Die Sicherheit von Arbeitsabläufen ist ein wichtiges Anliegen für Unternehmen und Einzelpersonen, unabhängig davon, ob die Dokumente in physischer oder digitaler Form vorliegen. Missbräuchlich verwendete oder durchgesickerte Daten können aus drei Hauptperspektiven erhebliche negative Folgen haben - für den einzelnen Mitarbeiter, für die finanzielle Leistung des Unternehmens und sogar für seine Wettbewerbsposition auf dem Markt.

Ihr Multifunktionsdrucker ist Ground Zero

Ein Multifunktionsdrucker spielt mit seiner ständigen Verbindung zu den Unternehmensservern die zentrale Rolle bei der Verteilung und Vervielfältigung von Dokumenten - und der allgemeinen Datensicherheit. Richtig gemacht, verbessert eine Druckmanagement-Software die Fähigkeit Ihres Unternehmens, die neuen technologischen Möglichkeiten des MFP zu verwalten, dies auf kosteneffiziente Weise zu tun und die Sicherheit des Workflows auf dem gesamten Weg vom einzelnen Arbeitsplatz bis zu den gedruckten Dokumenten zu erhöhen, wenn diese außerhalb der Unternehmensmauern passieren. Wenn Sie es falsch machen, haben Sie zusätzliche finanzielle Kosten, verlieren die Kontrolle über private und Unternehmensdaten und müssen sogar mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Sicherheit ist ein dreifaches Tauziehen

Es gibt keine einzige "Einheitsgröße für alle" Sicherheitseinstellungen. Während jede Organisation ihre Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien festlegt, gibt es einen dreifachen Kampf darüber, wie diese Einstellungen gestaltet werden können. Die drei primären Benutzergruppen und Perspektiven in diesem Tauziehen:

  • Endbenutzer/Ländergesetze wie GDPR, die ein hohes Maß an individuellem Datenschutz fordern.

  • Administrator, der die Druckumgebung vor externen Bedrohungen schützen muss.

  • Unternehmen, das die Druckumgebung kontrollieren möchte, um deren Missbrauch zu verhindern.

Das richtige Maß an Sicherheit

Die Erfüllung der Anforderungen der Einzelperson/Gesetzgebung, des Systemadministrators und des Unternehmens ist ein Balanceakt, der sowohl rechtliche als auch technische Auswirkungen hat. Während alle drei Parteien eine weitgehende Übereinstimmung über die primären Sicherheitsziele haben, bringt jede dieser drei Perspektiven ihre eigenen Probleme und Erwartungen mit sich.

Einige Datenschutz-/Sicherheitseinstellungen können in direktem Widerspruch zueinander stehen. Wenn Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, Druckaufträge zu anonymisieren (MyQ Job Privacy Mode) oder Druckaufträge sofort nach dem Druck zu löschen (MyQ Private Queues), stärken Sie die individuelle Privatsphäre, verlieren aber die Kontrolle über das Drucken und erhöhen die Möglichkeit des Missbrauchs der Druckumgebung. Entscheiden Sie sich hingegen für die Kontrolle von Druckaufträgen (MyQ Job Archiving) oder Scans (Integration mit OCR- und DMS-Systemen), kann die Privatsphäre der Benutzer beeinträchtigt werden.

Mit MyQ haben Sie die Wahl

Dieses Dokument erörtert verschiedene Aspekte der Workflow-Sicherheit innerhalb der Druckumgebung und zeigt, wie MyQ eine Vielzahl von Sicherheitsproblemen und -bedrohungen während dieses Prozesses angeht.

Da das MyQ-System täglich Tausende von Dokumenten verwaltet, sind wir uns der entscheidenden Bedeutung bewusst, Kunden und Anwendern das höchstmögliche Maß an Sicherheit zu bieten. Durch den Einsatz der besten verfügbaren Datenschutz-Tools und die Integration von Sicherheit in jeden Prozess können wir garantieren, dass das MyQ-System die Bedürfnisse von Unternehmen und Institutionen mit den höchstmöglichen Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Bei MyQ haben wir eine universelle Drucklösung entwickelt, die erstklassige Tools enthält, die Ihnen die Flexibilität geben, Ihre eigenen Einstellungen zu erstellen. Sie haben die Wahl, die Einstellungen auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zuzuschneiden, Richtlinien festzulegen, die einfach durchgesetzt werden können, und Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen zu haben, die den spezifischen Anforderungen Ihres Landes entsprechen.