Sécuriser la vie privée des utilisateurs de MyQ

Trois mesures de base sont essentielles dans tout environnement d'impression, que l'on considère la sécurité du point de vue de l'individu, de l'administrateur ou de l'entreprise.

1. La fonction d'impression sécurisée garantit à l'utilisateur final un contrôle total sur le moment et l'endroit où ses documents sont imprimés.

2. Les sessions d'utilisateurs fermées doivent comprendre à la fois l'authentification de l'utilisateur et la déconnexion automatique.

3. Les fichiers d'impression doivent être stockés dans un endroit sécurisé sur le MyQ X Print Server.

Outre ces options de sécurité de base, d'autres fonctions de MyQ permettent de renforcer la confidentialité des utilisateurs. Pour interdire l'accès aux documents déjà imprimés, vous pouvez configurer des files d'attente privées dans lesquelles les travaux sont supprimés immédiatement après avoir été lancés.

Une fois activé, le mode de confidentialité MyQ empêche toute personne, à l'exception de l'utilisateur de l'imprimante, de connaître le nom du fichier imprimé.

Conformité au GDPR

MyQ X est conforme au GDPR et a mis en œuvre les étapes nécessaires pour s'assurer que tous les droits des utilisateurs donnés par le règlement sont garantis dans le système MyQ X. Trois des nouvelles fonctionnalités les plus importantes sont l'option de fournir aux utilisateurs de MyQ toutes leurs données, l'option d'anonymisation des comptes utilisateurs et un message personnalisable sur l'interface Web MyQ des utilisateurs les informant de leurs droits.

MyQ X Secure Print

L'importance de la gestion des imprimantes s'est accrue avec l'abandon des petites imprimantes de bureau au profit d'appareils d'impression multifonctionnels centralisés et performants.

Le contrôle de l'accès aux documents à leur sortie de l'imprimante est un élément essentiel et fondamental de la sécurité des flux de travail. Outre la sécurité, la restriction de l'accès aux documents imprimés fait également partie de la gestion des dépenses de bureau et de la budgétisation des projets.

La fonction MyQ Secure Print ne libère les travaux envoyés qu'une fois que l'utilisateur final a atteint l'imprimante multifonction et s'est authentifié à l'aide d'une carte d'identité, d'un code PIN ou d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Cela signifie que la copie imprimée n'est produite que sous le contrôle physique total de la personne autorisée, empêchant ainsi la récupération accidentelle ou malveillante de documents.

Connexion/déconnexion de l'appareil MyQ X

Le fait d'exiger l'autorisation de l'utilisateur au niveau du dispositif d'impression renforce la sécurité de la copie et de la numérisation, tout en permettant la libération de travaux d'impression individuels.

Un scénario qui en démontre l'importance est celui où un utilisateur copie un document sensible et où le dispositif d'impression n'a plus de papier ou se trouve en état d'erreur.

Dans ce cas, une partie du document est généralement stockée dans la mémoire de l'appareil et peut être communiquée à toute personne qui recharge le papier ou résout le problème de l'appareil, par exemple en cas de bourrage papier.

Lorsque l'authentification MyQ est activée, il suffit à l'utilisateur de se déconnecter de l'appareil pour que la mémoire de l'appareil soit automatiquement effacée.

La déconnexion automatique du dispositif d'impression est un autre élément de sécurité important. Les études montrent que le facteur humain est souvent le maillon le plus faible de la chaîne de sécurité. Bien que les utilisateurs aient reçu l'instruction de toujours se déconnecter de l'appareil après avoir terminé un projet ou en cas de situation inattendue, il se peut qu'ils ne le fassent pas - et qu'ils laissent l'appareil avec une session ouverte.

MyQ permet à l'administrateur de déclencher une déconnexion automatique et de définir un délai après lequel l'appareil est automatiquement verrouillé.

En outre, MyQ permet une authentification à deux niveaux ainsi que le choix entre plusieurs options d'authentification telles qu'une carte d'identité et un code PIN ou une combinaison d'une carte d'identité et d'un mot de passe.

Sécurité des documents

Tous les travaux d'impression sont stockés sur le serveur MyQ X dans un dossier prédéfini et l'administrateur MyQ peut définir la période après laquelle les fichiers sont automatiquement supprimés. L'administrateur MyQ peut activer le cryptage des travaux en fournissant un certificat personnalisé. Une autre option consiste à activer le chiffrement du stockage au niveau du système d'exploitation.

Des options similaires sont disponibles pour les travaux de numérisation. En outre, l'administrateur de MyQ peut limiter l'endroit où les utilisateurs peuvent envoyer des documents.

Files d'attente privées

Par défaut, les travaux d'impression déjà lancés sont stockés sur le serveur d'impression pendant une période définie par l'administrateur de MyQ. De cette manière, les utilisateurs peuvent réimprimer des documents sans avoir à les renvoyer au serveur et l'administrateur peut avoir une vue d'ensemble des travaux imprimés.

Bien que cela soit généralement utile, la période d'accès prolongée peut constituer une menace pour la sécurité des documents confidentiels ou contenant des informations sensibles. Pour protéger ces documents, l'administrateur de MyQ peut permettre aux utilisateurs ou aux services d'utiliser des files d'attente privées, dans lesquelles les travaux d'impression sont supprimés immédiatement après avoir été lancés.

Mode vie privée

Pour les entreprises qui ont besoin d'un niveau élevé de protection des données personnelles, MyQ peut être basculé dans un mode spécial qui n'enregistre ni n'affiche aucune donnée personnelle susceptible de compromettre les politiques de protection des données de l'entreprise.

Dans ce mode, les utilisateurs connectés ne peuvent voir que les noms de leurs propres travaux. Les noms de tous les autres travaux sont masqués par ***. Cette règle s'applique à tous les rôles d'utilisateur, de sorte que même les administrateurs système ne peuvent pas voir les noms des travaux des autres utilisateurs. En outre, cette règle limite les rapports de MyQ aux rapports relatifs à l'imprimante et au groupe d'utilisateurs, en désactivant tous les rapports relatifs aux travaux d'impression et aux utilisateurs.