Die Projektabrechnung ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug für Unternehmen, die an mehreren Projekten für verschiedene Kunden arbeiten. Es ermöglicht den verantwortlichen Anwendern, Druck-, Kopier- und Scanaufträge definierten Projekten zuzuordnen und die Druckkosten entsprechend auf diese zu verteilen und dem jeweiligen Kunden in Rechnung zu stellen. Die Projektabrechnung kann auch als weitere unabhängige Ebene des internen Rechnungswesens neben den Geräten, Benutzern und Abteilungen verwendet werden, z. B. für die Abrechnung der privaten Arbeitsplätze der Nutzer.

Projekte können manuell über die MyQ-Weboberfläche erstellt oder aus einer CSV-Datei importiert und später als geplante Aufgabe importiert werden.

Benutzern oder Gruppen können ein oder mehrere Projekte zugewiesen werden, und das MyQ-System kann Benutzer zwingen, mindestens ein Projekt auszuwählen.

Projekte werden dann zugewiesen, wenn der Auftrag über das eingebettete Terminal freigegeben wird. Der Benutzer wird über ein Pop-up-Fenster auf dem MFD-Bildschirm aufgefordert, einem Druckauftrag, Scan oder einer Kopie ein Projekt zuzuweisen.

Projects example

Bei Arbeitsplätzen, die MyQ Desktop Client verwenden, erscheint eine Aufforderung, dem Benutzer die verfügbaren Projekte anzubieten, so dass die Projekte auf dem PC des Benutzers vorausgewählt werden können. Diese Option ist in erster Linie für die für den Direktdruck ausgewiesenen Projekte gedacht, kann aber auch für den Pull-Druck verwendet werden.

Die Zuweisung von Projekten auf der MyQ-Webschnittstelle und in der MyQ X Mobile Client App ist ebenfalls möglich, so dass Aufträge, die noch keinem Projekt zugewiesen wurden, zur Zuweisung anstehen. Daher ist es für Benutzer einfach, dies zu lösen.

Eine Baumstruktur von Projekten (Gruppen) mit bis zu fünf Ebenen kann je nach Art und Aufbau der Organisation erstellt werden.

Administratoren können jederzeit Berichte für einzelne Projekte und Unterprojekte erstellen, so dass die Buchhaltungsabteilung einen klaren und transparenten Überblick über die Druckaktivitäten im gesamten Unternehmen erhält. Als Teil des Berichtsprozesses steht eine Vorschaufunktion zur Verfügung, mit der man sich vor der Ausführung des Berichts ein besseres Bild machen kann.