Gestión de la exploración

MyQ Scan Management ofrece la característica única de los perfiles de escaneo. Gracias a esta característica, se puede configurar y definir el aspecto y la función de los botones de acción integrados en el terminal. Cada botón puede tener una función diferente, una o varias y/o parámetros predefinidos (como resolución, color, dúplex, orientación, tamaño, etc.).

Los usuarios no tienen que configurarlos ellos mismos. Un simple toque en el botón de escaneo (que ya ha sido configurado con parámetros, destino y funciones) y el proceso de escaneo comienza.

Esto simplifica considerablemente el escaneo en red en dispositivos de impresión multifuncionales, ya que se pueden especificar los comportamientos de escaneo. Estos botones se pueden configurar para impresoras específicas y/o usuarios específicos (o grupo de usuarios). MyQ también puede limitar el acceso de los usuarios a las funciones del panel del dispositivo por defecto.

Gracias a los metadatos especiales que pueden generarse con el archivo escaneado, el sistema puede conectarse al sistema de flujo de trabajo documental (DMS) que la empresa esté utilizando. Los metadatos son información sobre el propio documento, como el autor, el nombre de la organización, la versión, los parámetros, etc. Como resultado, diferentes usuarios con el mismo botón pueden tener una salida diferente y personalizada.

Perfiles de escaneo

MyQ ofrece varios perfiles de escaneo que abordan los destinos más esenciales de las necesidades empresariales actuales:

  • Carpeta: Una carpeta específica predefinida o una selección de carpetas.

  • Almacenamiento de la exploración del usuario: El documento escaneado se almacena en el conjunto de almacenamiento de escaneo en su información de usuario MyQ.

  • Correo electrónico del usuario: El documento escaneado se envía a la dirección de correo electrónico del usuario que escanea.

  • Envíe un correo electrónico a: El documento escaneado se envía a varios destinatarios con un asunto y un mensaje de correo electrónico predefinidos o variables.

  • Enlace seguro: Una función exclusiva de MyQ, en la que el usuario recibe un enlace por correo electrónico para descargar el documento escaneado o simplemente descargarlo desde su interfaz web MyQ. Otro uso de esta función puede ser importante en un entorno en el que el departamento de TI tiene un límite establecido para los archivos adjuntos al correo electrónico; si esta función está configurada y el archivo adjunto al correo electrónico supera este límite, el escaneado se entrega como un enlace seguro.

  • Almacenamiento en la nube: El documento escaneado se puede almacenar en las nubes públicas más comunes del mercado: OneDrive, OneDrive Business, Google Drive, Box.com, Dropbox, SharePoint Online, Amazon S3.

  • Se ofrece un destino personalizado, un FTP y un servidor de fax como posibilidades adicionales para
    cubrir las necesidades empresariales de los equipos de TI.

Para personalizar el proceso, antes de escanear, los usuarios pueden cambiar fácilmente los parámetros de:

  • Resolución

  • Escala de colores

  • Formato

  • Opciones de escaneo dúplex o simplex

  • Escaneo continuo (cuando está activado, los trabajos de escaneo no se envían hasta que se toca "Finalizar")

  • Separación del escaneo, cada página en un archivo separado, o todas juntas en un solo archivo

  • Imagen original

  • Orientación original

  • Nivel de densidad

  • Tamaño de la salida escaneada, como A3, A4, B5, B6, Folio, etc.

  • Tamaño mixto para el reconocimiento automático del tamaño del papel

  • Omitir páginas en blanco en el documento escaneado

Además, los usuarios pueden liberar todo el potencial de MyQ con parámetros de escaneo personalizados. Esta personalización puede ser muy útil, por ejemplo, el administrador permite a sus usuarios seleccionar el destino del escaneo a través de una lista de usuarios. Estos parámetros pueden asociarse a:

  • parámetro de texto (múltiples posibilidades: nombre de archivo, dirección, asunto, etc.)

  • la contraseña (para acceder a su carpeta compartida)

  • respuesta a Sí/No (por ejemplo: el usuario puede responder si la exploración es privada o si debe ser archivada)

  • Usuarios de MyQ (seleccionar los destinatarios del escaneo de una lista de todos los usuarios de MyQ)

  • Libro de códigos (los libros de códigos se pueden configurar para representar diferentes opciones (por ejemplo, lista de departamentos, lista de usuarios, lista de tipos de documentos, etc.) que el usuario puede seleccionar durante el escaneo)

  • propiedades del usuario (correo electrónico, número de teléfono, etc.)

  • propiedades del dispositivo (marca, modelo, etc.)

OCR

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología muy extendida que se utiliza para reconocer el texto dentro de las imágenes, como documentos y fotos escaneadas. La tecnología OCR se utiliza para convertir prácticamente cualquier tipo de imágenes que contengan texto escrito (mecanografiado, manuscrito o impreso) en datos de texto legibles por máquina.

De forma estándar, los documentos escaneados por MyQ se convierten en un PDF con capacidad de búsqueda, pero la salida en formato editable es una funcionalidad que puede adquirirse como parte de la solución MyQ, o puede emplearse una aplicación de terceros.

  • El motor de OCR integrado de MyQ, Tesseract, ofrece el formato tradicional y universal PDF o PDF/A, probablemente el formato más común para el intercambio de documentos en Internet.

  • Con el motor opcional de ABBYY, puede ampliar las posibilidades de reconocimiento a más idiomas y más formatos de salida, como los formatos de oficina (docx, xls, xlsx, odt, pptx), además de los formatos PDF y PDF/A. ABBYY se recomienda para entornos de reconocimiento exigentes, en cuanto a velocidad de proceso, precisión (porcentaje de reconocimiento de caracteres) y lenguas adicionales.

  • MyQ también ofrece la opción de utilizar un motor de OCR externo, pero debe estar basado en el procesamiento de carpetas en caliente y no debe cambiar el nombre del documento.