Hay tres medidas básicas que son esenciales en todos los entornos de impresión, independientemente de que se considere la seguridad desde el punto de vista individual, del administrador o de la empresa.

  1. La función de impresión segura garantiza que el usuario final de la impresión tenga pleno control sobre cuándo y dónde se imprimen sus documentos.

  2. Las sesiones de usuario cerradas deben incluir tanto la autenticación del usuario como el cierre automático de la sesión.

  3. Los archivos de impresión deben almacenarse en un lugar seguro en el servidor de impresión MyQ.

Más allá de estas opciones básicas de seguridad, existen funciones adicionales de MyQ que pueden aumentar aún más la privacidad del usuario. Para desactivar el acceso a los documentos ya impresos, se pueden configurar colas privadas en las que los trabajos se eliminan inmediatamente después de ser liberados.

Una vez activado, el modo de privacidad MyQ impide que todos, excepto el usuario que imprime, conozcan el nombre del archivo impreso.

Cumplimiento del GDPR

MyQ cumple con el GDPR y ha implementado los pasos necesarios para asegurarse de que todos los derechos de los usuarios otorgados por el reglamento estén asegurados en el sistema MyQ. Tres de las novedades más importantes son la opción de proporcionar a los usuarios de MyQ todos sus datos, la opción de anonimizar las cuentas de los usuarios y un mensaje personalizable en la interfaz web de MyQ de los usuarios para informarles de sus derechos.

MyQ Secure Print

La importancia de la gestión de las impresoras ha aumentado con el paso de las pequeñas impresoras de sobremesa a los dispositivos de impresión multifuncionales centralizados de alto rendimiento.

Controlar el acceso a los documentos cuando salen de la impresora es un elemento esencial y básico en la seguridad del flujo de trabajo. Además de la seguridad, la restricción del acceso a los documentos impresos también forma parte de la gestión de los gastos de la oficina y del presupuesto de los proyectos.

La función MyQ Secure Print libera los trabajos enviados sólo después de que el usuario final llegue a la impresora multifuncional y se autentique con una tarjeta de identificación, un PIN o un nombre de usuario + contraseña. Esto significa que la copia impresa se produce sólo bajo el control físico total de la persona autorizada, evitando la recogida accidental o maliciosa de materiales.

Inicio/cierre de sesión del dispositivo MyQ

Requerir la autorización del usuario en el dispositivo de impresión mejora la seguridad de la copia y el escaneo, además de permitir la liberación de trabajos de impresión individuales.

Un escenario que demuestra la importancia de esto es cuando un usuario copia un documento sensible y el dispositivo de impresión se queda sin papel o entra en estado de error.

En este caso, una parte del documento suele quedar almacenada en la memoria del dispositivo y puede ser liberada para quien rellene el papel o resuelva el problema del dispositivo, por ejemplo, un atasco de papel.

Con la autenticación MyQ activada, el usuario sólo tiene que cerrar la sesión del dispositivo y la memoria del mismo se borra automáticamente.

El cierre de sesión automático del dispositivo de impresión es otra característica de seguridad importante. Las investigaciones demuestran que el factor humano suele ser el eslabón más débil de la cadena de seguridad. Aunque los usuarios tienen instrucciones de cerrar siempre la sesión del dispositivo después de terminar un proyecto o en caso de una situación inesperada, es posible que no lo hagan y dejen el dispositivo con una sesión abierta.

MyQ permite al administrador activar un cierre de sesión automático y establecer un periodo de tiempo tras el cual el dispositivo se bloquea automáticamente.

Además, MyQ permite la autenticación de dos niveles, así como la elección de varias opciones de autenticación, como una tarjeta de identificación y un PIN o una combinación de tarjeta de identificación y contraseña.

Seguridad de los documentos

Todos los archivos de impresión se almacenan en el servidor MyQ en una carpeta predefinida y el administrador de MyQ puede establecer el período tras el cual los archivos se eliminan automáticamente. Al asegurar esta carpeta, el administrador minimiza el riesgo de acceso no autorizado a los datos de impresión.

  • Recomendamos habilitar el cifrado del disco duro a nivel del sistema operativo de la carpeta de impresión.

  • El administrador de MyQ puede proteger los archivos escaneados de forma similar a los archivos impresos. Se puede establecer un destino fijo para cada usuario, de modo que sólo pueda enviar documentos a destinos aprobados y restringir su capacidad de enviar datos sensibles a cualquier dirección de correo electrónico o carpeta compartida.

Colas privadas

Por defecto, los trabajos de impresión ya liberados se almacenan en el servidor de impresión durante un periodo de tiempo definido por el administrador de MyQ. De este modo, los usuarios pueden reimprimir los documentos sin necesidad de volver a enviarlos al servidor y el administrador puede revisar los trabajos impresos.

Aunque esto es generalmente útil, el período de acceso prolongado puede ser una amenaza para la seguridad de los documentos que son confidenciales o contienen información sensible. Para proteger estos documentos, el administrador de MyQ puede permitir a los usuarios o departamentos utilizar colas privadas, en las que los trabajos de impresión se eliminan inmediatamente después de ser liberados.

Modo de privacidad

Para las empresas que necesitan un alto nivel de protección de los datos personales, MyQ puede cambiarse a un modo especial que no guarda ni muestra ningún dato personal que pueda comprometer las políticas de protección de datos de la empresa.

En este modo, los usuarios registrados sólo pueden ver los nombres de sus propios trabajos. Los nombres de todos los demás trabajos están enmascarados por ***. Esta regla se aplica a todos los roles de usuario, de modo que incluso los administradores del sistema no pueden ver los nombres de los trabajos de otros usuarios. Además, esto limita los informes de MyQ a los informes relacionados con la impresora y el grupo de usuarios, deshabilitando todos los informes basados en trabajos de impresión y usuarios.