Gestion des scans

MyQ Scan Management offre une fonction unique de profils de numérisation. Grâce à cette fonctionnalité, l'aspect et la fonction des boutons d'action du terminal embarqué peuvent être configurés et définis. Chaque bouton peut avoir une fonction différente, un ou plusieurs et/ou des paramètres prédéfinis (tels que la résolution, la couleur, le recto verso, l'orientation, la taille, etc.)

Les utilisateurs n'ont pas à les définir eux-mêmes. Il suffit d'appuyer sur le bouton de numérisation (dont les paramètres, la destination et les fonctions ont déjà été définis) et le processus de numérisation commence.

Cela simplifie considérablement la numérisation en réseau sur les périphériques d'impression multifonctions, car vous pouvez spécifier les comportements de numérisation. Ces boutons peuvent être définis pour des imprimantes spécifiques et/ou des utilisateurs spécifiques (ou un groupe d'utilisateurs). MyQ peut également limiter l'accès des utilisateurs aux fonctions par défaut du panneau du périphérique.

Grâce aux métadonnées spéciales qui peuvent être générées avec le fichier numérisé, le système peut être connecté au système de gestion des documents (DMS), que l'entreprise peut utiliser. Les métadonnées sont des informations sur le document lui-même, comme l'auteur, le nom de l'organisation, la version, les paramètres, etc. En conséquence, différents utilisateurs avec le même bouton peuvent avoir un résultat différent et personnalisé.

Analyse des profils

MyQ propose différents profils de numérisation répondant aux destinations les plus essentielles des besoins des entreprises d'aujourd'hui:

  • Dossier: Un dossier spécifique prédéfini ou un choix de dossiers.

  • Stockage des numérisations de l'utilisateur: Le document numérisé est stocké dans le jeu de stockage de numérisation dans leurs informations utilisateur MyQ.

  • Courriel de l'utilisateur: Le document numérisé est envoyé à l'adresse électronique de l'utilisateur du scanner.

  • Courriel: Le document numérisé est envoyé à plusieurs destinataires avec un objet et un message électronique prédéfinis ou variables.

  • Lien sécurisé: Une fonction MyQ unique, où l'utilisateur reçoit un lien par e-mail pour télécharger le document numérisé ou simplement le télécharger à partir de son interface web MyQ. Une autre utilisation de cette fonction peut être importante dans un environnement où le service informatique a fixé une limite pour les pièces jointes aux e-mails ; si cette fonction est activée et que la pièce jointe dépasse cette limite, la numérisation est livrée sous forme de lien sécurisé.

  • Stockage en nuage: Le document numérisé peut être stocké sur les Clouds publics les plus courants du marché: OneDrive, OneDrive Business, Google Drive, Box.com, Dropbox, SharePoint Online, Amazon S3.

  • Une destination personnalisée, un serveur FTP et un serveur de télécopie sont des possibilités supplémentaires qui permettent d'améliorer l'efficacité du service couvrir les besoins commerciaux des équipes informatiques.

Pour personnaliser le processus, avant la numérisation, les utilisateurs peuvent facilement modifier les paramètres de:

  • Résolution

  • Échelle de couleurs

  • Format

  • Options de numérisation recto-verso ou simplex

  • Numérisation continue (lorsqu'elle est activée, les tâches de numérisation ne sont pas envoyées tant que vous n'avez pas appuyé sur le bouton "Terminer").

  • Séparation des scans, chaque page dans un fichier séparé, ou toutes ensemble dans un seul fichier

  • Image originale

  • Orientation originale

  • Niveau de densité

  • Taille de la sortie numérisée, telle que A3, A4, B5, B6, Folio, etc.

  • Format mixte pour la reconnaissance automatique du format de papier

  • Sauter les pages blanches dans le document numérisé

En outre, les utilisateurs peuvent exploiter tout le potentiel de MyQ grâce à des paramètres de numérisation personnalisés. Cette personnalisation peut s'avérer très utile, par exemple, l'administrateur permet à ses utilisateurs de sélectionner la destination du scan à partir d'une liste d'utilisateurs. Ces paramètres peuvent être associés à:

  • paramètre texte (possibilités multiples : nom du fichier, adresse, objet, etc.)

  • mot de passe (pour accéder à leur dossier partagé)

  • réponse à Oui/Non (ex: l'utilisateur peut fournir une réponse si le scan est privé ou s'il doit être archivé)

  • Utilisateurs MyQ (sélection des destinataires des numérisations à partir d'une liste de tous les utilisateurs MyQ)

  • Livre de codes (les livres de codes peuvent être configurés pour représenter différentes options (par exemple, liste de départements, liste d'utilisateurs, liste de types de documents, etc.) que l'utilisateur peut sélectionner pendant la numérisation).

  • les propriétés de l'utilisateur (courriel, numéro de téléphone, etc.)

  • les propriétés de l'appareil (marque, modèle, etc.)

OCR

L'OCR (reconnaissance optique de caractères) est une technologie très répandue utilisée pour reconnaître du texte dans des images, telles que des documents numérisés et des photos. La technologie OCR est utilisée pour convertir pratiquement tous les types d'images contenant du texte écrit (dactylographié, manuscrit ou imprimé) en données textuelles lisibles par machine.

Par défaut, les documents numérisés par MyQ sont convertis en un PDF consultable, mais la sortie en format éditable est une fonctionnalité qui peut être achetée dans le cadre de la solution MyQ, ou vous pouvez utiliser une application tierce.

  • Le moteur OCR intégré de MyQ, Tesseract, offre le format traditionnel et universel PDF ou PDF/A, probablement le format le plus courant pour l'échange de documents sur Internet.

  • Avec le moteur ABBYY en option, vous pouvez étendre les possibilités de reconnaissance à d'autres langues, à d'autres formats de sortie tels que les formats bureautiques (docx, xls, xlsx, odt, pptx) en plus des formats PDF et PDF/A. ABBYY est recommandé pour les environnements de reconnaissance exigeants, en ce qui concerne la rapidité du processus, la précision et la fiabilité.
    (pourcentage de reconnaissance des caractères) et des langues supplémentaires.

  • MyQ offre également la possibilité d'utiliser un moteur d'OCR externe, mais celui-ci doit être basé sur le traitement des dossiers à chaud et ne doit pas modifier le nom du document.