Con MyQ, los administradores del sistema tienen la capacidad de supervisar y aplicar directamente las políticas de seguridad del flujo de trabajo de la empresa. Las funciones opcionales de MyQ permiten controlar el entorno de impresión y obtener información más detallada sobre las actividades individuales con los documentos impresos y escaneados. Estas funciones minimizan el riesgo de que los individuos hagan un uso indebido del entorno de impresión de la empresa y ayudan a descubrir y rastrear las actividades no aprobadas. Las funciones de MyQ permiten al administrador o a los sistemas externos controlar los trabajos de impresión y de escaneado. Con determinados modelos de dispositivos de impresión, también es posible controlar los trabajos de copia.

Marca de agua en documentos impresos

Después de imprimir un trabajo, es imposible que una empresa garantice que no caerá en manos equivocadas. Sin embargo, MyQ puede ayudar a descubrir un documento filtrado e identificar al usuario responsable de su impresión. Aplicando macros PDL variables, MyQ permite a los administradores añadir una marca de agua superpuesta que puede identificar el documento como confidencial, añadir la fecha de impresión y/o incluir el nombre de la persona que imprime el documento. Estas macros pueden aplicarse a todas las páginas de un documento impreso o sólo a las páginas seleccionadas.

Vista previa del puesto de trabajo

Para que el administrador pueda controlar la impresión y, posteriormente, evitar la liberación de trabajos de impresión no autorizados, MyQ utiliza un motor de vista previa de trabajos. De este modo, el administrador puede previsualizar los trabajos de impresión que se han enviado a MyQ en los tres lenguajes de descripción de páginas más comunes: PCL 5, PCL 6 y Postscript.

Control de los documentos escaneados

El administrador de MyQ puede restringir el escaneo a carpetas predefinidas y utilizar un sistema integrado de OCR o DMS para proporcionar notificaciones y restricciones basadas en el contenido de los documentos escaneados. Al incorporar las mejores herramientas disponibles para analizar los documentos, puede asegurarse de que la política de escaneado de su empresa se aplica correctamente.

Archivo de trabajos

La función de archivo de trabajos permite al administrador hacer un seguimiento de lo que se ha impreso y escaneado.

Cuando está activado, MyQ almacena todos los documentos en una carpeta especial junto con sus archivos de metadatos XML. Los datos pueden utilizarse entonces como fuente para la auditoría detallada de un flujo de documentos. El archivo XML contiene la siguiente información:

  • Nombre del archivo de datos de la imagen del trabajo

  • Tipo de trabajo (impresión, copia, escaneo)

  • Sello de tiempo

  • Nombre de usuario

  • Nombre de MyQ Server y versión de MyQ Server

  • Modelo del dispositivo de impresión, dirección de red (IP o nombre de host), número de serie, dirección MAC

  • Parámetros de trabajo

  • Proyecto (si la contabilidad de proyectos está activada)

La eliminación de trabajos del MyQ Server (automática o manualmente) no tiene efecto sobre los archivos almacenados en la función de archivo de trabajos.