Avec MyQ, les administrateurs système ont la possibilité de surveiller et d'appliquer directement les politiques de sécurité des flux de travail de l'entreprise. Les fonctions optionnelles de MyQ permettent de contrôler l'environnement d'impression et d'obtenir des informations plus détaillées sur les activités individuelles concernant les documents imprimés et numérisés. Ces fonctions minimisent le risque d'utilisation abusive de l'environnement d'impression de l'entreprise par des individus et permettent de découvrir et de suivre les activités non approuvées. Les fonctions MyQ permettent à l'administrateur ou à des systèmes externes de contrôler les travaux d'impression et de numérisation. Avec certains modèles de périphériques d'impression, il est également possible de contrôler les travaux de copie.

Filigrane des documents imprimés

Après l'impression d'un travail, il est impossible pour une entreprise de garantir qu'il ne tombera pas entre de mauvaises mains. Toutefois, MyQ peut aider à découvrir une fuite de document et à identifier l'utilisateur responsable de son impression. En appliquant des macros PDL variables, MyQ permet aux administrateurs d'ajouter un filigrane en surimpression qui peut identifier le document comme confidentiel, ajouter la date d'impression et/ou inclure le nom de la personne qui a imprimé le document. Ces macros peuvent être appliquées à chaque page d'un document imprimé ou seulement à certaines pages.

Aperçu du travail

Pour permettre à l'administrateur de contrôler l'impression et d'empêcher ensuite la diffusion de travaux d'impression non autorisés, MyQ utilise un moteur de prévisualisation des travaux. Ainsi, l'administrateur peut prévisualiser les travaux d'impression qui ont été envoyés à MyQ dans les trois langages de description de page les plus courants: PCL 5, PCL 6 et Postscript.

Contrôle des documents numérisés

L'administrateur MyQ peut restreindre la numérisation à des dossiers prédéfinis et utiliser un système OCR ou DMS intégré pour fournir des notifications et des restrictions basées sur le contenu des documents numérisés. En intégrant les meilleurs outils disponibles pour analyser les documents, vous pouvez vous assurer que la politique de numérisation de votre entreprise est correctement mise en œuvre.

Archivage des travaux

La fonction d'archivage des travaux permet à l'administrateur de garder la trace de ce qui a été imprimé et numérisé.

Lorsqu'elle est activée, MyQ stocke tous les documents dans un dossier spécial avec leurs fichiers de métadonnées XML. Ces données peuvent alors être utilisées comme source pour l'audit détaillé d'un flux de documents. Le fichier XML contient les informations suivantes:

  • Nom de fichier des données d'image du travail

  • Type de travail (impression, copie, numérisation)

  • Horodatage

  • Nom d'utilisateur et ID utilisateur

  • Nom du serveur MyQ & version du serveur MyQ

  • Modèle du périphérique d'impression, adresse réseau (IP ou nom d'hôte), numéro de série, adresse MAC.

  • Paramètres de l'emploi

  • Projet (si la comptabilité du projet est activée)

La suppression des travaux du serveur MyQ (automatiquement ou manuellement) n'a aucun effet sur les fichiers stockés dans la fonction d'archivage des travaux.