multiples avantages:
Plus de la moitié des PDG interrogés par Gartner déclarent avoir réussi à améliorer les bénéfices de leur entreprise grâce à la numérisation.(2).
Le secteur du commerce de détail améliore son efficacité et réduit ses coûts de 69 %, tout en augmentant ses revenus de 67 %. (3).
La numérisation favorise la transparence et le traitement des données en les rendant plus accessibles au public, ce qui stimule l'analyse des données et aide à prendre des décisions plus précises. (4).
L'amélioration de la numérisation aide les entreprises à devenir plus agiles et à se préparer au changement (9).
Matrice de numérisation des secteurs. Harvard Business Review, avril 2016
En numérisant des documents, vous pouvez les trier par client, par période et par secteur d'activité, ou utiliser codes-barres, Codes QRou types de documents. En outre, vous pouvez configurer les processus de manière à ce que les documents numérisés provenant de différents ensembles de flux de travail de numérisation soient stockés dans des emplacements correspondants, ce qui permet d'éviter les pertes éventuelles et de tout ranger de manière organisée.
Élimination des processus manuels
Réduction des transactions papier
Réduction des erreurs humaines
Moins de doublons
Simplification des processus opérationnels
Création de processus efficaces
Gain de temps et d'argent
Automatisation des processus d'approbation
Audit des processus
Normalisation des processus
Augmentation de la productivité
Meilleure connaissance des processus de bout en bout
Une responsabilité accrue
Toutes les tâches facilitées
Les actions faciles comprennent Easy Scan, Copie facile, Impression facile, et Easy Fax. Ces actions vous permettent de tirer pleinement parti d'une imprimante multifonctionnelle (MFP).
Les Easy Actions permettent de simplifier et d'accélérer les tâches quotidiennes tout en offrant une certaine flexibilité grâce aux différents paramètres disponibles, personnalisables ou prédéfinis.
Exemples:
Configurer un travail de numérisation de livret en niveaux de gris au format A4 dans le format HCPDF
Séparez chaque page lors de la numérisation d'une pile de documents de format mixte à l'aide de la fonction Sauter les pages blanches afin que vous n'ayez pas à gérer des pages inutiles.
Agrafez vos travaux d'impression Letter directement sur l'appareil.
Complétez un travail de copie en agrandissant A5 en A3 en une seule action.
Des flux de travail intuitifs
Les Easy Actions regroupent tous les paramètres de numérisation, de copie et de télécopie nécessaires sur un seul écran. Les applications multifonctions traditionnelles comprennent des options de ce type, mais elles sont souvent encombrées ou mal organisées.
Il y a pas d'étapes supplémentaires ou d'onglets cachés avec des champs peu clairs à remplir. Il suffit de sélectionner les paramètres requis et lancer un travail de copie ou de numérisation en un seul clic.
Exemples:
Créez un Easy Scan appelé "Tax Submission" pour votre service financier qui numérisera toutes les pages du chargeur automatique de documents, les séparera par page et enverra tous les documents directement dans un dossier où ils pourront être récupérés par un autre logiciel pour un traitement ultérieur.
Créez une copie facile appelée "Copie de classe" pour un enseignant qui fera 25 copies d'un document, une pour chaque élève de sa classe.
Centralisé et Destinations de numérisation personnelles
Numérisation vers un point de données centralisé - la destination peut être configurée comme un dossier partagé ou, le cas échéant, les numérisations peuvent arriver à un dossier destination du nuage ou le SharePoint d'un département.
Dans les cas où la numérisation doit rester personnalisée, la destination peut être configurée en tant que adresse électronique, dossier personnelou lien sécurisé.
Exemples:
Configurez Easy Scans avec des destinations telles que OneDrive, Google Drive et Dropbox, et laissez les utilisateurs connecter leurs comptes personnels dans MyQ. Cela signifie que si les utilisateurs ont besoin de numériser des documents personnels au bureau, il est facile de le faire.
Configurez une numérisation facile qui envoie un document vers un nuage ou un dossier local partagé par l'ensemble d'un service, afin que tout le monde puisse y accéder instantanément.
Rapport coût-efficacité
Une action facile simplifie essentiellement l'interaction entre l'utilisateur final et l'imprimante, mais elle peut également aide à la comptabilisation des dépenses d'impression.
Des modules complémentaires sont disponibles pour les Easy Actions afin que le travail soit ajouté à une entité comptable telle qu'un projet. En outre, un flux de travail intuitif pour les actions simples évite aux utilisateurs de commettre des erreurs lors de la configuration des paramètres pour l'impression ou la copie.
Exemples:
Sur le serveur, en tant qu'administrateur, activez Interdiction de modifier la valeur de faire en sorte que les ressources soient dépensées de manière réfléchie.
Générez un rapport sur l'utilisation de tous les appareils de votre parc ou d'une sélection d'entre eux, afin de savoir où les gens préfèrent imprimer et de vous assurer que l'imprimante utilisée à cet endroit est aussi économe en énergie que possible.
Efficacité temporelle
L'objectif d'Easy Actions est de présenter uniquement les étapes importantes et nécessaires lorsque l'on souhaite démarrer une copie, scanner, ou faxer rapidement. Utilisez-les pour réduire le temps fastidieux passé à chercher où se trouve un paramètre nécessaire ou comment décocher un champ caché.
De plus, il n'est pas nécessaire d'attendre, par exemple, la fin d'un long travail de numérisation pour lancer un travail d'impression, les deux pouvant être effectués en même temps.
Exemple:
Si votre entreprise effectue des numérisations par défaut avec le balayage continu activé et ne modifie pas les autres paramètres, définissez le balayage continu sur activé et verrouillez toutes les autres valeurs. Désormais, la numérisation continue sera toujours activée et il ne sera plus nécessaire de cliquer sur d'autres paramètres de l'appareil pour lancer la numérisation.
Activez l'impression à partir d'une destination cloud dans Easy Print (Easy Print → Stockages) et la numérisation vers une destination cloud dans Easy Scan (Easy Scan → Destinations → Ajouter → Stockage cloud → Paramètres) et effectuez les deux types de travaux en même temps.
Évolutivité
Il est possible de mettre en place autant d'actions faciles que nécessaire. Elles peuvent être organisés en dossiersLes dossiers peuvent être présenté à différents groupes d'utilisateursL'utilisateur final n'a besoin d'aucun geste supplémentaire pour lancer une tâche de numérisation, de copie ou de télécopie.
Des actions simples peuvent être mises en place pour répondre aux besoins des petites équipes et des grands départements, quelle que soit leur taille. Il suffit d'identifier les tâches répétitives qui peuvent être rationalisées et de mettre en place les actions nécessaires.
Exemples:
Regrouper les numérisations simples dans un dossier visible uniquement par certains utilisateurs.
Organisez Easy Fax avec une certaine liste de contacts pour une sélection plus rapide.
Créez différents profils Easy Copy, donnez-leur des titres explicites et cliquez sur "Interdire le changement de valeur" pour commencer à copier en un seul clic.
Intégrations avec des applications tierces
Easy Scan peut être combiné avec solutions 3d-party par exemple :
ERP (Planification des ressources de l'entreprise),
SGRH (Système de gestion des ressources humaines),
ECM (Gestion de contenu d'entreprise),
et d'autres systèmes.
En outre, les données comptables et d'utilisation collectées peuvent être facilement consultées pour créer des rapports à l'aide des outils suivants Logiciel de veille stratégique.
Exemples:
Lorsque vous travaillez avec ScannerVision, mettez en place différents flux de travail qui permettront aux utilisateurs de configurer leur travail de numérisation, par exemple en sélectionnant un type de fichier.
Installez une fonction de lecture de codes-barres et séparez vos documents par code-barres.
Améliore la puissance des imprimantes multifonctions
Si vous craignez que certaines des fonctions les plus utiles d'un appareil multifonction ne soient perdues si vous utilisez MyQ, ne vous inquiétez pas : les Easy Actions ont été conçues pour préserver les meilleures capacités de l'appareil.
L'onglet Paramètres des actions simples affiche uniquement les paramètres pris en charge par la machine.
Exemples:
Les appareils prenant en charge l'orientation du contenu continuent à l'utiliser.
Les appareils qui peuvent stocker ou archiver des travaux à l'intérieur d'un appareil conserveront cette fonction.
Références:
(1) https://quixy.com/blog/top-digital-transformation-statistics-trends-forecasts/
(3) https://www.fujitsu.com/global/solutions/industry/retail/digital-transformation-trends-retail.html
(4)https://www.adobe.com/acrobat/resources/important-documents-to-digitize.html
(5) https://www.walkme.com/glossary/digital-workflow/
(6) https://www.mckinsey.com/industries/retail/our-insights/the-how-of-transformation#/
(7) https://www.adobe.com/acrobat/resources/what-is-a-digital-workflow.html
(8) https://hbr.org/2016/04/a-chart-that-shows-which-industries-are-the-most-digital-and-why