La seguridad de los flujos de trabajo es una de las principales preocupaciones de las empresas y los individuos, independientemente de que los documentos estén en formato físico o digital. El mal uso o la filtración de datos puede tener consecuencias negativas importantes desde tres puntos de vista principales: para el empleado individual, para los resultados financieros de la organización e incluso para su posición competitiva en el mercado.

Su impresora multifuncional es la zona cero

Una impresora multifuncional, con su conexión permanente a los servidores de la empresa, tiene el papel central en la distribución y reproducción de documentos, así como en la seguridad general de los datos. Si se hace correctamente, un software de gestión de la impresión mejora la capacidad de su empresa para gestionar las nuevas capacidades tecnológicas de su impresora multifunción, hacerlo de forma rentable y mejorar la seguridad del flujo de trabajo en todo el trayecto, desde la estación de trabajo individual hasta los documentos impresos que pasan fuera de las paredes de la empresa. Si se hace de forma incorrecta, se producen costes financieros adicionales, se pierde el control de los datos privados y de la empresa, e incluso se pueden producir responsabilidades legales.

La seguridad es un tira y afloja a tres bandas

No existe una única configuración de seguridad que sirva para todo. A medida que cada organización establece sus políticas de seguridad y privacidad de los documentos, se produce una lucha a tres bandas sobre cómo pueden formarse estas configuraciones. Los tres principales grupos de usuarios y perspectivas en este tira y afloja:

  • Usuarios finales/legislación nacional como el GDPR que exige un alto nivel de privacidad de los datos individuales.

  • Administrador que necesita proteger el entorno de impresión de las amenazas externas.

  • Empresa que quiere controlar el entorno de impresión para evitar su uso indebido.

Conseguir el equilibrio de la seguridad

Satisfacer las necesidades del individuo/legislación, del administrador del sistema y de la empresa es un acto de equilibrio que tiene ramificaciones tanto legales como técnicas. Aunque las tres partes están de acuerdo con los principales objetivos de seguridad, cada una de estas tres perspectivas aporta su propio conjunto de problemas y expectativas.

Algunos ajustes de privacidad/seguridad pueden ser directamente opuestos entre sí. Por ejemplo, si se selecciona anonimizar los trabajos de impresión (Modo de privacidad de trabajos MyQ) o eliminar los trabajos de impresión inmediatamente después de que se impriman (Colas privadas MyQ), se refuerza la privacidad individual pero se pierde el control sobre la impresión y aumenta la posibilidad de que el entorno de impresión se utilice de forma indebida. Por otro lado, si decide controlar los trabajos impresos (MyQ Job Archiving) o los escaneos (integración con sistemas OCR y DMS), la privacidad del usuario podría verse comprometida.

Con MyQ, la elección es tuya

Este documento analiza diferentes aspectos de la seguridad del flujo de trabajo dentro del entorno de impresión y demuestra cómo MyQ aborda una variedad de problemas y amenazas de seguridad a lo largo de este proceso.

Dado que el sistema MyQ gestiona miles de documentos cada día, somos conscientes de la importancia crítica de proporcionar a los clientes y usuarios el mayor nivel de seguridad posible. Utilizando las mejores herramientas de protección de datos disponibles e integrando la seguridad en cada proceso, podemos garantizar que el sistema MyQ satisface las necesidades de las empresas e instituciones con los mayores requisitos de seguridad posibles.

En MyQ hemos desarrollado una solución de impresión universal que incorpora las mejores herramientas de su clase y que le ofrece la flexibilidad de crear sus propias configuraciones. La elección es suya para adaptar la configuración a las necesidades específicas de la empresa, establecer políticas que puedan aplicarse de forma sencilla y disponer de una configuración de seguridad y privacidad acorde con los requisitos específicos de su país.