Scannen

Scan Management

MyQ Scan Management bietet die einzigartige Funktion der Scanprofile. Dank dieser Funktion können das Aussehen und die Funktion der eingebetteten Aktionsschaltflächen des Terminals konfiguriert und definiert werden. Jede Schaltfläche kann eine andere Funktion, eine oder mehrere und/oder vordefinierte Parameter (wie Auflösung, Farbe, Duplex, Ausrichtung, Größe usw.) haben.

Der Benutzer muss diese nicht selbst einstellen. Ein einfaches Tippen auf die Scan-Schaltfläche (die bereits mit Parametern, Ziel und Funktionen belegt ist) und der Scan-Vorgang beginnt.

Dies vereinfacht das Netzwerk-Scannen auf multifunktionalen Druckgeräten erheblich, da Sie das Scan-Verhalten festlegen können. Diese Schaltflächen können für bestimmte Drucker und/oder bestimmte Benutzer (oder Gruppen von Benutzern) festgelegt werden. MyQ kann auch den Zugriff der Benutzer auf die Standardfunktionen des Gerätebedienfelds beschränken.

Dank spezieller Metadaten, die mit der gescannten Datei erzeugt werden können, kann das System mit dem Dokumenten-Workflow-System (DMS) verbunden werden, das das Unternehmen möglicherweise verwendet. Metadaten sind Informationen über das Dokument selbst, wie z. B. Autor, Name der Organisation, Version, Parameter und mehr. Infolgedessen können verschiedene Benutzer mit der gleichen Schaltfläche eine unterschiedliche, personalisierte Ausgabe erhalten.

Profile scannen

MyQ bietet verschiedene Scanprofile, die die wichtigsten Ziele der heutigen Geschäftsanforderungen abdecken:

• Mappe: Ein bestimmter vordefinierter Ordner oder eine Auswahl von Ordnern.

• Benutzer-Scan-Speicher: Das gescannte Dokument wird im Scanspeicher in ihren MyQ-Benutzerinformationen gespeichert.

• E-Mail des Benutzers: Das gescannte Dokument wird an die E-Mail-Adresse des Scan-Benutzers gesendet.

• E-Mail: Das gescannte Dokument wird an mehrere Empfänger mit einem vordefinierten oder variablen E-Mail-Betreff und einer Nachricht gesendet.

• Gesicherter Link: Eine einzigartige MyQ-Funktion, bei der der Benutzer einen Link per E-Mail erhält, um das gescannte Dokument herunterzuladen oder es einfach von seiner MyQ-Webschnittstelle herunterzuladen. Eine weitere Verwendung dieser Funktion kann in einer Umgebung wichtig sein, in der die IT-Abteilung ein Limit für E-Mail-Anhänge festgelegt hat; wenn diese Funktion eingestellt ist und der E-Mail-Anhang dieses Limit überschreitet, wird der Scan als sicherer Link übermittelt.

• Cloud-Speicher: Das gescannte Dokument kann in den gängigsten öffentlichen Clouds auf dem Markt gespeichert werden: OneDrive, OneDrive Business, Google Drive, Box.com, Dropbox, SharePoint Online, Amazon S3.

• Ein benutzerdefiniertes Ziel, FTP und Fax Server werden als zusätzliche Möglichkeiten angeboten, um
  Deckung des Geschäftsbedarfs der IT-Teams.

Um den Prozess zu personalisieren, können die Benutzer vor dem Scannen die Parameter leicht ändern:

• Auflösung

• Farbskala

• Format

• Duplex- oder Simplex-Scanoptionen

• Kontinuierliches Scannen (wenn aktiviert, werden Scanaufträge erst gesendet, wenn Sie auf "Fertig stellen" tippen)

• Getrenntes Scannen, jede Seite in einer separaten Datei oder alles zusammen in einer Datei

• Originalbild

• Originalausrichtung

• Grad der Dichte

• Größe der gescannten Ausgabe, z. B. A3, A4, B5, B6, Folio usw.

• Gemischtes Format für automatische Papierformaterkennung

• Leere Seiten im gescannten Dokument überspringen

Darüber hinaus können die Benutzer das volle Potenzial von MyQ mit benutzerdefinierten Scan-Parametern freisetzen. Diese Anpassung kann sehr nützlich sein, z. B. wenn der Administrator seinen Benutzern ermöglicht, das Scan-Ziel über eine Liste von Benutzern auszuwählen. Diese Parameter können verknüpft werden mit:

• Textparameter (mehrere Möglichkeiten: Dateiname, Adresse, Betreff, usw.)

• Passwort (für den Zugang zu ihrem gemeinsamen Ordner)

• Antwort auf Ja/Nein (z.B.: der Benutzer kann angeben, ob der Scan privat ist oder archiviert werden soll)

• MyQ-Benutzer (Auswahl der Scan-Empfänger aus einer Liste aller MyQ-Benutzer)

• Codebuch (Codebücher können so eingestellt werden, dass sie verschiedene Optionen darstellen (z. B. eine Liste von Abteilungen, eine Liste von Benutzern, eine Liste von Dokumenttypen usw.), die der Benutzer beim Scannen auswählen kann)

• Benutzereigenschaften (E-Mail, Telefonnummer, usw.)

• Geräteeigenschaften (Marke, Modell, etc.)

OCR

OCR (Optical Character Recognition) ist eine weit verbreitete Technologie zur Erkennung von Text in Bildern, z. B. in gescannten Dokumenten und Fotos. Die OCR-Technologie wird verwendet, um praktisch jede Art von Bildern, die geschriebenen Text enthalten (getippt, handgeschrieben oder gedruckt), in maschinenlesbare Textdaten umzuwandeln.

Standardmäßig werden gescannte Dokumente von MyQ in eine durchsuchbare PDF-Datei umgewandelt, aber die Ausgabe in einem bearbeitbaren Format ist eine Funktion, die als Teil der MyQ-Lösung erworben werden kann, oder Sie können eine Anwendung eines Drittanbieters verwenden.

• Die integrierte OCR-Engine von MyQ, Tesseract, bietet das traditionelle und universelle PDF- oder PDF/A-Format, das wahrscheinlich am häufigsten verwendete Format für den Austausch von Dokumenten im Internet.

• Mit der optionalen ABBYY-Engine können Sie die Erkennungsmöglichkeiten auf weitere Sprachen, weitere Ausgabeformate wie z. B. Office-Formate (docx, xls, xlsx, odt, pptx) zusätzlich zu den PDF- und PDF/A-Formaten erweitern. ABBYY wird für anspruchsvolle Erkennungsumgebungen empfohlen, wenn es um Verarbeitungsgeschwindigkeit und Genauigkeit geht. (Prozentsatz der Zeichenerkennung) und zusätzliche Sprachen.

• MyQ bietet auch die Möglichkeit, eine externe OCR-Engine zu verwenden, die jedoch auf der Verarbeitung von Hot Folders basieren muss und den Namen des Dokuments nicht ändern darf.