Die Senkung der Druckkosten in einer Netzwerkumgebung wird durch die Festlegung von Quoten erreicht. Die Einführung von Quoten kann dazu beitragen, einen verantwortungsvollen Umgang zu fördern, Benutzer auf eine sinnvolle Nutzung zu beschränken und die Umwelt durch die Einsparung von Ressourcen zu schonen.

Wenn die Quotenfunktion aktiviert ist, können Sie ein Limit für die Nutzung von druckbezogenen Diensten festlegen. Sie können entweder ein stückzahlbasiertes Limit (die Anzahl der gedruckten oder gescannten Seiten) oder ein geldbasiertes Limit (ein Gesamtkostenlimit für alle Dienste mit Preisen aus einer Preisliste) festlegen.

Die Quote kann gelten für:

  • ein einzelner Benutzer

  • an einzelne Benutzer innerhalb einer Gruppe

  • auf eine Kostenstelle

Eine personalisierte Warn-E-Mail kann automatisch an den Benutzer gesendet werden, wenn die Warnstufe erreicht wird, und eine Benachrichtigung kann auch an einen anderen Benutzer oder eine Gruppe zur Überwachung gesendet werden.

Wird das Limit überschritten, erhält der Benutzer oder die Benutzergruppe eine benutzerdefinierte E-Mail und kann am weiteren Drucken, Kopieren, Scannen oder der Verwendung von Farbe gehindert werden. Es kann jedoch eine gewisse Flexibilität geboten werden, um nicht alle laufenden Aufträge sofort zu beenden, sondern erst dann, wenn der aktuelle Auftrag beendet ist (z. B. zwischen einem Druck- und einem Kopierauftrag) oder wenn die aktuelle Benutzersitzung beendet ist (sobald sich der Benutzer abmeldet).

Jede Quote kann überwacht werden:

  • Die Gesamtzahl der Seiten (Druck und Kopie).

  • Die Anzahl der Farbseiten (Druck und Kopie).

  • Die Anzahl der Schwarzweiß-Seiten (Druck und Kopie).

  • Die Gesamtzahl der gescannten Seiten.

  • Die Gesamtkosten für Druckdienstleistungen.

Kontingente können für einen bestimmten Zeitraum aktiv sein (Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, letzte X Tage). Benutzer können ihren Quotenstatus auf ihrer MyQ-Web-Benutzeroberfläche, auf eingebetteten MyQ-Terminals, auf dem MyQ Desktop Client und in der Anwendung MyQ X Mobile Client überprüfen.

Mehrere Quotenregeln können nebeneinander bestehen, da die Quoten voneinander unabhängig sind. Daher gilt für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe immer die strengste Quote.

Wenn ein Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern ihr Kontingent erreicht hat und dringend drucken muss, kann ein autorisierter Benutzer oder ein Administrator das Kontingent um eine bestimmte Anzahl von Seiten oder um einen bestimmten Betrag erhöhen. Kontingente können auch über die MyQ-Webschnittstelle erhöht werden.