Mit MyQ haben Systemadministratoren die Möglichkeit, Sicherheitsrichtlinien für Unternehmensworkflows direkt zu überwachen und durchzusetzen. Optionale MyQ-Funktionen ermöglichen die Kontrolle der Druckumgebung und detailliertere Informationen über individuelle Aktivitäten mit gedruckten und gescannten Dokumenten. Diese Funktionen minimieren das Risiko, dass Einzelpersonen die Druckumgebung des Unternehmens missbrauchen, und helfen bei der Aufdeckung und Nachverfolgung von nicht genehmigten Aktivitäten. MyQ-Funktionen ermöglichen es dem Administrator oder externen Systemen, Druck- und Scanaufträge zu kontrollieren. Bei ausgewählten Modellen von Druckgeräten ist es auch möglich, Kopieraufträge zu steuern.

Wasserzeichen für gedruckte Dokumente

Nachdem ein Auftrag gedruckt wurde, ist es für ein Unternehmen unmöglich zu garantieren, dass er nicht in falsche Hände gerät. MyQ kann jedoch dabei helfen, ein durchgesickertes Dokument aufzudecken und den für den Druck verantwortlichen Benutzer zu identifizieren. Durch die Anwendung variabler PDL-Makros ermöglicht MyQ Administratoren das Hinzufügen eines Overlay-Wasserzeichens, das das Dokument als vertraulich kennzeichnet, das Druckdatum hinzufügt und/oder den Namen der Person enthält, die das Dokument druckt. Diese Makros können auf jede Seite eines gedruckten Dokuments oder nur auf ausgewählte Seiten angewendet werden.

Job-Vorschau

Um den Administrator in die Lage zu versetzen, das Drucken zu kontrollieren und in der Folge die Freigabe von nicht autorisierten Druckaufträgen zu verhindern, verwendet MyQ eine Auftragsvorschau-Engine. Auf diese Weise kann der Administrator Druckaufträge, die an MyQ gesendet wurden, in den drei gängigsten Seitenbeschreibungssprachen in der Vorschau anzeigen: PCL 5, PCL 6 und Postscript.

Steuerung gescannter Dokumente

Der MyQ-Administrator kann das Scannen auf vordefinierte Ordner beschränken und ein integriertes OCR- oder DMS-System verwenden, um Benachrichtigungen und Einschränkungen auf der Grundlage des Inhalts der gescannten Dokumente bereitzustellen. Durch die Einbindung der besten verfügbaren Tools zur Analyse von Dokumenten können Sie sicherstellen, dass die Scan-Richtlinie Ihres Unternehmens korrekt umgesetzt wird.

Job-Archivierung

Mit der Funktion zur Auftragsarchivierung kann der Administrator den Überblick darüber behalten, was gedruckt und gescannt wurde.

Wenn sie aktiviert ist, speichert MyQ alle Dokumente zusammen mit ihren XML-Metadaten-Dateien in einem speziellen Ordner. Die Daten können dann als Quelle für die detaillierte Prüfung eines Dokumentenflusses verwendet werden. Die XML-Datei enthält die folgenden Informationen:

  • Dateiname der Bilddaten des Auftrags

  • Art des Auftrags (Drucken, Kopieren, Scannen)

  • Zeitstempel

  • Benutzername & Benutzerkennung

  • Name des MyQ-Servers & Version des MyQ-Servers

  • Modell des Druckgeräts, Netzwerkadresse (IP oder Hostname), Seriennummer, MAC-Adresse

  • Job-Parameter

  • Projekt (wenn die Projektabrechnung aktiviert ist)

Das Löschen von Aufträgen vom MyQ-Server (automatisch oder manuell) hat keine Auswirkung auf Dateien, die in der Auftragsarchivierungsfunktion gespeichert sind.