Contrôle de l'environnement d'impression
Avec MyQ X, les administrateurs système ont la possibilité de contrôler et d'appliquer directement les politiques de sécurité du flux de travail de l'entreprise. Les fonctions optionnelles de MyQ X permettent de contrôler l'environnement d'impression et d'obtenir des informations plus détaillées sur les activités individuelles liées aux documents imprimés et numérisés. Ces fonctions minimisent le risque que des personnes utilisent abusivement l'environnement d'impression de l'entreprise et aident à découvrir et à suivre les activités non approuvées. Les fonctions MyQ permettent à l'administrateur ou à des systèmes externes de contrôler les travaux d'impression et de numérisation. Avec certains modèles de périphériques d'impression, il est également possible de contrôler les travaux de copie.
Filigrane des documents imprimés
Après l'impression d'un travail, il est impossible pour une entreprise de garantir qu'il ne tombera pas entre de mauvaises mains. Cependant, MyQ peut aider à découvrir un document ayant fait l'objet d'une fuite et à identifier l'utilisateur responsable de son impression. En appliquant des macros PDL variables, MyQ permet aux administrateurs d'ajouter un filigrane superposé qui peut identifier le document comme confidentiel, ajouter la date d'impression et/ou inclure le nom de la personne qui a imprimé le document. Ces macros peuvent être appliquées à toutes les pages d'un document imprimé ou seulement à certaines d'entre elles.
Aperçu de l'emploi
Pour permettre à l'administrateur de contrôler l'impression et d'empêcher ensuite la diffusion de travaux d'impression non autorisés, MyQ utilise un moteur de prévisualisation des travaux. L'administrateur peut ainsi prévisualiser les travaux d'impression qui ont été envoyés à MyQ dans les trois langages de description de page les plus courants : PCL 5, PCL 6 et Postscript.
Contrôle des documents numérisés
L'administrateur de MyQ peut limiter la numérisation à des dossiers prédéfinis et utiliser un système OCR ou DMS intégré pour fournir des notifications et des restrictions basées sur le contenu des documents numérisés. En incorporant les meilleurs outils disponibles pour analyser les documents, vous pouvez vous assurer que la politique de numérisation de votre entreprise est correctement mise en œuvre.
Archivage des emplois
La fonction d'archivage des travaux permet à l'administrateur de garder une trace de ce qui a été imprimé et numérisé.
Lorsqu'il est activé, MyQ stocke tous les documents dans un dossier spécial avec leurs fichiers de métadonnées XML. Les données peuvent alors être utilisées comme source pour l'audit détaillé d'un flux de documents. Le fichier XML contient les informations suivantes :
Nom du fichier de données d'image du travail
Type de travail (impression, copie, numérisation)
Horodatage
Nom d'utilisateur et ID utilisateur
Nom du serveur MyQ X et version du serveur MyQ
Modèle du périphérique d'impression, adresse réseau (IP ou nom d'hôte), numéro de série, adresse MAC
Paramètres de l'emploi
Projet (si la comptabilité des projets est activée)
La suppression de travaux du serveur MyQ X (automatiquement ou manuellement) n'a aucun effet sur les fichiers stockés dans la fonction d'archivage des travaux.