Comptabilité et suivi des coûts
MyQ X propose deux modes de comptabilité générale au choix :
Groupes comptables (AG)
Centres de coûts (CC)
Dans les deux modes de comptabilité, la principale forme de surveillance est celle des quotas. Ils peuvent être configurés pour surveiller les nombre de pages (imprimé/scanné) et le coût des emplois imprimés/scannés (si des listes de prix sont utilisées dans votre environnement).
Groupes comptables et centres de coûts
Examinons les principales différences et les avantages de chaque mode.
Groupes comptables
L'utilisateur peut être assigné à un seul groupe comptable.
Toutes les dépenses de l'utilisateur sont alors comptabilisées dans ce groupe comptable si un quota existant y est attaché.
Quand utiliser les groupes comptables ?
Lorsqu'une méthode simple de contrôle de l'impression, de la copie et de la numérisation est souhaitée, par département, par classe, etc.
Lorsque les projets seront la principale méthode de suivi ou de catégorisation de l'utilisation.
Lorsque le crédit sera la principale méthode de facturation.
Lorsqu'il n'est pas nécessaire de combiner les quotas (les groupes comptables sont le mode par défaut et peuvent être conservés dans ce cas).
Centres de coûts
Les utilisateurs peuvent avoir l'affectation de plusieurs centres de coûts.
Utilisateur choisit le centre de coûts qu'il souhaite comptabiliser leur fonctionnement après s'être connecté sur le MyQ Embedded Terminal ou dans les clients Desktop et Mobile.
L'opération n'est comptabilisée que pour le centre de coûts sélectionné par l'utilisateur ; les centres de coûts des autres utilisateurs ne sont pas affectés.
Quand utiliser les centres de coûts ?
Lorsqu'une comptabilité plus complexe et stratifiée est nécessaire.
Lorsque les utilisateurs doivent choisir entre plusieurs comptes basés sur des quotas.
Il est recommandé de sélectionner votre mode lors de la configuration initiale de votre environnement. Toutefois, ces modes peuvent être modifiés ultérieurement si vous découvrez que vous avez besoin de capacités comptables différentes.
Sélection Votre mode de comptabilité
Toute organisation
Organisation cible | Situation | Mode de comptabilité recommandé | Avantages |
Environnement de bureau moderne avec différents niveaux d'utilisation des imprimantes | Je veux exercer un contrôle plus strict sur les dépenses en ressources de bureau. I n'ont pas besoin la comptabilité vers comptes partagés. |
+ Pages de suivi des quotas personnels. | Lorsque les limites de l'utilisation des ressources au bureau sont plus transparentes et plus strictes, il est plus facile d'optimiser. Selon des études, 45% du papier imprimé dans un bureau finit à la poubelle. [4]. |
Salles de photocopie | Je veux allouer un montant spécifique de ressources et laisser mon personnel utiliser ce montant par période pour l'impression sur un ou plusieurs appareils. |
+ Coût du suivi des quotas personnels. | L'allocation d'argent pour des multifonctions prédéfinis dans les salles de photocopie avec des paramètres configurés pour dépenser plus économiquement et de manière unifiée permet de réduire les dépenses. [6]. |
Impression des invités Espaces clients, hôpitaux, co-working | Je souhaite permettre aux utilisateurs enregistrés d'effectuer des travaux d'impression occasionnels de petite ou moyenne taille. |
+ Quotas personnels par personne et pas de quotas de groupe. | Rediriger les impressions occasionnelles des invités vers les employés d'un bureau peut avoir pour conséquence de ralentir le rythme de travail du bureau. Il est beaucoup plus facile de donner l'accès aux invités eux-mêmes et de les laisser utiliser les périphériques d'impression et de numérisation de manière contrôlée, ce qui peut alléger la charge de travail du personnel. |
Entreprise avec de nombreux départements sur différents sites | Je souhaite mettre en place un une grande variété de comptes avec différentes méthodes de comptabilité et permettre aux utilisateurs de partager des allocations ou d'avoir uniquement des comptes personnels avec des quotas personnels. |
+ Les quotas personnels ou de groupe permettent de contrôler les pages ou les coûts. | Le temps passé à essayer de réparer une imprimante bloquée coûte de l'argent. Si vous configurez vos appareils en fonction des flux de travail les plus nécessaires et les plus utilisés dans le cadre d'un plan de compte flexible, vous constaterez probablement une augmentation de votre productivité. [3]. |
Groupes comptables
L'éducation
Organisation cible | Situation | Mode de comptabilisation recommandé | Avantages |
|---|---|---|---|
Enseignement primaire | Je veux une solution simple pour permettre aux jeunes étudiants d'imprimer leur travail tout en gardant le contrôle des dépenses. |
+ Groupe de quotas partagé. | La mise en place de services partagés peut vous permettre d'économiser jusqu'à 25 % de vos dépenses.[1]. |
Enseignement supérieur | Je souhaite que le personnel de l'école soit en mesure d'imprimer et de copier rapidement les documents avant les cours et de moduler la consommation de papier en fonction du niveau de la classe (en utilisant le recto-verso, le noir et blanc, l'agrafage lors de l'impression). |
+ Comptes à quotas multiples. | Lorsque votre organisation est de grande taille, la tâche de contrôler les dépenses devient plus complexe car les circonstances individuelles d'utilisation peuvent être très diverses. Dans ce cas, certaines organisations adoptent une approche "Cloud-first" et normalisent l'utilisation d'autres applications. Cela permet de profiter des avantages d'un environnement flexible tout en conservant une comptabilité précise. Si de nombreuses organisations des secteurs privé et public choisissent les services en nuage pour gagner en agilité, en flexibilité et en évolutivité, elles réalisent également des économies au fil du temps. Pour réaliser des économies, il convient de mettre en place une gouvernance stricte du cloud, sous peine de voir augmenter les coûts de l'infrastructure et des applications. [5] |
Enseignement universitaire | Je souhaite une solution dans laquelle différentes catégories de personnel et étudiants peut :
|
| Vous pouvez combiner divers systèmes de comptabilité avec d'autres services tels que l'automatisation des processus robotiques (RPA). Si votre service informatique interne a besoin d'informations statistiques, vous pouvez mettre en place des comptes qui permettent de savoir qui a utilisé quel compte et d'ajouter la RPA aux processus :
Cela permet d'avoir plus de temps pour effectuer des tâches qui demandent de la réflexion. Les entreprises qui tirent parti de cette initiative de réduction des coûts devront moins investir dans l'embauche future de personnel pour accomplir des tâches que la RPA peut facilement réaliser[2]. |
Public Secteur
Organisation cible | Situation | Mode de comptabilité recommandé | Avantages |
Impression non autorisée par l'invité Gares, aéroports, bureaux municipaux | Je veux laisser utilisateurs non enregistrés être capable de imprimer occasionnellement et être facturé sur place. |
+ Crédit avec paiement par bons | Il est important de faire gagner du temps à vos clients dans un lieu très fréquenté comme un aéroport ou un bureau municipal. Par conséquent, l'impression devrait être une partie facile de l'expérience, et non une partie intimidante. Vous pouvez mettre en place des kiosques d'impression pour imprimer les travaux des utilisateurs non enregistrés et les facturer sur place. Le temps est un facteur essentiel et peut contribuer à augmenter le taux de satisfaction global de votre organisation jusqu'à 60 %.[9]. |
Travailleur du ministère dans son bureau | Je voudrais attribuer un nombre de pages par personne pour une certaine période de temps et chaque personne dans le système doit n'utiliser qu'un seul compte pour tous les afin de réduire le temps qui s'écoule entre la mise en bobine du travail et la récupération du travail prêt sur l'appareil. |
+ Pages de suivi du compte Quota personnel | Une comptabilité précise est vitale pour la gestion d'une grande organisation multidépartementale. L'unification d'un portefeuille de services tiers permettant de suivre et d'allouer des ressources par personne peut contribuer à réduire les coûts et à améliorer la recherche et la maintenance des données. 95 % des informations des entreprises existent sur papier[8]. |
Le rôle des Comptabilité de crédit
Quel que soit le mode de comptabilité que vous utilisez, vous pouvez toujours activer la fonction Crédit pour tous les utilisateurs, personnes sélectionnées, ou des groupes d'utilisateurs. Le crédit n'est lié à aucun mode de comptabilité ; il s'agit d'une fonction autonome.
Avec le crédit, chaque utilisateur détient son propre solde. Le crédit peut être rechargé manuellement par les administrateurs délégués, mais aussi par l'utilisateur lui-même à l'aide de bons.
Parallèlement au crédit, les utilisateurs peuvent toujours disposer de quotas actifs pour contrôler le nombre de pages ou le coût de leurs travaux d'impression et de numérisation.
Comptabilisation du paiement à l'impression
En savoir plus comptabilité des crédits et comment configurer les méthodes de recharge pour l'impression, la numérisation ou les deux.
Le rôle des Comptabilité des projets
Une autre méthode de comptabilité est celle des projets. Les projets peuvent être activés dans les deux modes de comptabilité. Contrairement aux comptes qui sont généralement utilisés pour contrôler les individus, les groupes, les départements ou les classes, les projets sont destinés à classer les opérations d'impression, de copie et de numérisation en fonction de leur objectif.
Les projets sont également précieux pour le traitement de la capture de documents, car ils sont inclus dans les fichiers de métadonnées de numérisation et peuvent être utilisés pour les flux de travail automatisés.
Notes de bas de page:
[2] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[3] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[4] https://environmentalpaper.org/project/paper-saving-efficiency/
[6] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[7] https://naviant.com/wp-content/uploads/2020/04/Shocking-Document-Imaging-Industry-Statistics.pdf
[8] https://www.impactmybiz.com/blog/cost-saving-initiatives-for-office-managers/
[9] https://scanse.io/blog/office-printing-statistics/