La sécurité du flux de travail est une préoccupation majeure pour les entreprises et les particuliers, que les documents soient sous forme physique ou numérique. Une utilisation abusive ou une fuite de données peut avoir des conséquences négatives importantes à trois égards: pour l'employé, pour les performances financières de l'entreprise et même pour sa position concurrentielle sur le marché.

Votre imprimante multifonctionnelle est le point zéro

Une imprimante multifonctionnelle, avec sa connexion permanente aux serveurs de l'entreprise, joue un rôle central dans la distribution et la reproduction des documents - et la sécurité globale des données. S'il est utilisé correctement, un logiciel de gestion d'impression améliore la capacité de votre entreprise à gérer les nouvelles capacités technologiques de son imprimante multifonction, à le faire de manière rentable et à renforcer la sécurité du flux de travail, du poste de travail individuel aux documents imprimés lorsqu'ils sortent des murs de l'entreprise. Si vous ne le faites pas correctement, vous aurez des coûts financiers supplémentaires, vous perdrez le contrôle des données privées et des données de l'entreprise, et vous serez même confronté à des responsabilités juridiques.

La sécurité est une lutte acharnée à trois niveaux

Il n'existe pas de paramètre de sécurité unique et universel. Au fur et à mesure que chaque organisation établit ses politiques de sécurité et de confidentialité des documents, on assiste à une lutte à trois niveaux sur la façon dont ces paramètres peuvent être formés. Les trois principaux groupes d'utilisateurs et les trois perspectives dans cette lutte:

  • Utilisateurs finaux/législation nationale telle que le GDPR exigeant un niveau élevé de confidentialité des données individuelles.

  • Administrateur ayant besoin de sécuriser l'environnement d'impression contre les menaces externes.

  • Entreprise souhaitant contrôler l'environnement d'impression pour éviter son utilisation abusive.

Trouver le bon équilibre en matière de sécurité

Répondre aux besoins de l'individu/de la législation, de l'administrateur système et de l'entreprise est un exercice d'équilibre qui a des ramifications tant juridiques que techniques. Bien que les trois parties soient largement d'accord sur les principaux objectifs de sécurité, chacune de ces trois perspectives apporte son propre ensemble de problèmes et d'attentes.

Certains paramètres de confidentialité/sécurité peuvent être en opposition directe les uns avec les autres. Par exemple, si vous choisissez de rendre anonymes les travaux d'impression (MyQ Job Privacy Mode) ou de supprimer les travaux d'impression immédiatement après leur impression (MyQ Private Queues), vous renforcez la confidentialité individuelle mais perdez le contrôle de l'impression et augmentez la possibilité d'une utilisation abusive de l'environnement d'impression. D'autre part, si vous décidez de contrôler les travaux imprimés (MyQ Job Archiving) ou les numérisations (intégration avec les systèmes OCR et DMS), la vie privée des utilisateurs peut être compromise.

Avec MyQ, c'est vous qui choisissez

Ce document aborde les différents aspects de la sécurité du flux de travail dans l'environnement d'impression et montre comment MyQ aborde une variété de problèmes et de menaces de sécurité tout au long de ce processus.

Comme le système MyQ gère des milliers de documents chaque jour, nous sommes conscients de l'importance cruciale de fournir aux clients et aux utilisateurs le plus haut niveau de sécurité possible. En utilisant les meilleurs outils de protection des données disponibles et en intégrant la sécurité dans chaque processus, nous pouvons garantir que le système MyQ répond aux besoins des entreprises et des institutions ayant les plus hautes exigences de sécurité possibles.

Chez MyQ, nous avons développé une solution d'impression universelle qui intègre les meilleurs outils de leur catégorie et qui vous donne la possibilité de créer vos propres paramètres. Vous avez le choix d'adapter les paramètres aux besoins spécifiques de votre entreprise, d'établir des politiques qui peuvent être appliquées simplement, et de disposer de paramètres de sécurité et de confidentialité conformes aux exigences spécifiques de votre pays.